信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新探討

許韻儀

摘 要：現(xiàn)階段我國信息技術(shù)的在飛速地變化著，信息技術(shù)也有著越來越廣泛的應(yīng)用。而在信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用的背景下，行政事業(yè)單位在管理檔案的過程中也應(yīng)學(xué)會合理應(yīng)用對相關(guān)的信息技術(shù)，提升自身的信息化水平，摒棄落后的管理理念。本文就對當前信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新措施進行探討。

關(guān)鍵詞：信息時代;行政事業(yè);檔案管理創(chuàng)新

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.071

1 行政事業(yè)單位檔案管理工作的意義

檔案管理工作對于行政事業(yè)單位的發(fā)展有著非常積極的影響意義，因此，在實際的工作過程中必須要不斷的提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平。在行政事業(yè)單位日常工作過程中，其基本的工作任務(wù)就是收集、處理并保存有實用價值的檔案資料。第一，在實際的工作過程中，行政單位通過加強強化檔案管理工作可以為單位內(nèi)部相關(guān)工作的順利進行提供可靠的數(shù)據(jù)信息。而如果員工個人自己對相關(guān)的信息檔案資料進行保管不但無法建立相關(guān)的監(jiān)管制度，同時還可能會導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)丟失、遺漏的現(xiàn)象，而如果行政事業(yè)單位能夠做好此項工作就可以有效的避免出現(xiàn)上述存在的問題。

第二，行政事業(yè)單位通過強化檔案管理工作還可以為信用管理提供保障。通過查看單位檔案管理工作的實際情況可以直接了解此部門的管理水平和綜合實力。一般來說，在信用信息中檔案是其中重要的組成內(nèi)容之一，而在最近幾年的發(fā)展中，我國也認識到了檔案建立工作的重要性。

第三，行政單位通過強化檔案管理力度，可以更好的推動行政單位的建設(shè)和發(fā)展。在行政事業(yè)單位的發(fā)展進程中，檔案信息可以真實的對單位業(yè)務(wù)的實際發(fā)展情況進行反映，記錄真實的數(shù)據(jù)信息和活動等。例如，行政事業(yè)單位的經(jīng)營發(fā)展現(xiàn)狀、有關(guān)各個活動的結(jié)論和總結(jié)等[1]。因此，必須要不斷提升檔案管理工作的水平，這樣一來才能夠為行政事業(yè)單位其他活動的順利開展提供保障。

第四，行政事業(yè)單位進行檔案資料管理工作還有利于宣傳工作的進行。對于行政事業(yè)單位來說，通過進行相關(guān)的檔案管理工作還有利于檔案數(shù)據(jù)體系的完善，從而就可以為單位內(nèi)部宣傳工作的順利開展提供信息保障。

2 信息化時代背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 缺乏檔案信息化管理理念

對當前我國行政事業(yè)單位中的檔案管理信息化工作進行分析和研究可以發(fā)現(xiàn)，在實際的工作過程中大多數(shù)單位并沒有提高對信息化檔案管理工作的重視，嚴重缺乏檔案信息化管理理念。因此在實際的工作過程中，行政事業(yè)單位也沒有投入較多的資金以及人力資源等，也沒有加強對其的監(jiān)管力度。雖然檔案管理創(chuàng)新工作已經(jīng)加入到了行政事業(yè)單位的年度工作計劃中，但是在實際的工作過程中并沒有有效的落實，檔案管理工作形同虛設(shè)，檔案管理工作自身的價值也無法得到有效的發(fā)揮。

2.2 檔案管理現(xiàn)代化程度較低

現(xiàn)階段隨著我國科學(xué)技術(shù)的快速進步和發(fā)展，行政事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中也應(yīng)該加強對現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用和引進。但是在實際的工作過程中，大多數(shù)行政單位并沒有加強資金的投入，因此也沒有引進大量的現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備[2]。除此之外，雖然也有部分行政事業(yè)單位引進了一定數(shù)量的設(shè)備和技術(shù)，但是在對其使用的過程中還存在著比較多的問題，也沒有對其進行合理的規(guī)劃和配置。因此，從整體上來說檔案管理工作的水平比較差。除此之外，還有部分行政事業(yè)單位在進行檔案管理工作的過程中缺乏一定的安全意識，安全管理工作不到位，也沒有使用科學(xué)合理的檔案管理方法。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)較低

行政事業(yè)單位在進行檔案管理工作的過程中，不僅要遵守我國有關(guān)的規(guī)定，同時還需要對相關(guān)的管理設(shè)備和管理技術(shù)進行合理的引進。而這也在一定程度上增加了檔案管理工作人員的工作量，在日常的工作過程中檔案管理工作人員的任務(wù)并不只是簡單地對檔案進行收集和整理，還需要負責(zé)其他的事務(wù)和工作，但是如此一來，就會對整體檔案管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生負面影響，管理工作質(zhì)量大大下降[3]。除此之外，還有部分檔案管理工作人員本身的工作能力存在著一定的問題，缺乏豐富的工作經(jīng)驗，也沒有專業(yè)的檔案管理知識，對于工作中遇到的各種問題無法靈活地解決和應(yīng)對，最終也會對檔案管理工作的整體效果產(chǎn)生嚴重的負面影響。

3 信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的措施

3.1 對傳統(tǒng)的檔案管理工作模式進行創(chuàng)新

在當前信息化時代背景下，行政事業(yè)單位在進行有關(guān)檔案管理各項工作時，第一，需要結(jié)合自身實際情況創(chuàng)新檔案管理模式，對落后的管理手段進行改進和創(chuàng)新，加快對其的完善力度，不斷地推動著檔案管理模式向著信息化和現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)變。而在此過程中，相關(guān)的工作人員還需要及時的對紙質(zhì)版的檔案資料進行處理，將其轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒蛿?shù)字化的檔案管理資料。與此同時，為了進一步提升行政事業(yè)單位檔案管理工作的水平和質(zhì)量，還可以將數(shù)字化管理理念和信息管理技術(shù)進行結(jié)合，從而實現(xiàn)檔案資源使用率的有效提升。

第二，還需要對信息化的檔案管理措施進行完善。行政事業(yè)單位在管理日常檔案時，還應(yīng)做好有關(guān)信息化檔案的保管工作，保證信息的完整性和安全性，從而能夠為行政事業(yè)單位后續(xù)工作的順利開展提供信息支撐。

第三，行政事業(yè)單位在進行檔案管理工作的過程中，應(yīng)結(jié)合實際工作需求加強對其的監(jiān)管力度，有效的提升行政事業(yè)單位檔案管理工作信息化水平，不斷推動其創(chuàng)新和發(fā)展的腳步。

3.2 加快檔案管理工作的信息化發(fā)展步伐

在當前的信息化時代背景下，在行政事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理工作的過程中，不斷地推動著檔案管理工作向著信息化的方向進步和發(fā)展是其主要的工作內(nèi)容之一，同時也是行政事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理工作信息化的重要方法之一。在實際的工作過程中，相關(guān)工作人員可以通過以下幾種方法來對不斷的推動著檔案管理工作向著信息化的方向進步和發(fā)展：首先，應(yīng)不斷的強化工作人員的信息化管理意識，從思想上對管理工作人員存在的問題進行解決，使得檔案管理工作人員能夠認識到檔案管理信息化的重要性，提高對其的重視，在工作的過程中做好各項工作，從而更好地實現(xiàn)檔案管理工作的信息化發(fā)展和轉(zhuǎn)變[4]。除此之外，在日常的工作過程中還應(yīng)做好培訓(xùn)工作，提高對工作人員的培訓(xùn)力度，不定期地進行相關(guān)的培訓(xùn)活動，對其可以進行有關(guān)檔案管理信息化技術(shù)方面的培訓(xùn)活動，這樣一來也可以更好的提高檔案管理工作的質(zhì)量和工作效率;另一方面，在日常的工作過程中，檔案管理工作人員也應(yīng)不斷的對自身的管理意識以及自身的創(chuàng)新能力進行強化，在工作過程中主動的創(chuàng)新和完善傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的各種問題;其次，在行政事業(yè)單位的發(fā)展進程中，為了能夠更好的推動檔案管理工作的信息化發(fā)展，還應(yīng)根據(jù)行政單位的現(xiàn)狀和日后的發(fā)展目標對管理信息系統(tǒng)進行完善。在構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)的過程中，第一，相關(guān)的工作人員需要對原有檔案管理工作中的流程進行適當?shù)恼{(diào)整，對不必要的工作流程進行省略，減少工作量，從而保障后續(xù)工作的順利開展;第二，還需要根據(jù)工作需要不斷開發(fā)和研究新的對檔案信息管理系統(tǒng)，對信息系統(tǒng)中的各項功能進行有效的完善，保證檔案信息管理系統(tǒng)能夠滿足檔案管理工作的實際需求;第三，對檔案管理信息系統(tǒng)的管控制度進行完善，安排專業(yè)的技術(shù)工作人員加強對其的日常巡檢工作，保證信息系統(tǒng)的正常運行。

3.3 提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

在當前新的信息化背景下，行政事業(yè)單位管理檔案的工作的過程中還應(yīng)堅持以人為本的原則，因為，工作人員也是在行政事業(yè)單位提升檔案管理工作信息化水平的過程中管理人員是其中重要的影響因素之一，而在此種情況下，行政事業(yè)單位中的領(lǐng)導(dǎo)層也應(yīng)提高對檔案管理工作人員的重視，對檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)不斷的進行提升。第一，需要建立健全的檔案管理工作制度。在對工作制度進行完善的過程中，首先需要結(jié)合工作現(xiàn)狀對管理制度進行合理的規(guī)劃;另一方面，還需要根據(jù)日后的工作發(fā)展目標對定制完善的工作計劃和工作目標;其次，工作人員自身還必須要具備一定的信息化技術(shù)和信息化知識，能夠靈活地應(yīng)對其中存在的各種問題。與此同時，還需要對工作人員的創(chuàng)新意識不斷強化，能夠秉承一個正確的工作態(tài)度;再次，在工作過程中還應(yīng)落實責(zé)任制和考核機制，將工作人員的工作情況加入到考核內(nèi)容中，并加強對工作人員各項行為的約束和管理力度;最后，為了保證相關(guān)檔案信息的完整性和真實性，還需要加強對其的審核力度，并對有關(guān)的糾錯機制進行完善。

3.4 加大資金的投資力度

結(jié)合當前行政事業(yè)單位檔案管理信息化工作的現(xiàn)狀進行分析可以總結(jié)出，在實際的工作過程中應(yīng)從財力資源和人力資源等多個方面加強對其的扶持力度。在當前的信息化時代背景下，檔案管理工作的信息化發(fā)展是必然的發(fā)展結(jié)果，這樣一來不僅符合時代發(fā)展潮流，同時還能夠更好的滿足行政事業(yè)單位的工作需求。因此在實際的工作過程中，相關(guān)的管理部門等可以建立專門的檔案管理信息化資金，加強對其的投資力度。與此同時，還可以加強和社會中企業(yè)之間的合作力度，將技術(shù)性人才和人力資源等加入到檔案管理工作中。

4 總結(jié)

綜上所述，在信息化時代背景下，行政事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理工作有著非常重要的作用。而在創(chuàng)新的過程中，首先，行政事業(yè)單位應(yīng)對傳統(tǒng)的管理工作模式進行創(chuàng)新;其次，需要提升檔案管理工作的信息化水平以及工作人員的綜合素質(zhì);最后，還應(yīng)加強對其的投資力度，有效提升行政事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻

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