如何進行檔案管理的過程控制

孫寧

摘 要：企業檔案在企業的各項活動中日益發揮重要作用，企業檔案管理，貫穿在企業生產經營活動的全過程，伴隨企業的發展，各種外部環境的不斷變化，檔案管理的全過程控制尤為重要，重視并實施嚴格的過程控制，必將對推動企業檔案的科學化管理起到關鍵作用。

關鍵詞：過程控制;頂層設計;積累;保管利用

企業檔案管理，貫穿在企業生產經營活動的全過程，伴隨著企業創始與發展，過程控制如何，決定著企業檔案的質量，關系著企業檔案管理的水平。必須高度重視過程控制，以嚴格的過程控制，實現檔案管理的規范化，提高企業檔案管理科學化水平。

1 堅持頂層設計，科學規劃企業檔案管理過程控制

按照文件檔案生命周期理論，文件自形成到銷毀或者保存是一個完整的生命周期，可劃分為現行、半現行和非現行階段，從檔案管理角度看就是檔案的形成、收集整理、保管利用三個階段。文件在不同階段的價值形態決定著管理部門和服務對象的不同，檔案管理也承擔著不同的任務，分別由不同崗位、人員來實現。

要保證檔案的質量，實現檔案安全保管和高效利用，就要科學規劃企業檔案管理過程，堅持嚴格過程控制，注重三個階段的程序要求和監督指導，實現全過程的無縫隙控制，以規范化實現管理科學化。

要做到檔案管理的科學規劃，企業首先應具備管理體系基礎，設立檔案館、室的組織機構，配備專兼職檔案人員并明確職責，構建起完善的檔案管理體系網絡。要制定符合企業管理要求的檔案制度，做好檔案工作的規劃和計劃，使檔案管理任務有目標、有計劃并有制度做保障。

檔案的管理過程往往被認為自檔案的收集階段開始，文件的形成、積累階段的管理常被忽視，使得檔案的合法性和完整性缺乏控制。要實現檔案管理的科學化和規范化必須具備“前端”管理意識，在文件形成和積累階段形成制度約束確保文件原始狀態的管理有人負責;文件的收集、整理過程是檔案工作的基礎業務環節，是檔案能否提供準確、高效利用的基礎，需要嚴謹和細致的過程管理，要做到有時間限制和質量要求，強化考核和督導，才能確保檔案的收集全面和整理規范;檔案的保管利用階段，重點是解決檔案的安全保管與高效利用問題，要以完備、安全的硬件設施和多種利用方式和手段來實現。

檔案管理的科學規劃還需要建立考核和監督機制。就日照港為例，通過實行年度考核和達標升級相結合的檔案考核模式，加強了對檔案組織建設、基礎業務流程、硬件設施配備、檔案開發利用等重點環節的管理控制，檔案管理的標準化和規范程度得到大幅度提升。

2 嚴格形成積累控制，確保文件材料準確完整

文件形成積累階段的控制，主要是文件材料的準確性和完整性問題。準確性，是要求文件按照法定程序形成，保證其具有特定的法律效力。完整性，是要求文件各個部分統一為一個整體，保證其內容的完整和形式的完整。這兩項任務，主要由業務人員來承擔，離檔案部門較遠，人員檔案意識薄弱，控制難度最大。

針對這一實際，應注重加強制度約束和相關人員檔案管理意識的培養。要按照業務部門工作性質的不同，體現出不同的檔案管理要求。比如文書工作，企業的文書和檔案管理職能常常分屬兩個部門，企業中擔負管理職能的部門應該整體協調，制定出兼顧檔案標準的文件處理制度，要細化到文件形成時的格式、紙張、特別是針對電子文件具有易流失、易更改的特點，做到從源頭進行控制，真正確保電子文件的確實生成、合理運轉、安全保管和有效利用，也可以在企業中推行文書處理人員同時兼任檔案管理工作的模式。針對文件形成部門和相關人員，還應利用會議、專題講座和檔案知識答卷等方便可行的方式普及檔案管理知識，增強相關人員的檔案知識水平，確保文件形成的準確性、合法性。

企業管理和業務工作中會形成不同載體形式的文件，應分別按照檔案管理要求做好積累和保存。像企業的大型活動、會議、重點工程等大事件的發生會形成文字、聲像、實物等文件材料，檔案部門要“跟進”業務活動的開展進程，指導原始材料的積累和保存，做到檔案積累階段的完整性，防止缺失。

檔案形成積累階段的控制還應推行“一個機制”，就是“同步”機制，要建立起布置業務工作和提出文件檔案管理要求同步，檢查同步，考核同步。特別是面臨企業重要業務、科研、工程建設等重點活動的開展時，檔案部門要提前介入隨時跟蹤，確保重要文件的準確性和完整性。以日照港為例，集團檔案館通過對港口建設項目檔案實施前期文件材料積累、管控措施，堅持“四個同步”原則，隨時跟蹤審查項目施工前、中、竣工驗收期間的案卷質量，2019年先后參加各類項目驗收40多次，審核接收各類檔案2000卷，歸檔率100%，準確率達標，順利實施了對重要檔案形成積累階段的過程控制。

正如加拿大著名檔案學者特里·庫克所說，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件將很可能不存在，或至少不可能被鑒定、保存和編目，全過程的有效控制將進一步使檔案管理工作規范化標準化。

3 嚴格收集整理階段，確保檔案材料齊全系統

檔案的收集整理就是把在各項工作中形成的、散存在各個崗位的文件材料集中起來，并按其形成規律有機組合排列起來的過程。這一階段目標要求是材料收集的齊全性和材料組合排列的系統性，主要由專、兼職檔案人員來執行，檔案人員具有專業素養和專業技能，相對于形成積累階段，控制目標較為容易實現，可以建立兩項制度和一個機制。

一是建立各類文件材料歸檔制度，包括明確的歸檔范圍、整理要求和歸檔時間。企業應根據業務特點的不同制定檔案歸檔范圍，側重于具有企業特色的收集重點，并根據企業業務的發展及時調整和補充檔案的歸檔范圍。檔案歸檔應強化紙質文件和電子文檔的雙重歸檔模式，電子文件必須經鑒定、整理、審核后才可以歸檔，并采用物理歸檔和邏輯歸檔兩種方式，加密的電子文件歸檔時應解密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一并歸檔。

整理過程中應遵循檔案內容、部門組織、業務項目等因素，合理分類，注重每一處細節的核對。如文件核對正稿擬發稿、辦理情況單、印章。會計檔案核對責任人簽名、章印、憑證張數等。技術資料，進行名稱、目錄、備考表內容的確認，紙質檔案應與對應的非紙質載體檔案設立互見號等，整理過程中的細節控制要到位。

企業要遵循文件形成規律、區分期限、保持有機聯系的原則準確界定檔案全宗，確保檔案的齊全系統。企業檔案歸檔時間要根據檔案類別的不同分別設定，比如企業在產品開發、科技創新和技術改造、基建工程中產生的檔案要遵循其連續性和系統性，周期長的可分階段、單項歸檔。設備購進時要開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。企業因內部機構變動、職工崗位變化，經變更、修改、補充和企業產權變動過程中形成的文件材料要做到隨時收集歸檔。

二是責任考核制度，要對收集整理過程中涉及的專兼職檔案人員的責任給予明確，分階段進行考核，根據任務完成情況，落實獎懲措施。

企業普遍采用年度目標考核的方法進行管理過程控制，檔案管理要納入企業的整體考核制度中，并明確提出相關崗位和人員應達到的目標，考核項目應按照收集的時間、范圍、歸檔數量以及案卷質量等要素進行打分考核，利用考核分值確認目標任務的完成情況落實獎懲措施。

三是“一個機制”就是指導監督，在收集整理過程中，針對每個崗位進度差異，分別設定不同的指導時點，給予不同的業務指導。指導過程，其實也是督促過程，督促各崗位按時按要求進行收集整理。

4 嚴格保管利用控制，確保檔案安全高效利用

針對這一階段在檔案部門內部、主要由專職檔案人員承擔的實際，重點應放在強化技術措施上，將制度建設與硬件建設結合起來。一方面建立完善保管利用制度，主要包含檔案的實體安全與涉密安全，制度涵蓋保管利用的各個環節，并對每個環節提出了明確的程序要求和責任要求。首先是庫房的硬件設施管理必須達標，其次借閱利用環節是涉密檔案保管工作的關鍵環節，應嚴格遵循檔案借閱規定進行;要有應對特殊季節、氣候下的檔案安全措施，應考慮重要檔案備份后的異地保管，防止意外情況的發生。構建了一個機制就是“定期檢查”，每天檢查庫房，排除安全保管隱患;檢查檔案，排除檔案損毀危險;檢查工作，督促各崗位按時按規定完成任務。

開發利用過程的管理控制主要體現在如何根據自身企業特點發揮各類檔案作用。企業在發展過程中，對檔案利用會呈現不同階段的需求。檔案室工作人員在做好基礎性編研材料的基礎上應開展有針對性地分析和?調研，了解企業和職工對檔案的需求開發檔案材料。如日照港集團編制的《碼頭泊位信息匯編》《住宅土地證信息情況統計》《專業技術人員職務文件目錄》等匯編資料，為港口的生產建設、員工住房和技術人員職稱管理提供了參考依據。股份一公司編制的《主要經濟技術指標走勢圖》形象展示了公司經濟活動面貌。股份三公司根據散雜貨業務特點，設備種類多，編制了《設備分類目錄》為不同站隊的技術人員提供利用。

企業信息技術的普遍應用決定了檔案資源必將走向以網絡利用為主的全新利用模式。企業檔案室應根據自身單位特點，在傳統檔案利用的基礎上結合企業信息化發展趨勢，利用數字檔案館和企業信息網的網絡優勢，構建網絡利用平臺，可以建立檔案專題數據庫，優化數字檔案資源體系。通過開展深層次的編研，建立檔案利用服務窗口，開設不同形式的個性化服務欄目，利用人員可隨時登錄企業的檔案網站查閱經授權的檔案信息，實現網絡利用的高效便捷。

5 結束語

綜上所述：伴隨市場經濟形勢的變化，企業面臨更多機遇和挑戰，企業檔案管理作為重要基礎性環節，要注重做好全過程的有效控制，利用多種方式和手段發揮檔案資源的最大效能，必將為企業的發展壯大發揮積極作用。