信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新分析

肖倩琦

摘 要：在信息社會背景下，對辦公室文書檔案管理工作進行改革和創新是信息化技術不斷發展的結果，傳統的管理方式無法滿足信息社會對文書檔案管理工作的需求。本文分析了當前辦公室文書檔案管理工作存在的問題，并提出相應的改革和創新措施，有一定的參考價值。

關鍵詞：信息社會;辦公室;文書檔案管理;改革;創新

隨著經濟社會的快速發展和信息化技術的應用范圍擴大，我國的企事業單位的工作方式也發生了巨大變化。重大事件和日常工作事項等內容的記錄任務均由辦公室文書檔案管理工作承擔，對日常工作的開展具有重要意義。在信息化的社會背景下，傳統的文書檔案管理方式已無法滿足企事業單位日常工作的需求，本文將結合廣州市增城區殘疾人聯合會的情況，分析信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新方式。

1 傳統管理工作存在的問題

隨著近年來我國有關殘疾人的政策體系不斷完善，殘疾人聯合會的工作內容不斷增加，辦公室文書檔案的數量也在不斷增加，對文書檔案管理工作提出了更高的要求，傳統管理方式的弊端也逐漸顯現出來。辦公室文書檔案管理工作出現問題會在一定程度上影響殘聯日常工作的開展，不利于各部門之間的溝通合作，嚴重的還會影響殘障人士的合法權益，甚至會影響殘聯的長遠發展。辦公室文書檔案管理工作中存在的問題主要表現為以下幾個方面：一方面，相關工作和管理人員意識到辦公室文書檔案的重要性，意識不到文書檔案的價值。在實際的工作過程中，對辦公室文書檔案沒有做到及時的整理和分類，或者沒有注意到現代化信息技術的優勢，僅用傳統的管理辦法來整理文書檔案，大大降低了管理工作的效率和水平。當前，我國還沒有完善的文書檔案管理機制，現有機制存在較多不足，再加上工作人員責任意識落后，文書檔案管理工作的效果較差。另一方面，現在從事檔案管理工作的人員普遍能力水平較差，對先進的信息化技術不夠熟練，習慣于用傳統的管理辦法開展工作，這嚴重阻礙了文書檔案管理工作的開展。此外，相關工作人員綜合素質水平不高，在實際工作中，違規操作的問題經常出現，一旦操作失誤將會影響文書檔案管理工作的效果。管理人員不注重先進技術的運用，平時也不注重對工作人員能力的培養，嚴重影響辦公室文書檔案管理工作的工作效率。當前，文書檔案的管理在規范化和系統化上還存在嚴重不足，缺乏對文書檔案整體的規劃，造成各部門之間協調運作的困難[1]。

2 信息化背景下辦公室文書檔案管理工作改革和創新的優勢

2.1 提升工作效率

電子檔案隨著信息化技術的發展，也在不斷進步，將其應用在辦公室文書檔案管理工作當中可以為工作人員提供不小的便利，顯著提高工作效率。信息化技術的運用可以幫助工作人員在短時間內分析相關工作的進展或成果，為下一步工作提出更加合理的建議，確保相關工作的順利完成。另外，信息化技術能實現對數據信息的結構化管理，這有利于文書檔案的分類和整理工作。對于需要解決的問題，可以對檔案進行有針對性的調取，提高調取準確性的同時縮短了檔案調取所需的時間，提高了信息分析的效率，為決策的制定提供有力的支撐，大大提高開展工作的效率[2]。

2.2 提升管理水平

傳統的辦公室文書檔案管理工作流程復雜煩瑣，耗費的時間較長，效率低下，同時，管理工作一般只負責文書檔案的存儲，調用和運輸等方面，對檔案的利用效率較低，而且缺乏對于文書檔案的全過程管理。引入信息化技術之后，文書方案管理工作相對簡便，但也有了更高的要求。首先，檔案形成的全過程都將屬于檔案的管理工作，保證檔案的完整性是管理人員需要注意的，另外，電子檔案的安全性是管理工作的重中之重[3]。其次，管理人員要增加對檔案資源共享的重視程度，可以與相關部門進行合作，搭建資源共享平臺，提高信息資源的利用率，發揮檔案的價值作用。但是在共享檔案資源的時候，要制定相應的規章制度，確保檔案在移交過程中的安全性。

3 如何改革并創新辦公室文書檔案管理工作

3.1 建立完善管理制度

一套完善的管理制度，是改革并創新辦公室文書檔案管理工作的重要基礎。首先，要確保各項規章制度在管理文書檔案的過程中嚴格落實，還要對檔案管理過程中各項責任進行合理的劃分，提高管理工作的效率。另外，不同的檔案坑具有不同的保密級別，要在管理制度中制定相應的管理措施，依靠信息化技術來實現不同級別檔案的合理分離，避免檔案遺失和泄露的情況出現。

3.2 升級管理方式

傳統辦公室文書檔案管理方式，會對文書檔案的安全造成一定的隱患。因此，要在先進的信息化技術的基礎上對傳統的管理方式進行改革。對于檔案管理方式的改革，要充分結合檔案形成的整個過程，確定每個環節的負責人，通過嚴格的管理制度來規范相關工作人員的行為，保證其將責任落到實處。大量的實踐證明，合理的分工體系，是提高工作效率的重要方法，改革檔案的管理方式要注重分工的合理性，簡化文書檔案管理工作的流程，提高管理水平，促進企事業單位的發展。

3.3 提高工作人員的能力

工作人員是檔案管理工作的主要執行者，工作人員的綜合能力是辦公室文書檔案管理水平的重要體現。對信息社會背景下的辦公室文書檔案管理工作進行改革和創新的重要內容就是要對工作人員進行有效的技能和素質培訓，提升其綜合能力。一方面，要根據員工的特點進行有針對性的培訓，彌補其在工作能力上的不足，提高工作人員的綜合素質有助于整體管理水平的提高。在培訓的過程中要注意幫助工作人員把握工作的重點難點，并在實際的工作過程中加以指導，有效提高其工作效率。另一方面，要為工作人員提供更多的學習機會，組織各種形式的學習交流活動，提升工作人員的學習興趣，主動學習，提升綜合能力。只有工作人員的綜合能力提升了，檔案管理工作的改革和創新工作才能得到有效的推進[4]。

3.4 加強監督和清理工作

首先，嚴格的監督檢查工作可以保障辦公室文書檔案管理工作順利進行，除了要不定期抽查檔案管理工作的成效，在日常工作中也要對工作人員的檔案管理工作進行監督，這有助于各項管理制度的落實。過期文檔的堆積會給查找和借閱工作造成一定程度的阻礙。因此，為了提高辦公室文檔管理工作效率，定期清理過期失效的普通文檔是十分必要的。無限期地保存已失效的重要文檔始終存在著潛在風險，因此，清理過期失效的重要文檔正是為了確保文檔的安全和保密。清理過期失效的重要文檔首先需要報請單位主要領導審批。

4 結論

隨著信息化技術的發展，電子文件存儲技術得到了廣泛的應用。傳統的辦公室文書檔案管理方式的弊端在信息社會背景下逐漸顯露出來，為了保證檔案管理工作的順利進行，檔案管理方式急需進行改革。改革并創新檔案管理工作主要從完善管理制度、改變管理方式，提升工作人員能力水平和加強監督管理四個方面進行，以達到提升管理水平和工作效率的目的[5]。

參考文獻

[1]余毅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新分析[J].神州：2017（10）：236.

[2]聶菊梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].城建檔案，2016（3）：57-58.

[3]孫茜.信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理工作的改革與創新[J].職工法律天地：下，2018（2）：280.

[4]于春玲.淺析信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].赤子：2019（13）：122.

[5]張玉梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].辦公室業務：2017（2）：108.