公立醫院人事檔案信息化管理體系的建設和實踐

摘 要：公立醫院是保障基層群眾生命健康的基礎機構。公立醫院的人事檔案工作屬于該醫院人力資源管理的一個分支，力求滿足醫院人才培養和組織管理工作。本文針對公立醫院人事檔案管理的信息化管理體系建設途徑和方式進行研究，對比傳統的人事檔案分析其優越性，希望能夠為相關單位提供參考。

關鍵詞：公立醫院;人事檔案信息化管理;建設和實踐

隨著我國現代科學技術不斷發展，信息化管理開始成為眾多組織管理的重要手段。人事檔案是記錄醫院各項職工活動，中國職業發展的原始資料。隨著我國現代管理的科學化和現代化，人事檔案的管理作用也被放大。目前，傳統的人事檔案管理模式已經不能夠滿足當前新時代的檔案管理的各項需求，在一定程度上影響了我國的綜合建設和發展。與此同時，醫院也要多借鑒信息化的現代化管理措施，最終全面提升檔案管理的工作質量以及使用效率。本文針對基層公立醫院的人事檔案管理工作進行研究，針對人事檔案的信息化建設管理工作相關內容進行研究分析。

1 分析人事檔案對公立醫院建設價值和重要性

人事檔案屬于一項基礎的管理工作，該工作崗位需要收集相關員工的職業發展信息和內容，記錄職工的職業道德、工作能力、薪酬核算內容等，對后期提拔重要人才，提升干部工作管理有重要的價值和意義。

2 分析我國公立醫院傳統的人事檔案管理工作存在的不足

2.1 沒有意識到人事檔案的管理價值

考慮到人事檔案的管理要點，很多單位沒有注重人事檔案管理的重要價值，再具體的工作中沒有做好檔案管理，且沒有科學利用檔案信息。針對檔案工作的各項工作優化情況來看，極少有單位會對其投資，信息化設備的啟動資金、更新資金不足，最終也嚴重阻礙了檔案利用的效率。

2.2 檔案人員缺乏專業的素質

從目前醫院的檔案工作現狀來看，醫院為了節約人力資源成本，大多聘請非專業的行政人員，或讓臨床工作人員專職或兼職醫院的檔案工作。在缺乏專業性和資源利用能力的背景下，檔案管理工作停滯不前，甚至出現了惡意篡改信息的問題。

2.3 沒有形成流暢的檔案管理制度

在實際的工作建設中，檔案管理的工作內容不完善往往是造成檔案管理工作效率低的直接原因。一方面檔案組織設計的內容偏多，若工作不當可能導致分工不明，責任不清等問題，員工之間若沒有建立完善的協調管理機制，也容易造成工作推諉，勞動力重復的問題。相應的單位應當做好制度設計管理，通過采用科學的預防處理方式，積極糾錯，預防檔案管理的質量不當。

綜上可知，缺乏科學的管理機制，醫院的人事檔案管理已經部門適應當前社會發展。為了科學有效地促進現代化信息技術的改革和提升，建議相應的單位通過科學的處理方式有效管控醫院人事檔案管理可能存在的效率，進而保證信息檔案的安全性，減少信息泄露或者是信息被篡改的風險。

3 醫院提升信息化人事檔案管理質量的措施建議

3.1 轉變工作人員對傳統檔案管理的錯誤認識

檔案部門應當通過科學的處理方式，真實有效地提升對檔案的工作認識。在具體的工作中，檔案管理人員要將相關的檔案信息管理輸送給醫院的全體職工，并從思想上開展一定轉化和深化認識工作，最終讓所有員工深刻認識并積極配合檔案管理的標準化、信息化建設。此外，檔案主管部門要將信息化建設列入年度計劃，以此來提升其在日常工作的具體地位，最終確保工作和設備配置得當。

3.2 建立完善的人事信息管理制度

建議相關單位制定完善的人事信息化管理制度，通過要求基層員工對人事檔案信息工作的了解，科學減少工作的隨意性，提升其針對性。在具體的工作管理中，相應的人事檔案管理人員要建立科學的工作流程和管理制度，最終強化人事檔案管理質量。

3.3 提升基層工作人員的綜合素質

目前，我國人事檔案管理工作有了明顯的優化，特別是在醫院檔案管理工作中，檔案管理工作有了新的創新。如檔案的專業分類要求增加，管理人員需要承擔檔案接收、分類、編制以及檢索等細節工作;做好檔案風險管理和信息保密、信息監督等工作。建議醫院通過建立完善的培訓、考核機制，提升檔案管理人員的工作積極性和創新性。減少分享意外的發生，綜合強化檔案管理人員的職業意識。

3.4 做好檔案驗收管理

人事檔案的信息化是一項龐大的工作，需要前期大量的基礎性掃描、整理、上傳工作，為做到檔案的分類準確、編排有序，使檔案信息化的各個工作環節有效銜接，通過各工作環節人員在同一流程表上的工作記錄，每一項工作完成后，相應環節負責人均在流程登記表中簽字。

4 結語

綜上所述，在信息化建設的大時代下，醫院的檔案管理工作有了明顯的優化和創新，在特定的信息管理體系下，大量的公立醫院通過檔案升級以及細節管理等工作，全面提升了檔案的使用效率，真正科學地實現了檔案綜合、全面、動態化的長效管理建設，真真正正地提升了檔案管理的綜合質量。

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作者簡介

肖潔（1990-），女，漢族，湖南衡陽人，南華大學附屬第一醫院，助理館員，碩士研究生，研究方向：人事檔案管理。