“互聯網+”背景下行政單位檔案管理的創新機制

王利鈞

摘 要：行政單位檔案屬于特殊性質的檔案資源，在互聯網背景下探討檔案管理的科學性與創新路徑，將有助于行政檔案發揮更重要的共享價值。研究首先對“互聯網+”背景下行政單位檔案管理的創新價值展開分層探討，同時從行政檔案管理理念、管理隊伍素質、數字檔案安全等層面闡釋了行政檔案管理現狀，最終提出可執行長效化的創新機制，即：落位“互聯網”，優化檔案管理理念;瞄準“高素質”，加強管理團隊建設;規范“信息化”，建構資源共享平臺。

關鍵詞：行政單位;檔案管理;創新機制

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.073

近年來，互聯網+理念在檔案管理領域的應用，是互聯網新業態下對檔案管理工作創新的新思考、新探索。近年來，國家提倡“互聯網+政務服務”復合辦公模式的推廣，逐步實現了電子政務轉型發展，政務服務能力全面提升。在檔案管理工作中，適應行政單位電子辦公需求，傳統檔案管理正在逐步向綜合信息檔案管理過渡。當前，不少行政單位依然在管理理念、管理意識、管理效能層面存在條件制約，怎樣充分利用信息化技術來提高行政單位檔案管理工作的水平和效率，正在成為檔案管理理論研究的重心所在。

1 “互聯網+”背景下行政單位檔案管理的創新價值

互聯網場域下，行政單位辦公正在向集約化與高效化轉變，其對信息化技術應用于檔案管理中的方法創新形成宏觀導引。

1）保障行政檔案工作的完整性。互聯網+背景下，行政單位文件與檔案管理獲得更大的信息化平臺支持。這種條件下，所有流程均在網上流轉，環節均有嚴格控制，工作時間由服務器統一記錄，所有情況均有跟蹤記錄，所有修改都有痕跡保存，尤其是所有的數據均有完整化的保存，能夠做到有據可查。目前不少行政單位都在引入OA辦公自動化系統，逐步實現發文公文流轉、收集一體化。同時，檔案管理資源庫的建立，為文檔從生成、收集、加式、利用、自動備份到歸檔、整理、編目、鑒定、銷毀整個生命周期都提供了納入終端，這不僅是全覆蓋的資源管理，更是全過程管理流程的疏通。

2）強化行政檔案管理的效率值。從傳統視角來看，行政單位檔案管理以人力為主要處理力量，由于檔案信息繁復、時間耗費較長，故而低效已經成為行政檔案管理的固有標簽。在互聯網+背景下，現代信息技術快速發展與應用，為辦畢文件實時邏輯歸檔提供了方法保障。這種條件下紙質文件歸檔，以“件”為單位進行整理，取消了原先以“卷”為單位歸檔過程中的整理、組合、裝訂等一系列繁瑣的工作，最大程度地提升了行政檔案處置的效率。此外，信息化目錄的建立，進一步保障了檔案即時搜索、科學化整理的需求。

3）實現行政檔案資源的共享性。行政檔案資源在某種程度上具有借鑒價值或查閱需求，很多文件檔案體現了行政單位在某些領域的政策導向，對于生產生活與經濟發展具有指導作用。傳統紙質檔案由于受到管理形式局限，優勢資料無法實現共享，檔案利用效率低。如果將行政檔案管理置于互聯網技術支持下，且利用局域網VPN 技術將各應用范圍內電腦連接起來，就能實現連接系統內的文件資源共享。每個有應用權限的辦公室都能在電腦上實現“足不出戶、資料共享”，整個過程輕松簡單，速度快，遺漏情況少，大大提高行政檔案資料的利用效率。

2 “互聯網+”背景下行政檔案管理創新的內在驅動

1）行政檔案管理理念創新滯后。充分利用信息化技術來管理文書檔案是提高文書檔案管理工作水平和管理效率的重要方法之一。不過在實際檔案管理過程中，決策領導層沒有將檔案信息化管理置于突出重要位置，很少準確認識到信息化技術在文書檔案管理工作的作用。如此情況下，很少有管理者主動在管理理念上拓展思路、深入思考，檔案管理工作依然陷于傳統模式中，對于檔案管理效率及嚴謹性等問題的破解缺乏有效手段，嚴重影響了檔案管理資料的應用。

2）檔案管理隊伍素養亟待提升。從管理工作來看，大多數檔案經過復雜的流程后，辦公效率被拉低。很多檔案管理部門在形式上雖然置辦了計算機等信息化設備，但實質上由于管理人員素養及意識習慣問題，檔案管理信息化程度有限，很難在對大量紙質檔案的收集、鑒定、整理和利用工作的過程中體現出信息化技術的優越性。尤其不少管理者尚未完全掌握信息技術，對重要檔案的電子備份意識不強，導致檔案管理工作效率受限。

3）數字資源共享存在安全隱患。數字檔案資源的管理具有雙面性，一方面其相比紙質檔案更加便捷，但另一面卻涉及了檔案管理的安全性問題。鑒于電子數字檔案的共享性，能夠獲得權限閱讀使用電子檔案的群體較大，存在被人拍照傳播或編輯修改的可能性，這使得檔案資料真實性、準確性等受到質疑，難以精準辨認。這顯示了數字資源檔案管理在安全保障層面的矛盾性，也為檔案信息化管理研究者提出新的研究課題。

3 “互聯網+”背景下行政單位檔案管理的創新機制

行政檔案在檔案資源中占據極為重要的位置，其價值屬性較為顯著。但如何破解傳統檔案管理轉型問題，還需針對目前存在問題，展開針對性探討論證施策，逐步建立可執行、持續化的全新管理機制。

1）落位“互聯網”，優化檔案管理理念。互聯網+背景下，行政檔案管理必須落位于互聯網技術支持下，工作開展的思維理念也必須要與之相吻合。唯有以現代信息技術為載體，以現代信息管理理念為引導，充分利用現代信息技術的優勢，才能不斷提高行政檔案管理的效率。一是要放低姿態，深化對文書檔案管理的認識，堅持以信息化引領檔案工作，堅持以技術化支持檔案管理工作，，有計劃、有目的地開展行政檔案信息化管理工作;二是要專項投入，增加行政檔案管理工作的資金投入，堅持將現代信息化設備應用到行政檔案的管理工作中，合理簡化資料收集、分類和整理，逐步實現檔案管理數字化和信息化。

2）瞄準“高素質”，加強管理團隊建設。行政檔案管理的主體素養高低，直接決定管理工作開展的質量。一是要培養互聯網思維，要求檔案管理人員對檔案業務特性進行關鍵信息抽取，不斷使得行政檔案發揮更大價值;二是要培養生涯規劃意識，檔案人員要主動創造機會接受培訓，不斷提高計算機信息應用能力，有效應對檔案信息化管理工作問題，切實提高檔案管理工作水平;三是要培養檔案管理適變能力，即在不斷變化的社會經濟環境下，擯棄傳統的檔案資料管理方式，不斷加大檔案管理資料的開發，不斷加強信息技術在檔案管理中的應用，提高檔案管理的信息化水平，讓行政檔案發揮更大資源價值。

3）規范“信息化”，建構資源管理平臺。行政檔案管理要立足互聯網技術支持，對原始檔案的內容、技術或服務利用加以整合或改善，收集檔案數字化后進行深加工，實現數字檔案應用增值。要本著安全應用的角度對行政檔案管理，建立三大檔案管理平臺。一是建立檔案處理平臺，即根據檔案情況進行初步加工設計，以便完成搜集和整理行政檔案資料工作，尤其在文件錄入、修改、刪除等方面實現規范化;二是建立檔案存儲平臺，要通過創建預歸檔管理和檔案管理兩大模塊，利用信息化技術將有保存價值的文件檔案按分類轉存歸檔，以確保其文件的完整性;三是建立檔案安全查詢系統，可創建檔案利用和“我的工作臺”模塊。一方面通過檔案利用模塊對電子文件瀏覽、下載、打印，對電子文件實施在線借閱申請及添加至收藏夾等操作;另一方面通過“我的工作臺”模塊，管理系統用戶的收藏夾及消息，設置上傳下載等任務，保障行政檔案資源安全應用與共享。

參考文獻

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