突發公共衛生事件檔案管理工作初探

張洋

摘 要：突發公共衛生事件指的是突然發生的可能會對社會或者公眾健康以及公共衛生安全等造成一定的損害或重大傳染疫情等一系列突發的公共事件。而突發公共衛生事件也給疾控機構檔案管理工作帶來了一定的沖擊，這時適用于正常狀態下的檔案管理方法和相應的原則都需要進行充分的考慮甚至改變，這樣才能與突發公共衛生事件檔案工作的管理和特點相吻合[1]。

關鍵詞：突發;公共衛生事件;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.020

突發公共衛生事件檔案管理工作是國家和社會組織以及個人在預防、應對和處理突發事件應急處理活動過程中形成的具有存儲價值的歷史記錄。對突發公共衛生事件檔案進行了解和掌握，不僅可以對突發公共衛生事件方面的事情進行經驗的汲取，而且還可以充分提高疾控中心應對處理突發公共衛生事件的能力。

1 突發公共衛生事件檔案管理工作的特點

1.1 非程序性的檔案收集

當發生突發公共衛生事件的時候，大多數人根本沒有做好思想準備，疾控機構檔案管理工作人員也是一樣的。在新任務和新環境到來的時候，傳統檔案管理工作中的各個環節已無法進行完全的適用，這就導致了很多工作需要重新進行，而且還會使以前的工作變得更加被動。所以想要盡可能的保證檔案的安全管理，就要打破傳統收集、整理、鑒定、保存、統計和利用等一系列的檔案管理體系，這樣才能更好的對檔案進行收集和整理，才能嘗試和探索更多新的管理方式。

1.2 多樣化的檔案內容

在突發公共衛生事件的檔案管理內容中，不僅有政府部門所形成的一些檢測報告和應對預案以及解決方法，而且還有一些媒體的報刊和雜志等影像資料，因為這些檔案的內容來自各個不同的方面，所以它不僅直接反映了人們對突發公共衛生事件的預防意識，而且還直接表達了人們對于突發公共衛生事件處理工作的整個過程[1]。

1.3 檔案性質的專業性特點

檔案性質的專業性特點是由突發公共衛生事件的類型來決定的，如果突發公共衛生事件是某一種類型，那么突發公共衛生事件檔案就可以集中的從專業的角度對相應的內容進行反應和記錄。

2 突發公共衛生事件檔案管理的現狀

2.1 缺乏完善的突發公共衛生事件檔案管理體系

我們現在正處于經濟轉型的重要時期，我們在對內部突發公共衛生事件進行處理的時候，還要對外部的突發公共衛生事件進行處理。所以做好突發公共衛生事件檔案的管理工作，對開展突發公共衛生事件風險評估與應急處置經驗積累，乃至疾控中心的科研教學有著相當高的價值，同時也有利于社會的發展。突發公共衛生事件包括自然災害、傳染病類事件、食源性疾病事件及其他涉及公共衛生安全的突發事件，因此在對事件處理的過程中還要對各種復雜的資料進按照事件的發生類型進行歸檔。目前疾控機構工作傾向于事件應對過程中的處置而往往忽略了信息的整理，沒有建立起完善的檔案管理體系，沒有規范的檔案管理流程。因而導致資料歸檔不及時、不完整、不規范等問題，造成了檔案的嚴重缺失，難以實現檔案的研究價值。

2.2 檔案管理人員缺乏一定的專業素養

疾控機構檔案管理人員大多沒有經過專業的專業的、系統性、規范的培訓，不僅對歸檔工作的方法不了解，而且大多數人年齡偏大。同時疾控機構也沒有將檔案管理工作作為績效考核的一部分，所以檔案管理人員就缺乏一定的工作積極性，同時也缺乏對專業知識學習的渴望。

3 加強突發公共衛生事件歸檔管理工作的方法

3.1 要加強對突發公共衛生事件檔案的收集工作

對突發公共衛生事件進行歸檔是事件應對結束后的文件資料經過系統性的整理然后進行歸檔保存的全過程。歸檔制度的完善不僅能保證各項業務工作的順利開展，同時也為檔案的積累提供了有力的條件和保證。檔案管理工作人員在對突發公共事件發生的時候，要主動跟進事件的發展情況，盡量做到全程參與，這樣才能更好的對事件進行記錄，才能更好的保證突發公共衛生事件檔案收集管理工作的真實性和完整性[2]。檔案的收集形式不要局限于紙質版的文件，因為在突發公共衛生事件的時候一些影像資料和音頻文件等都可以作為記錄，所以相關人員要積極的對這些資料進行收集和整理，這樣才能保證檔案收集方法的靈活性，同時還能有效提高文件材料的完整性。對于一些比較重要的檔案，管理人員要進行實時的跟蹤，同時還要將一些比較有保存價值的檔案進行收集，并對其他人員進行業務的指導工作，協助其他管理人員形成歸檔文件，這樣能有效的避免因為拖延時間而造成的檔案丟失或損壞。

3.2 要加強突發公共衛生事件的檔案管理工作

在應對突發公共衛生事件時，疾控機構的檔案管理工作顯得尤為重要。它可以為我們總結事件發生的規律，研判事件發展的趨勢，提供事件處置的經驗，提高事件應對的能力。因此首先疾控機構要對檔案管理工作給予高度的重視對檔案的安全管理要做到防患于未然。然后還要盡可能的保證檔案室的防火物資充足，要建立完善的檔案保護機制，對于一些比較重要的檔案要進行實時監控，同時對于一些電子檔案要定期進行備份，同時還要做好檔案的保密工作。對于突發公共衛生事件檔案的管理原則要按照《國家檔案局關于機關檔案保管期限的的規定》等相應的規定進行執行和管理[3]。

3.3 要加強對突發公共衛生事件檔案管理的團隊建設工作

3.3.1 要對突發公共衛生事件的檔案管理工作進行全員培訓

突發公共衛生事件的檔案管理工作關系著每個工作人員的工作職責，在突發公共衛生事件處理完畢后，每個人都有可能留有對突發公共衛生事件的處理材料，所以我們要加強對工作人員進行檔案管理的培訓工作，讓每個工作人員都了解檔案留存的重要性，了解文件歸檔的范圍，這樣才能對保存的文件進行正確的處理。此外還要加強檔案管理人員的培訓力度，這樣才能充分提高他們的業務能力，使其在文件歸檔的時候避免出現疏漏。

3.3.2 要建立檔案管理人員的晉升機制

檔案管理工作是一項比較枯燥且不直接產生經濟效益的工作，而且通常在疾控機構檔案管理工作人員的職稱及職務晉升相對而言是比較困難的。從長遠的角度考慮，應健全檔案管理人員晉升機制，在職稱評審及職務晉升方面給予更多的機會，提高待遇，同時給予檔案管理人員一定的關心，這樣不僅可以提高他們的工作積極性，而且還能使其充分發揮檔案管理人員的主觀意識，使其能主動對檔案進行收集和整理[4]。

4 結束語

綜上所述，做好突發公共衛生事件的檔案管理工作對開展突發公共衛生事件風險評估及應急處置工作有著相當重要的意義，不僅能在以后對類似突發公共衛生事件的應對過程中提供一定的預防和控制經驗，進而能在一定程度上避免和減少人員的傷亡，所以我們要主動提高檔案的現實利用價值，這樣才能更好的滿足社會的信息利用要求。這樣不僅能切實有效的對人民群眾的生命和財產安全提供了有力的保障，同時也為突發公共事件的應急反應和能力等提供了良好的推動作用。

參考文獻

[1]許鵬.疾控中心檔案管理工作中存在的問題及對策[J].改革與開放，2015，（8）：121-122.

[2]張志剛.疾控中心檔案管理質量提升對策研究[J].卷宗，2019，9（15）：11.

[3]冀昌龍.基層疾控中心突發公共衛生事件應急管理實踐[J].中西醫結合心血管病電子雜志，2017.

[4]吳志超，鞏立新，孫宏緒.談談如何做好基層疾控中心檔案管理工作[J].首都公共衛生，2009，3（2）：94-95.