企業負責人檔案管理工作的經驗體會

黃菲

摘 要：檔案管理工作是企業工作中的重點內容，直接影響企業的整體發展和運營，決定著企業的經濟效益和未來走向。對于企業的負責人來說，如何做好企業檔案的管理工作，促進企業更長遠的發展和進步是急需解決的問題。本文將以企業負責人檔案管理工作的經驗體會為題，對檔案管理工作的意義、方法以及優化方向進行詳細的分析和論述。

關鍵詞：企業負責人;檔案管理工作;經驗體會

檔案管理工作是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等部分。在企業運營中，檔案管理工作非常關鍵和重要，對企業的發展具有重要的意義，接下來筆者將對檔案管理工作的意義進行詳細的闡述。

1 檔案管理工作的意義

企業檔案是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料，其中包括行政管理類檔案、經營管理類檔案、生產技術產品類檔案、設備儀器類檔案、人事工人類檔案以及會計檔案等多種檔案資料，設計企業各個方面的資料和數據，記錄著企業建成、發展以及經營的各種資料，是企業建成發展的見證，對企業有著非常重要的意義[1]。企業檔案是企業發展的見證書，企業中的一些原始資料檔案記錄著企業的起源、發展、重大的事件以及詳盡的資料，見證著企業的發展和成長;企業檔案是企業商業運營的密碼鎖，企業中各種經營類的資料檔案，生產技術類、產品設備、會計類的檔案資源都是企業的機密材料，對這些材料檔案進行管理，就是給企業經營發展提供保障;企業檔案管理是企業建設宣傳發展的資料庫，企業檔案中不僅涉及珍貴的資源材料，也有包含著企業的文化和精神，其中涉及企業技術研究、人才的引進以及企業精神的傳承，是企業不斷發展前進的動力，對企業檔案的管理可以為企業今后的宣傳發展提供資料和支持，促進企業更好的發展和進步。

2 檔案管理工作的方法

1）檔案的庫房制度的建立。進行企業檔案管理工作，首先要建立一個檔案庫房，以妥善保管企業各方面的資料和檔案。檔案庫房的建立和管理，是一個企業開展檔案管理工作的基本要求和保障。在檔案庫房的設立過程中，要對庫房的地點進行精心的選擇，要符合國家相關的規定，綜合考慮多種因素進行設定[2]。例如：要考慮庫房的安全性，最好與辦公樓分開單獨興建，即使選擇辦公樓中的房間也不要選擇一樓，以免出現暴雨、漏水、坍塌等自然災害，使企業檔案遭到破壞。同時要注意門窗的加固和防盜，指派專員對檔案進行管理，并制定嚴格的檔案管理制度，注意材料室與閱覽室的分開設置，避免因為閱覽過程中的意外造成對檔案資料的破壞。

2）檔案開放前的基礎工作。在檔案開放前要做好檔案的基礎工作，以確保檔案的完整合理性。（1）對原有檔案資料進行系統的整理、分類和歸納，做到分類合理、編目科學、排列整齊的要求。（2）對整理好的檔案進行建號管理和擺放，并根據建號建立檢索體系，方便檔案資料的查找和檢視。（3）檢索工具的編制，對檔案目錄進行基礎性的檢索編制，設置相應的骨干檢索工具以及敘述檢索工具，并將基礎檢索工具、骨干檢索工具以及敘述檢索工具進行合理的融合和應用，提升檢索工具的多樣性和準確性，提高檔案檢索的效

率[3]。（4）做好珍貴檔案的備份和管理，對珍貴資源和檔案要通過抄錄、拍照、復印、留存電子版本的形式進行復制和備份，以免因損壞和丟失給企業造成難以挽回的損失。

3）檔案的借閱和交接工作。檔案的借閱和交接工作是檔案管理工作的重中之重，一旦在檔案借閱和交接過程中出現問題，就會給企業造成嚴重的影響和損失。因此，在企業檔案管理工作中，一定要對檔案的借閱和交接工作進行嚴密的管理和控制。在檔案交接和借閱過程中，很多企業檔案管理人員意識不強，借閱交接手續完整，流程較為疏漏，時間不符合規定，造成檔案在借閱交接過程中丟失、損壞、遺漏，給企業造成嚴重的影響。因此，在企業檔案借閱時，要嚴格按照相應的借閱規定進行借閱和管理，在檔案交接過程中，要提升管理人員的責任意識和安全觀念，在交接程序和規則上進行嚴格的執行，做好檔案的管理交接工作，避免責任不明的現象發生。

4）涉密檔案的管理和保密。對于企業涉密檔案的管理和保密工作也是非常重要的內容，在涉密檔案的管理上，要設置相應的密碼鎖、保險箱等保密工具，以保證檔案資料的安全。同時對于涉密檔案的保密問題，要對相應的人員進行嚴格的保密要求，提升保密人員的思想層次和觀念素養，并制定嚴格的泄密追責制度，規范保密人員的行為舉止。在涉密檔案的管理中，要嚴格制定相應的借閱、轉移等制度，嚴格按照相應規則和程序進行，并對保密文件和檔案設定相應的保密時間和期限，對保密資料進行單獨存放和保管，以確保檔案的安全性[4]。

3 檔案管理工作的優化

1）提升檔案管理意識，提升管理人員素質。想要提升企業檔案管理工作的質量和效率，促進企業長遠的發展和提升，一定要對檔案管理工作進行足夠的重視和關注，提升檔案管理意識和觀念，提升檔案管理人員的素質和水平。檔案管理工作的主體是檔案，主導是管理人員，管理人員的工作態度和工作嚴謹性對檔案資料的安全性有著重要的作用，直接影響企業檔案管理的質量。因此，企業負責人要對企業檔案管理工作進行關注，提升檔案管理的觀念和意識，對檔案管理人員進行嚴格的選拔和系統的培訓，提升檔案管理人員的素質和能力，確保檔案管理工作的順利進行。

2）創新檔案管理形式，強化電子信息建設。在檔案管理工作中，要對檔案管理形式進行改革和創新，強化電子化檔案信息建設，隨著我國經濟社會的不斷發展，科學技術的不斷提高，越來越多的先進技術被應用到企業檔案管理當中，企業在檔案管理過程中，可以利用先進的計算機技術對檔案資源進行電子化管理，將企業檔案資源進行電子化轉化，從而提升企業檔案管理的工作質量和效率，提升企業檔案的安全性和高效性，更好的促進企業的長遠發展[5]。

3）完善檔案管理制度，加強檔案管理監督。在企業檔案管理工作中，企業負責人要健全和完善企業檔案管理制度和體系，加強對企業檔案管理工作的監督。完善的制度是保證企業檔案管理工作順利開展的前提條件，也是檔案管理人員工作的重要依據。在企業檔案管理工作中， 負責人要制定嚴格的檔案管理制度，規范檔案管理人員的工作態度和工作流程，并設置專門的人員對企業檔案管理工作進行監督和管理，實時監管檔案管理人員的行為，及時發現檔案管理工作中出現的問題和不足，并有針對性的對檔案管理中出現的問題和漏洞進行妥善的處理和解決，提升企業檔案管理監督工作的質量和水平，更好的管理企業檔案資源和材料，保證企業檔案的安全，促進企業各方面的平穩發展，促進企業經濟效益和發展目標的實現。

4 總結

總而言之，想要做好企業檔案管理工作，必須對檔案管理工作給予足夠的重視，提升檔案管理觀念，建立完善的檔案管理制度，建立檔案管理庫房，在檔案管理交接等方面進行細致的規定，強化信息電子化建設，創新檔案管理形式，加強對檔案管理進行嚴格的監督，提高檔案管理人員的素養和能力，從多方面做好檔案管理工作，促進企業的長遠發展。

參考文獻

[1]吳警.加強企業檔案管理的分析研究[J].蘭臺世界，2020（S1）：133-134.

[2]周彩芳.企業檔案管理探討[J].蘭臺世界，2020（S1）：143-144.

[3]黃燕燕.企業檔案管理實踐創新研究[J].辦公室業務，2020（09）：92-93.

[4]丁小蘭.企業檔案管理工作中存在的問題與思考[J].辦公室業務，2020（08）：145+152.

[5]張靜.數字化時代下企業檔案管理工作開展策略[J].城建檔案，2020（04）：74-75.