檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的運用價值分析

吳曉春?黎華彪

摘 要：隨著醫(yī)院整體管理水平的不斷提升，各種醫(yī)療業(yè)務(wù)、行政后勤管理業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的檔案信息量急劇增加，對醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求。醫(yī)院想要更好地順應(yīng)時代潮流、緊跟時代的步伐，就需要加強對信息技術(shù)的引進，提高對信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效利用，進一步加強檔案管理建設(shè)工作，提高醫(yī)院管理的整體水平和效率。本文對檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的運用價值進行了深入的分析。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);醫(yī)院檔案管理;運用價值

檔案管理信息化，指的是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)。信息化充分體現(xiàn)在檔案管理工作中利用現(xiàn)代計算機技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等對檔案資源進行處理、管理、開發(fā)等，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，達到為社會發(fā)展提供服務(wù)的功能目的。

我國正處于爆炸式發(fā)展的信息時代，高新技術(shù)的突飛猛進對醫(yī)院的檔案管理工作提出了更高的要求，網(wǎng)絡(luò)化、電子化、動態(tài)化、數(shù)字化的信息管理模式是必然的發(fā)展趨勢。相對于以手工為主、效率低下的傳統(tǒng)檔案管理模式，信息化檔案管理方式更符合當前低碳經(jīng)濟發(fā)展的要求。

1 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的價值

1.1 有利于提升醫(yī)院檔案管理的效率

檔案管理信息化具有存儲查取自動化、資源共享、智能化、標準化、傳輸快、持久穩(wěn)定、社會服務(wù)化等特點，可以系統(tǒng)地對檔案進行管理，并將檔案內(nèi)外部進行合并管理。傳統(tǒng)地檔案管理中主要是人工操作，存在費事費時費力、查詢檔案不夠便捷、檔案開發(fā)利用低、經(jīng)常出現(xiàn)損壞和丟失等情況，管理效率低下。而且，由于人工操作無法快速地傳輸檔案文件，不能共享資源，在一定程度上造成了資金與資源地浪費，給檔案信息地查找造成了困難。但是，通過信息化的管理方式就能較好地規(guī)避這些問題，還能有效地提高文件材料的傳輸速度、管理效率和開發(fā)利用效率。

1.2 可以提高醫(yī)院服務(wù)的質(zhì)量和水平

隨著居民生活質(zhì)量水平的提高，人們對醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量要求也逐漸提高。在醫(yī)患矛盾日益凸顯的今天，醫(yī)療投訴常常需要用到病歷檔案、疾病診斷證明等相關(guān)檔案信息材料的復(fù)印件，這就要求醫(yī)院要隨時保存好、保護好這些具有重要意義的“證明材料”，為醫(yī)院、為患者提供更好的服務(wù)。由于檔案信息量急劇增加，而且種類繁多，紙質(zhì)資料經(jīng)過查閱容易破損，如果完全依靠紙質(zhì)檔案，那么就會需要大量的材料來裝載信息，既浪費資源又不環(huán)保，因此，加強對檔案管理的信息化建設(shè)顯得尤為重要。將信息化技術(shù)有效地運用到醫(yī)院檔案管理工作中，可以提高檔案管理的質(zhì)量和水平，能為醫(yī)院和患者維權(quán)提供重要、真實的佐證材料。

1.3 有利于醫(yī)院各部門提供決策依據(jù)

醫(yī)院檔案是醫(yī)院提高自身經(jīng)營管理水平的重要參考資料，其記載了醫(yī)院的發(fā)展歷史、日常的患者病歷、新技術(shù)新項目研發(fā)信息、行政后勤工作記錄、財務(wù)水平、醫(yī)療水平、人力資源、市場定位等重要信息，這些檔案信息是醫(yī)院改革發(fā)展的重要記載，是醫(yī)院人事升遷、醫(yī)學研究工作、科學處理一緩關(guān)系的重要依據(jù)，能為醫(yī)院的發(fā)展提供有效的歷史性資料和信息，為醫(yī)院的運營決策提供重要的歷史性參考和真實依據(jù)，對醫(yī)院長遠可持續(xù)健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。當今世界正處于大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)云、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等先進技術(shù)的開發(fā)和利用為醫(yī)院的生存和發(fā)展帶來了重要的發(fā)展機遇。如果將檔案信息化與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)相結(jié)合，必將能為醫(yī)院各部門的領(lǐng)導決策提供重要有力的依據(jù)。

2 檔案管理信息化建設(shè)的策略

2.1 創(chuàng)建多樣化的載體

信息管理手段的引進，對檔案管理工作具有舉足輕重的作用。在信息化技術(shù)引進的過程中，要不斷更新檔案管理工作人員的管理理念，避免出現(xiàn)工作人員將檔案資料看作簡單的電子信息。相對于傳統(tǒng)的檔案管理工作，信息化技術(shù)提高了檔案管理的質(zhì)量和效率，但是，在檔案管理過程中，不能將傳統(tǒng)的檔案管理理念和管理模式全部摒棄掉，要“去偽存真”，要“取其精華，去其糟粕”，實現(xiàn)信息化檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理的優(yōu)勢互補，促進醫(yī)院檔案管理工作逐漸向多元化、多樣性的方向發(fā)展，促進醫(yī)院檔案管理工作的可持續(xù)健康發(fā)展。

2.2 加強檔案專業(yè)化管理

醫(yī)院檔案信息化管理對專業(yè)性要求較高，一個是檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)，另一個是檔案信息化管理設(shè)備的安全性（如：服務(wù)器安全性、穩(wěn)定性等）。要提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，就要加大對其的培訓力度，有計劃地進行專業(yè)培訓，鼓勵其在專業(yè)領(lǐng)域進行進修或深造，將檔案管理員培養(yǎng)成為同時掌握文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術(shù)學、中外檔案史等檔案專業(yè)知識、歷 史知識、古漢語知識等多學科知識的復(fù)合型人才。對于管理設(shè)備的安全性，要嚴格按照《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》的要求，采用身份證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，強化檔案管理人員的安全意識，保障信息化檔案的開放安全。要防止人為地毀壞和破壞，力爭讓無權(quán)用戶“進不來、看不見、改不了”，保證檔案的真實性。要設(shè)置保密性高的電子口令，防止他人盜用;要定期對計算機、服務(wù)器進行殺毒，防止黑客、病毒等對電腦系統(tǒng)的威脅和攻擊。要將一些永久保存的資料屬性改成“只讀”模式，防止一些偶然性的破壞帶來無可挽回的損失。

2.3 提高檔案管理的標準化水平

一份檔案，從資料的形成到案卷的歸檔，必須要能夠確保檔案信息的真實性、完整性和有效性。所以，在電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置、歸檔等各個環(huán)節(jié)中，都要有一套標準化、規(guī)范化、制度化的管理制度或管理機制。此外，還要嚴格控制電子檔案管理的各個程序，包括其生成、加工、保管、借閱的等，做到“歸檔統(tǒng)一、保管安全、使用有序”。

3 結(jié)語

總而言之，信息化管理是大勢所趨，是時代之需，醫(yī)院檔案信息化管理也不例外。要全面提升醫(yī)院檔案管理工作的效率和醫(yī)院的運行效率，就需要將先進的科學技術(shù)、智能化的信息化手段引入醫(yī)院檔案管理工作中，順應(yīng)時代潮流，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息進行整合歸納，讓檔案管理工作在新時代的醫(yī)院發(fā)展中凸顯其應(yīng)有的價值和作用。

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