檔案數(shù)字化建設(shè)與企業(yè)檔案管理的相關(guān)探討

楊青

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國已經(jīng)正式進(jìn)入了信息化時代，信息技術(shù)的發(fā)展與普及改變了人們生活學(xué)習(xí)的方式，同時也促進(jìn)了很多行業(yè)的轉(zhuǎn)型與改革。時代與技術(shù)的發(fā)展推動著文化事業(yè)的發(fā)展，檔案管理作為企業(yè)管理工作中的一個重要部分，更加提出了管理的創(chuàng)新需求。在信息化時代中，檔案的信息具有重要的價值，因此，管理人員應(yīng)該充分應(yīng)用信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，實現(xiàn)信息化以及智能化檔案管理，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化發(fā)展。本文將從當(dāng)前形勢下企業(yè)檔案管理中存在的問題、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的意義以及企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)管理的策略三個方面進(jìn)行相關(guān)論述，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化建設(shè);企業(yè)檔案管理;相關(guān)探討

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.076

隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的發(fā)展，信息成為時代發(fā)展的主導(dǎo)力量，同時也是人們?nèi)粘Ｉ钪械闹匾Y源。就目前的發(fā)展情況來看，信息一方面體現(xiàn)出爆炸式增長的特征，使得人們獲取信息的渠道增加，而另一方面人們對于信息的需求也體現(xiàn)出個性化的發(fā)展趨勢。受到時代變化的影響，當(dāng)前人們獲取信息以及知識的方式也經(jīng)歷了變化的階段，目前我國網(wǎng)絡(luò)信息資源數(shù)量增長與用戶信息利用呈現(xiàn)出較大的矛盾，也給傳統(tǒng)檔案管理帶來了發(fā)展的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。國家檔案局“十三五”規(guī)劃提出：“持續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)”。到2020年，初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，基本建成與全面建設(shè)小康社會相適應(yīng)、有效服務(wù)國家治理和“五位一體”建設(shè)的檔案事業(yè)發(fā)展體系。檔案數(shù)字化已是社會發(fā)展的必然要求當(dāng)前檔案工作的重點(diǎn)工作。

1 當(dāng)前形勢下企業(yè)檔案管理中存在的問題

1）缺乏正確認(rèn)知。當(dāng)前，仍有很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)只注重抓經(jīng)營業(yè)績，對檔案管理工作存在認(rèn)知的不足，沒有正確認(rèn)識到檔案的重要意義，從而影響了檔案管理工作的規(guī)范化和信息化發(fā)展，使其難以達(dá)到新時期檔案工作的要求，由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致檔案管理工作難以開展。2）管理方式落后。當(dāng)前，很多企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時基本上還在使用傳統(tǒng)的管理模式與方法，依賴于人工的記錄與管理，即使有所謂的信息化也只是一個檔案目錄的電子化，缺乏信息技術(shù)的使用，從而導(dǎo)致檔案管理工作效率的落后。特別是在查詢以及信息更新、利用方面都存在滯后的現(xiàn)象，無法提供有效的信息查詢以及管理服務(wù)。管理方式的落后已經(jīng)無法適應(yīng)時代的發(fā)展，甚至導(dǎo)致檔案管理與其他部分工作出現(xiàn)脫節(jié)的情況，影響企業(yè)整體管理工作的開展。3）管理水平不高。部分企業(yè)沒有意識到檔案管理工作對于企業(yè)管理發(fā)展的重要性，因此在進(jìn)行人員管理與安排時存在不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r，導(dǎo)致檔案管理部門人員的專業(yè)素質(zhì)不高，管理水平較低下，進(jìn)而影響檔案管理工作的開展。部分企業(yè)的檔案員有些是快退休人員、有些是其他崗位不適應(yīng)輪換出來人員，由于沒有檔案管理工作經(jīng)驗，對于檔案分類、收集、整理或清理認(rèn)知不足，出現(xiàn)檔案雜亂、位置錯亂，甚至出現(xiàn)泄漏以及丟失的情況，嚴(yán)重影響企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量，造成企業(yè)的損失。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢

1）提升檔案管理效率。檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件，擴(kuò)大了檔案的利用空間，使其不再受孤本限制。首先，檔案數(shù)字化便于檢索和借閱，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平。其次，檔案數(shù)字化可以使檔案管理流程更加順暢，系統(tǒng)可為檔案的完整、準(zhǔn)確、安全提供有力保障，有利于實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。再者，檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平，有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管。在數(shù)字信息時代發(fā)展的背景下，檔案管理人員可以利用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)對大量繁雜的檔案信息進(jìn)行管理，進(jìn)而不斷提升檔案管理工作的效率，實現(xiàn)對資料的分析以及管理功能。這樣的技術(shù)不僅能夠促進(jìn)檔案管理效率的提升，同時還能夠提高資源保存的質(zhì)量，防止出現(xiàn)資料丟失的現(xiàn)象。2）促進(jìn)檔案分類合理。檔案數(shù)字化管理能夠促進(jìn)檔案分類的科學(xué)化與合理化，在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作中，由于工作人員缺乏相關(guān)的知識能力，在檔案整理與分類的過程中并沒有一個有效的規(guī)范準(zhǔn)則進(jìn)行指導(dǎo)與制約，導(dǎo)致檔案分類不合理，后期檔案查閱工作變得困難，可行性較低。但是檔案數(shù)字化后，通過計算機(jī)軟件就可實現(xiàn)對檔案資料分類的設(shè)置，工作人員通過極簡單的操作就能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)檔案的批量轉(zhuǎn)移與調(diào)整，保障企業(yè)檔案管理分類的科學(xué)性。在這樣的管理模式下，企業(yè)中不同種類的信息會變得更加清晰，當(dāng)管理人員需要對信息進(jìn)行查閱的時候就只需要關(guān)鍵詞的輸入就能夠?qū)崿F(xiàn)精確地查找，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)效率的提升，優(yōu)化企業(yè)的工作效率與質(zhì)量[1]。3）更新工作人員知識。要想實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化管理，不僅需要企業(yè)增加對信息建設(shè)方面工作的投入，同時還對檔案管理人員提出了較高的能力要求。在信息時代的發(fā)展背景下，企業(yè)檔案管理人員不僅要及時更新自己的檔案管理知識，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，還要提高自己處理信息技術(shù)以及檔案信息維護(hù)能力。由于檔案信息處于隨時更新的狀態(tài)，要想跟上檔案更新的速度，工作人員也應(yīng)隨時更新自己的知識能力，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作健康發(fā)展。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)與企業(yè)檔案管理的策略

1）使用現(xiàn)代化管理方法。在進(jìn)行企業(yè)檔案管理改革創(chuàng)新的過程中，企業(yè)應(yīng)該充分利用信息技術(shù)，使用現(xiàn)代化管理的方法，并提供人性化管理服務(wù)，在管理的過程中體現(xiàn)出信息技術(shù)的便利性與開放性特征，不斷創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)。通過上文的分析得知傳統(tǒng)的檔案管理模式更加依賴人工的參與，不僅會增加技術(shù)人員的工作壓力，同時還可能出現(xiàn)信息滯后的現(xiàn)象，給檔案的查詢與更新帶來極大的不便。但是在信息技術(shù)的支持下，企業(yè)可充分利用信息技術(shù)完善檔案管理系統(tǒng)，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，實現(xiàn)終端的信息查詢功能。通過賬號權(quán)限管理的方式進(jìn)行檔案管理，讓不同權(quán)限的用戶能夠隨時查詢檔案資料與信息，同時還能夠有效保護(hù)他人的信息，提升服務(wù)的質(zhì)量，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化[2]。2）完善檔案管理機(jī)制。要想提升檔案管理的效率與質(zhì)量，企業(yè)還應(yīng)該不斷完善檔案管理的機(jī)制，明確各部門的職責(zé)，保障檔案管理工作的有序開展。首先，管理人員應(yīng)該配合單位重新編寫檔案管理條款，完善管理機(jī)制，對于檔案管理工作中的各職能人員進(jìn)行明確的分工，并優(yōu)化其人力資源管理的方法。其次，管理人員還應(yīng)該完善檔案管理工作的獎懲制度，優(yōu)化信息技術(shù)的利用，激勵員工的工作積極性，不斷提高工作管理的效率，處于工作馬虎以及態(tài)度不認(rèn)真的員工更加應(yīng)該給予懲罰，才能夠端正其工作態(tài)度，提高管理的效率[3]。3）提升檔案共享程度。企業(yè)在進(jìn)行信息技術(shù)應(yīng)用時，應(yīng)充分考慮自身的發(fā)展條件，提升檔案共享的程度，為不同部門的工作人員提供更好的檔案信息查詢服務(wù)。對此，企業(yè)應(yīng)該加大檔案管理的信息化建設(shè)資金投入，為檔案資源的共享技術(shù)發(fā)展提供硬件支持。除此之外，管理人員在企業(yè)檔案信息共享的過程中還應(yīng)該把握信息共性的尺度，在共享的過程中遵守相關(guān)網(wǎng)絡(luò)規(guī)范，在提高資源的利用率的同時做好信息的安全。4）培養(yǎng)檔案管理人才。由于檔案資源管理與開發(fā)過程中需要融入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，比如信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)處理技術(shù)、信息縮微電子技術(shù)等，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案電子化的管理，增強(qiáng)檔案資源的作用和價值。因此，除了要加強(qiáng)創(chuàng)新理論的開發(fā)，加強(qiáng)檔案信息研發(fā)以及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)發(fā)展之外，還需加強(qiáng)對檔案現(xiàn)代管理人才的培訓(xùn)。現(xiàn)有的管理人員如果不進(jìn)行知識學(xué)習(xí)以及專業(yè)培訓(xùn)的話很難對龐大的館藏信息進(jìn)行管理，對于信息技術(shù)在檔案資源管理中的應(yīng)用與操作過程也不甚理解，無法實現(xiàn)對檔案資源的有效管理。因此，企業(yè)應(yīng)該重視檔案人員的專業(yè)能力培訓(xùn)工作，通過開設(shè)專題培訓(xùn)以及組織知識講座等形式提高檔案人員的知識水平與道德品質(zhì)，加強(qiáng)檔案資源的管理與開發(fā)。最后，企業(yè)還應(yīng)提高對人員招聘的要求，與各高校達(dá)成合作關(guān)系，引進(jìn)專業(yè)的檔案人才，不斷促進(jìn)檔案資源的開發(fā)與利用，提升企業(yè)的市場競爭力，創(chuàng)造更高的社會價值[4]。

4 結(jié)束語

綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理方法容易出現(xiàn)管理共享效率低、數(shù)據(jù)信息不夠準(zhǔn)確的現(xiàn)象。因此，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該充分利用信息技術(shù)，不斷完善檔案管理的機(jī)制，優(yōu)化檔案管理的系統(tǒng)與技術(shù)，為人們提供更加便捷的檔案管理服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[4]王競榮，曹景玉.淺談企業(yè)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)研究[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2018，26（03）：179.