淺議如何規范事業單位檔案整理工作

張月輝

摘 要：檔案是事業單位工作的重要組成部分，對于事業單位發展建設具有重要的作用，合理有效的檔案整理方法將促進事業單位平穩、健康地發展?？墒窃趯嶋H的檔案整理工作中不斷出現各種問題，影響著事業單位檔案整理的效果。本文對事業單位檔案整理工作的現狀進行研究分析，提出了檔案整理中存在的問題和解決措施。

關鍵詞：事業單位;檔案整理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.056

1事業單位檔案管理工作存在的問題

檔案對于事業單位的發展有著關鍵性的作用，單位管理者對這一工作的重視程度近年來也不斷提高，但是在實際管理的過程中還是存在著一定的問題，具體表現在以下幾個方面。

1）各單位主要領導的檔案責任意識有待加強，主要表現在沒有將檔案工作納入議事日程，沒有與業務工作同部署同檢查同推進。

2）傳統觀念認為：檔案=紅頭文件，是文書的職責;只有文書收集上下行文管理，其他主要業務科室，辦公具體業務文件具體歸檔范圍不明晰，這也是檔案收集不全的主要原因，所以各機關干部自覺歸檔的檔案意識有待學習提高。

3）集中統一管理原則貫徹落實不到位：例如：一些單位檔案室只保管文書檔案，會計檔案、業務檔案仍然由形成部門自行把管，從未系統整理。

4）歸檔不齊全、不系統、不完整：從文書檔案看：主要是帳外文件殘缺不全;從業務檔案看：職能業務文件缺失嚴重;從特載檔案看：不系統、完整，照片與說明未同步收集。

5）歸檔不及時，主要表現為：各單位文書、業務處理部門普遍不能將應歸檔文件材料及時收集整理，按規定時限移交本單位檔案機構;特別是重大活動、業務、聲像檔案，普遍歸檔不及時沒有備注說明。

6）數字化辦公對檔案工作的影響網上辦公“只報不留，沒有發文回復留存整理，造成文件殘缺不完全，不按照標準進行分類整理，一旦人員調動檔案全部流失，這樣給后續的工作帶來了一定的麻煩。

7）從當前的情況來看，一些事業單位并沒有按照標準設置單獨的檔案室，而只是在辦公室或者是其他的科室內部設立檔案室，這樣就給檔案的管理工作帶來了不便，影響到檔案的保管。通過調查發現，很多事業單位不僅沒有設置專門的檔案室，在檔案的使用過程中也存在著丟失和損壞的現象。

8）檔案管理人員水平有限。檔案管理是一項專業技能高業務素質強的工作然而多數事業單位在安排人員時總是會把一些剛參加工作才走出校門人員安排在檔案管理崗位上，沒有人與他們交接指導，轉崗沒有人認真學習專業知識，由于很多檔案管理人員普遍沒有經過專業培訓，對檔案材料如何收集、整理、歸檔裝訂等業務都不是十分了解。有的事業單位當中的檔案管理者政治覺悟性較低，業務水平也較差，保密紀律缺失。一些事業單位的檔案管理人員更換頻繁，缺少對專業知識的鉆研，這樣就影響到管理工作的正常進行。

2 事業單位檔案整理工作問題的解決措施

事業單位檔案管理工作問題的解決對策上文中從八個主要方面分析了當前事業單位檔案管理工作存在的問題，下面本文結合工作實際，對如何做好事業單位檔案管理工作提出幾點建議

1）做好檔案的收集和整理工作。在日常管理的過程中，管理者首先組織編寫，參與編制人員應掌握本單位內部各部門主要職責，掌握行政、業務職能部門主要業務工作流程，掌握國家關于檔案應歸檔范圍的規定，掌握不歸檔范圍規定，確認哪些文件不歸檔，掌握保管期限劃定原則，準確判定文件價值，歸檔類別要齊全歸檔類別要囊括本單位形成的各種門類和載體的文件材料，包括文書、專業、會計、特殊載體、實物、電子等，要做好檔案的收集工作，及時整理例如：現在應用最多的照片檔案，視頻檔案形成者不及時備注說明時間地點人物，專業檔案人員也無法整理。把編寫好的本單位檔案歸檔范圍和保存期表下發給每位員工“樹立人人都是檔案員意識”機關干部履職履責形成將檔案工作納入議事日程，與業務工作同部署同檢查同推進。

2）要保證檔案收集的完整性，僅僅依靠命令和制度規范是遠遠不夠的，還需要結合事業單位內部的實際情況開展工作。提升檔案管理人員的綜合水平。檔案管理工作看似簡單，但是要求管理者具備豐富的管理知識和檔案分類整理等專業知識，這就必須要提升管理人員的綜合水平。為此，加強培訓成為首要的措施。具體來講，事業單位要定期聘請專業講師對檔案管理人員進行知識培訓，同時要組織管理者學習，交流經驗和學習體會，實現共同進步，力求創建一支高水平的檔案管理團隊。設立專職、兼職檔案員對其進行專門培訓結合各單位檔案人員對單位內部各部門檔案收集歸檔監督檢查指導工作的需要，尤其是鑒于當前失泄密，安全事件經常發生的實際，發生重大事故往往就要追責，追究當事人和領導責任，以及檔案管理部門履責需要貫徹檔案法規需要：誰形成、誰收集、誰整理、誰移交，如果檔案丟失，領導和相關人都有責任這樣責任明確防止檔案的缺失。

3）在檔案整理的過程中，一定要做到規范性整理，這樣能夠便于檔案的保管和利用。檔案的整理過程需要按照檔案裝訂、檔案分類、檔案編排、檔案編號、檔案編目以及檔案裝盒的順序進行，不能夠打亂順序。需要注意的是，在整理的過程中，對于不同載體、不同形式以及不同保管期限的檔案一定要分類整理，分別存放，不能夠混淆。例如對于照片、視頻以及文字資料檔案，就需要分別進行整理和保管。

同時，檔案整理時還需要正確的劃分檔案的歸檔范圍。只要是具有一定的保存價值的文件，都需要列入歸檔的范圍之中，尤其是要對容易忽視，或者是不容易收全的文件資料要重點整理。而對于重復性、臨時性等不需要保存的文件，則不需要進行歸檔整理。

4）設置檔案室，創造良好的檔案保存環境。為了更好的開展檔案管理工作，事業單位必須要設置專門的檔案室，用來保管檔案，保證檔案的安全性?？梢哉f，檔案是事業單位的寶貴財富，因此，設置良好的檔案保存環境至關重要。還需要做好庫房管理工作，庫房內一定要有必要的檔案設備，并且要符合檔案管理的標準。

除要設置檔案室外，且要設有系統化且科學化的檔案管理方法，同時，要求檔案管理者在實踐中不斷總結經驗，并在經驗中不斷積累知識，以更好的適應新形勢下事業單位檔案管理工作的要求。

3 結束語

檔案對于事業單位來講具有重要的作用，因此檔案管理者必須要根據事業單位的需求做好管理工作。本文對當前檔案管理在工作中存在的問題進行了分析，并結合自身工作經驗對如何做好檔案管理工作提出幾點建議，希望能夠對今后的工作起到一定的幫助作用，以保證事業單位檔案減少流失順利有序的進行。

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