大數據時代事業單位檔案服務模式的創新研究

劉金龍

摘 要：大數據時代的到來為人類帶來了便利的同時帶來了許多挑戰。大數據時代事業單位檔案服務模式需要進行創新以適應時代的發展，采取全新的方式方法將高科技技術為人民所用。本文探討一下大數據時代事業單位檔案服務模式的創新。

關鍵詞：大數據時代;事業單位檔案;創新服務模式

對于事業單位而言，檔案的作用是不言而喻的。隨著大數據時代的到來，科技的迅猛發展，大數據時代對事業單位人事檔案創新管理的影響空前絕后。合理地利用高新技術，創新服務模式，讓事業單位檔案服務模式適應于時代發展。

1 大數據時代事業單位檔案的概念

21世紀是信息的世紀，隨著互聯網工業的發展，人們已經進入信息化時代，而數據在信息化時代是一項非常重要的資源。在人類活動的過程中，無時無刻都會生產出大量的數據，對這些數據進行收集和整理，從這些龐大的數據中挖掘出有效資源，尋找到數據中所蘊含的巨大價值，這是大數據時代數據的意義所在。目前，對于大數據的關注越來越緊密，而大數據的概念不少人難以理解，大數據可以簡單理解為在大量的不同類別的數據中，采取一些正當的手段進行信息的提取，利用網絡技術獲得到自身需要的信息。大數據給人民帶來了享受方便、快捷的信息服務的機會，這才是數據資源對于人類社會真正的作用。

人事檔案管理是在事業單位中用來記錄人員基本信息的檔案[1]。管理人員通過人事檔案管理了解員工的詳細資料，了解員工的工作變動情況，了解員工的生活情況，從而可以對員工的實際情況有一定了解，可以做到合理優化資源配置。檔案為調動分配、人事決策等工作給了數據支撐，成為相關管理人員的決策依據。

2 大數據時代對檔案管理工作的影響

大數據時代提供了技術支持，方便了檔案管理工作的開展。計算機技術的普及應用，促進人事檔案管理工作的創新。利用信息技術對信息資源實行管理，對于事業單位的檔案工作的內容和管理進行了優化。有了計算機技術的技術支持，在大數據背景下進行檔案創新管理，帶給了事業單位的工作人員的一體化式的全新服務體驗。

而大數據時代對行業的技術要求也隨之提高，讓檔案管理更加的科學化。大數據背景下，檔案管理對于數據的處理更加的現代化，符合提高事業單位社會服務質量的必然要求，符合時代發展的根本趨勢。對于檔案管理而言，其技術要求顯著提高包括影響人力資源管理環節的人事檔案創新管理工作。對檔案管理全新的全程式、一體化的要求使事業單位需要建立統一的數據庫管理體系來進行檔案管理。同時，事業單位要，規范制度要求事業單位的人事檔案管理時，工作人員做到權限分明、機密程度高、流程符合檔案管理制度的工作原則，讓工作內容得到最優化。事業單位的人事檔案管理的全新管理要求檔案管理工作是實時、動態的，對于頻繁地檔案變動具有一定意識和反應。在信息技術日益創新的大環境下，檔案管理不能落后于時代，必須進行科學操作的，從而讓事業單位人事檔案管理人員的素質和工作水平得到顯著提高。

3 大數據背景下檔案管理發展新趨勢

3.1 由網絡化轉為數字化

檔案網格化是指檔案管理主要局限于檔案所屬部門、行業的范圍限制，采取定人、定崗、定責的檔案管理工作機制[2]。這導致檔案管理的集成度不高而且工作效率低下、運行成本偏高，造成一定程度上的資源浪費。而大數據時代帶來的大數據技術的應用改變了檔案管理的現狀，讓檔案管理呈現出數字化特點。而檔案信息資源也可以實現在各個公司，各個部門進行流動，可以采取移動式的收集方式進行信息的收集，從而讓檔案管理實體生成、信息管理、數字利用一體化，提高檔案管理的現代化水平。

3.2 靜態向動態

傳統檔案管理中，業務部門使用紙質、音頻、視頻或實物資料至檔案管理部門，再由檔案管理部門將其錄入各個專題數據庫。這大大的影響了檔案部門工作的效率。而由于檔案信息資源主要為其生成機構內部服務，導致信息資源無法進行整合、共享，檔案信息資源處于靜止狀態，不利用檔案服務工作的開展。而大數據技術的應用，突破了時空限制，從而讓檔案數據信息交換、整合和分析，變得自由化。檔案信息得到有效集合、可以實現優化信息結構，提高工作效率，從而讓不同數據庫、不同機構間的檔案信息由靜態向動態轉變。

4 大數據時代檔案管理工作的實行措施

4.1 健全和完善檔案管理信息系統

大數據時代，高新科技的應用為人事檔案創新管理提供了技術，提供了全新的體驗。在此背景下，健全和完善檔案管理信息系統是檔案管理工作進行的重點。利用信息技術進行針對檔案管理的管理創新機制可以采取如下措施。

4.2.1 無紙化操作管理

傳統的檔案管理使用紙張記錄檔案信息，而大數據背景下的創新管理則更換掉紙張，利用電子掃描技術，實現無紙化管理。將所有人事檔案利用掃描錄用到數字信息數據庫。實現了檔案無紙化。

4.2.2 信息網絡化和自動化

大數據技術支持使事人事檔案被錄用到數據庫之中，傳統的檔案借閱和檢索等功能通過網絡實現，同時優化功能，加強智能化和自動化，提高工作實效性。

4.2 加強基礎設施建設

基礎設施推動人事檔案的創新管理。事業單位必須緊跟時事，把握時代脈搏，針對應用需求加大經費投入，加強相應的基礎設施的建設。保證計算機以及網絡系統的更新換代，讓人事檔案管理工作與大數據技術的結合有完備的設備可以有序開展。與此同時，也應該做好配套設施的建設工作，如滅火設施或者通風換氣設備等，讓信息化的設備如計算機網絡系統等可以平穩運行。除此之外，人事檔案管理部門對防火、防潮以及防盜工作加以重視，保護事檔案以及基礎設施的安全。

4.3 健全管理機制

大數據技術的應用需求需要以健全的管理機制為前提。首先，推動人事檔案的電子化，建立檔案數據庫，為人事檔案管理工作的開展奠定基礎。其次，事業單位必須結實事求是地建立和完善人事檔案管理機制。為檔案管理創新提供可靠的制度保障，讓人事檔案管理工作的創新發展少出現錯誤，可以沿著正確道路一路前進。在工作時，管理人員對于管理制度的條例應嚴格對待。在進行檔案管理工作時，管控檔案資料的收集、整理、歸檔以及調檔等各個環節的工作，確保萬無一失，避免出現人事檔案問題。避免出現檔案不全、丟失或者泄露的情況。讓人事檔案的完整性、準確性以及真實性得到有效保證。值得大家注意的是，管理人員利用大數據技術對檔案資料進行整合，分類，再進行管理，讓人事檔案的利用效率可以得到顯著提高。

5 總結

人事檔案管理是事業單位進行人力資源管理的重要參考依據，是進行人力資源配置管理的重要環節。利用大數據時代的特點和技術，讓人力資源管理做到推陳出新，提高檔案管理效率，提高服務水平。

參考文獻

[1]王晴.多元化需求背景下大數據檔案服務模式創新[J].辦公室業務，2020（07）：96-97.

[2]王士嬌.利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2019（10）：30-31.