檔案數字化建設與企業檔案管理的相關探討

楊青

摘 要：隨著信息技術的發展，我國已經正式進入了信息化時代，信息技術的發展與普及改變了人們生活學習的方式，同時也促進了很多行業的轉型與改革。時代與技術的發展推動著文化事業的發展，檔案管理作為企業管理工作中的一個重要部分，更加提出了管理的創新需求。在信息化時代中，檔案的信息具有重要的價值，因此，管理人員應該充分應用信息技術，創新檔案管理技術，實現信息化以及智能化檔案管理，進而促進檔案管理技術的現代化發展。本文將從當前形勢下企業檔案管理中存在的問題、企業檔案數字化建設的意義以及企業檔案數字化建設管理的策略三個方面進行相關論述，以供參考。

關鍵詞：檔案管理;數字化建設;企業檔案管理;相關探討

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.076

隨著知識經濟時代的發展，信息成為時代發展的主導力量，同時也是人們日常生活中的重要資源。就目前的發展情況來看，信息一方面體現出爆炸式增長的特征，使得人們獲取信息的渠道增加，而另一方面人們對于信息的需求也體現出個性化的發展趨勢。受到時代變化的影響，當前人們獲取信息以及知識的方式也經歷了變化的階段，目前我國網絡信息資源數量增長與用戶信息利用呈現出較大的矛盾，也給傳統檔案管理帶來了發展的機遇與挑戰。國家檔案局“十三五”規劃提出：“持續推進數字檔案館建設”。到2020年，初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化，基本建成與全面建設小康社會相適應、有效服務國家治理和“五位一體”建設的檔案事業發展體系。檔案數字化已是社會發展的必然要求當前檔案工作的重點工作。

1 當前形勢下企業檔案管理中存在的問題

1）缺乏正確認知。當前，仍有很多企業的領導只注重抓經營業績，對檔案管理工作存在認知的不足，沒有正確認識到檔案的重要意義，從而影響了檔案管理工作的規范化和信息化發展，使其難以達到新時期檔案工作的要求，由于領導對檔案管理工作不夠重視，導致檔案管理工作難以開展。2）管理方式落后。當前，很多企業在進行檔案管理工作時基本上還在使用傳統的管理模式與方法，依賴于人工的記錄與管理，即使有所謂的信息化也只是一個檔案目錄的電子化，缺乏信息技術的使用，從而導致檔案管理工作效率的落后。特別是在查詢以及信息更新、利用方面都存在滯后的現象，無法提供有效的信息查詢以及管理服務。管理方式的落后已經無法適應時代的發展，甚至導致檔案管理與其他部分工作出現脫節的情況，影響企業整體管理工作的開展。3）管理水平不高。部分企業沒有意識到檔案管理工作對于企業管理發展的重要性，因此在進行人員管理與安排時存在不夠嚴謹的情況，導致檔案管理部門人員的專業素質不高，管理水平較低下，進而影響檔案管理工作的開展。部分企業的檔案員有些是快退休人員、有些是其他崗位不適應輪換出來人員，由于沒有檔案管理工作經驗，對于檔案分類、收集、整理或清理認知不足，出現檔案雜亂、位置錯亂，甚至出現泄漏以及丟失的情況，嚴重影響企業檔案管理工作的質量，造成企業的損失。

2 檔案數字化建設的優勢

1）提升檔案管理效率。檔案數字化能有效地保護檔案原件，擴大了檔案的利用空間，使其不再受孤本限制。首先，檔案數字化便于檢索和借閱，有利于提高檔案館工作效率和現代化水平。其次，檔案數字化可以使檔案管理流程更加順暢，系統可為檔案的完整、準確、安全提供有力保障，有利于實現檔案信息資源的社會共享。再者，檔案數字化可以提高檔案信息化管理水平，有利于確保數字檔案永久保存和安全保管。在數字信息時代發展的背景下，檔案管理人員可以利用大數據處理技術對大量繁雜的檔案信息進行管理，進而不斷提升檔案管理工作的效率，實現對資料的分析以及管理功能。這樣的技術不僅能夠促進檔案管理效率的提升，同時還能夠提高資源保存的質量，防止出現資料丟失的現象。2）促進檔案分類合理。檔案數字化管理能夠促進檔案分類的科學化與合理化，在傳統的企業檔案管理工作中，由于工作人員缺乏相關的知識能力，在檔案整理與分類的過程中并沒有一個有效的規范準則進行指導與制約，導致檔案分類不合理，后期檔案查閱工作變得困難，可行性較低。但是檔案數字化后，通過計算機軟件就可實現對檔案資料分類的設置，工作人員通過極簡單的操作就能夠實現企業檔案的批量轉移與調整，保障企業檔案管理分類的科學性。在這樣的管理模式下，企業中不同種類的信息會變得更加清晰，當管理人員需要對信息進行查閱的時候就只需要關鍵詞的輸入就能夠實現精確地查找，進而促進企業生產效率的提升，優化企業的工作效率與質量[1]。3）更新工作人員知識。要想實現企業檔案數字化管理，不僅需要企業增加對信息建設方面工作的投入，同時還對檔案管理人員提出了較高的能力要求。在信息時代的發展背景下，企業檔案管理人員不僅要及時更新自己的檔案管理知識，學習先進的檔案管理技術，還要提高自己處理信息技術以及檔案信息維護能力。由于檔案信息處于隨時更新的狀態，要想跟上檔案更新的速度，工作人員也應隨時更新自己的知識能力，促進企業檔案管理工作健康發展。

3 檔案數字化建設與企業檔案管理的策略

1）使用現代化管理方法。在進行企業檔案管理改革創新的過程中，企業應該充分利用信息技術，使用現代化管理的方法，并提供人性化管理服務，在管理的過程中體現出信息技術的便利性與開放性特征，不斷創新檔案管理系統。通過上文的分析得知傳統的檔案管理模式更加依賴人工的參與，不僅會增加技術人員的工作壓力，同時還可能出現信息滯后的現象，給檔案的查詢與更新帶來極大的不便。但是在信息技術的支持下，企業可充分利用信息技術完善檔案管理系統，引進先進的設備，實現終端的信息查詢功能。通過賬號權限管理的方式進行檔案管理，讓不同權限的用戶能夠隨時查詢檔案資料與信息，同時還能夠有效保護他人的信息，提升服務的質量，進一步增強檔案管理的規范化[2]。2）完善檔案管理機制。要想提升檔案管理的效率與質量，企業還應該不斷完善檔案管理的機制，明確各部門的職責，保障檔案管理工作的有序開展。首先，管理人員應該配合單位重新編寫檔案管理條款，完善管理機制，對于檔案管理工作中的各職能人員進行明確的分工，并優化其人力資源管理的方法。其次，管理人員還應該完善檔案管理工作的獎懲制度，優化信息技術的利用，激勵員工的工作積極性，不斷提高工作管理的效率，處于工作馬虎以及態度不認真的員工更加應該給予懲罰，才能夠端正其工作態度，提高管理的效率[3]。3）提升檔案共享程度。企業在進行信息技術應用時，應充分考慮自身的發展條件，提升檔案共享的程度，為不同部門的工作人員提供更好的檔案信息查詢服務。對此，企業應該加大檔案管理的信息化建設資金投入，為檔案資源的共享技術發展提供硬件支持。除此之外，管理人員在企業檔案信息共享的過程中還應該把握信息共性的尺度，在共享的過程中遵守相關網絡規范，在提高資源的利用率的同時做好信息的安全。4）培養檔案管理人才。由于檔案資源管理與開發過程中需要融入先進的科學技術，比如信息技術、大數據處理技術、信息縮微電子技術等，才能夠實現檔案電子化的管理，增強檔案資源的作用和價值。因此，除了要加強創新理論的開發，加強檔案信息研發以及數據結構發展之外，還需加強對檔案現代管理人才的培訓。現有的管理人員如果不進行知識學習以及專業培訓的話很難對龐大的館藏信息進行管理，對于信息技術在檔案資源管理中的應用與操作過程也不甚理解，無法實現對檔案資源的有效管理。因此，企業應該重視檔案人員的專業能力培訓工作，通過開設專題培訓以及組織知識講座等形式提高檔案人員的知識水平與道德品質，加強檔案資源的管理與開發。最后，企業還應提高對人員招聘的要求，與各高校達成合作關系，引進專業的檔案人才，不斷促進檔案資源的開發與利用，提升企業的市場競爭力，創造更高的社會價值[4]。

4 結束語

綜上所述，傳統的檔案管理方法容易出現管理共享效率低、數據信息不夠準確的現象。因此，企業檔案管理人員應該充分利用信息技術，不斷完善檔案管理的機制，優化檔案管理的系統與技術，為人們提供更加便捷的檔案管理服務。

參考文獻

[1]劉云川.檔案數字化建設與企業檔案管理研究[J].辦公室業務，2018，300（19）：113.

[2]白巧麗.檔案數字化建設與企業檔案管理研究[J].辦公室業務，2020，000（007）：119-120.

[3]王寧.企業檔案數字化建設工作探討[J].建材與裝飾，2018，000（010）：212.

[4]王競榮，曹景玉.淺談企業檔案管理的數字化建設研究[J].科技經濟導刊，2018，26（03）：179.