檔案數字化建設助力企業信息資源實現共享

李欣艷

摘 要：信息化時代，科技的發展促進社會信息資源的深刻變革。數字檔案信息資源要與時俱進，不斷完善工作機制，以滿足人們日益增長的檔案查詢需求。本文根據當前數字檔案信息資源共享機制的現狀，探討了建設檔案資源共享系統的方法。

關鍵詞：檔案信息資源;共享機制

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.082

在步入信息化時代的今天，采用先進的信息化網絡技術對現有檔案館館藏檔案資料進行有效的開發利用和管理，對檔案館綜合服務指標進行整體性提高，已成為每一位檔案工作者所面臨的挑戰。企業檔案管理工作數字化建設已成為當今企業檔案館的主攻課題。全面實現信息資源共享將成為檔案工作的全新目標。

1 檔案信息資源共享現狀分析

1）檔案信息資源共享意識薄弱。目前，各級檔案館尚存在各自為政的現狀，在檔案信息化建設中，檔案工作者有資源共享意識，但沒有共享的動力，檔案信息成了“信息孤島”。檔案信息資源共享依賴于各級檔案部門之間、檔案部門與社會之間的合作，檔案工作者要從“以藏為主”向“開發利用為主”的觀念轉變，從思想上改變過去追求“小而全”“大而全”理念，向尋求網絡資源共享的觀念轉變。

2）檔案信息資源共享內容單一。許多檔案館網站只有館藏的簡介和目錄，內容單一，信息量少。有些檔案館雖然開發了信息資源數據庫，但條目少，檢索功能差，絕大多數不支持全文檢索，信息資源內容不夠豐富，用戶能夠檢索到的大多都是一些檔案的題錄和摘要信息，檢索結果難以令人滿意。現有的檔案信息資源網站分類條目粗，二次檢索沒有多角度反映檔案文件內容，影響了用戶利用的效率。

3）檔案信息資源共享領域少。在檔案信息資源開發共享過程中，由于開發所用的管理軟件、數據庫類型和數據庫結構的不同，導致檔案信息資源不能完成跨系統、跨庫、跨平臺的網絡化數據共享。近幾年，國家加大了與國計民生有關的檔案資源的共享和利用，但目前利用的領域很少。資源共享的主要領域是醫療保健和電子政務，而其他領域則較少涉及。通過醫療健康檔案信息平臺和電子政務共享和利用，提高政府服務效率和民生滿意度，進一步推進信息平臺建設。

4）檔案信息資源共享制度不完善。檔案數字化的發展也在與時俱進，檔案信息資源的標準化建設在總體上已經有了一定的成果。檔案信息資源的編排、文檔的格式和查詢的內容和方法以及檔案館的建設規范都已經有了相對穩定的體系。但目前存在的問題是，不同檔案館之間制定的標準和規范有所差異，在具體實施過程中沒有強制性要求，檔案的收錄、查詢和抽取都比較隨意。而實際上，各個檔案館之間是相對獨立又互相聯系，如果存在較大的差異，就很容易增加資源共享機制的建設難度和維護成本。共享經濟時代，統一的標準將會極大改善信息的交互，因此在建設共享機制時要考慮到未來的用戶需求發展和時代發展的趨勢。

2 數字檔案信息資源共享機制的構建

1）建立檔案信息資源共享網絡平臺。共享網絡平臺是以網站為外部表現形式的平臺，用戶可以通過網站的搜索界面檢索到相關的檔案信息資源，以此實現檔案信息資源共享的目的。檔案館可以在省、市檔案局的全面領導下，先建立檔案信息內網，搭建檔案信息資源共享平臺，區、縣檔案館積極參與。網絡共享平臺主要通過數據專線將省、市、區檔案資源聯系起來，建立檔案信息內網。檔案館可通過專用數據線上傳檔案數據庫，在省、市檔案館網站查詢檔案信息，或通過共享網站設置口令加密鑰訪問模式，實現館際共享。通過館際共享平臺，實現異地跨館利用，給檔案利用者提供了便利，提升了檔案服務的效率。

2）制定人事檔案信息資源共享標準。通過國家相關政策引導，以及人事檔案管理部門的科學管理措施，不斷完善人事檔案技術標準、管理標準，以及制度標準，適當續編及修訂現有的標準規范。不斷加強當前檔案數字化工作相關標準的約束力，避免采用自行擬定的標準與規范。在實際工作中，對于文件本身就是某種文本、圖形等格式的電子文件來說，其數字化共享工作需要做的只是將這類數據按規定轉化成規范格式，然后按一定的組織方式存儲;對于文件是傳統載體的文字或圖像來說，要按照統一規范采用文本方式、掃描錄入方式、存儲圖文方式等進行統一處理，加強人事檔案信息化建設。

3）提升檔案信息安全保障能力。第一，硬件設備所存放環境的安全。硬件設備容易受到外界因素影響，如檔案室內適宜的溫度（濕度）、防災能力、防塵措施、防盜等都要落到實處，創造一個良好安全的設備環境，防止檔案信息直接或間接丟失。第二，網絡信息安全。網絡信息安全的主要隱患是病毒入侵、木馬程序等，需要安裝防火墻和殺毒軟件，防止計算機系統數據被病毒感染和破壞。第三，建立健全檔案信息安全管理制度。隨著網絡的廣泛普及，信息資源共享面臨著后臺數據系統安全、網絡侵權、數據機密信息泄露等威脅。完善現有信息安全保障機制，加強網絡安全技術研發;加強信息安全立法，如制定電子簽名條例、禁止非法入侵法、網絡信息保護法等為檔案信息資源共享提供了法律保障。只有不斷完善網絡信息安全保障機制，才能創造出良好的網絡信息環境，共享政府信息資源。第四，建立檔案信息共享規范。為規范檔案資源共建共享，確保檔案資源可持續性，營造安全、規范、開放的共享環境，各省（市）檔案館應實行檔案制度化、規范化管理。比如，制定跨館查閱利用辦法、跨館查閱利用平臺工作流程、檔案信息安全管理制度等，進一步加強對檔案資源共享過程的管理，從法規上規范共享行為，確保數字檔案信息安全共享，提高檔案部門的共享水平。

4）拓展檔案資源共享方式。（1）公眾參與和平臺共建共享。公眾參與是檔案資源共享的重要環節。為了更好地發揮共享檔案資源的價值，公眾參與大大提高共享建設效率。共享檔案資源平臺根據廣大民眾的需求實現共享，有效提升公共服務的效率，能夠不斷提高平臺服務質量，產生新的經濟價值，推動共享平臺的建設。公眾參與檔案資源共享，調動全社會力量，推動開放數據創新，通過檔案資源共享實現“1+1>2”的信息融合。目前，我國檔案資源平臺與政府平臺的共建共享，有利于挖掘檔案資源價值，提高政府服務質量和效率，給用戶提供更快捷的服務，避免過去用戶“重復提交、重復跑腿”的現象。比如江西省實現館際間“一站式”查檔服務，100多家檔案局館平臺上傳檔案目錄數據2000多萬條。（2）推廣移動終端服務。每年通過移動設備訪問網站的人數都在增加，截至2018年12月，我國互聯網手機用戶規模為8億多，98.6%的用戶通過手機使用互聯網。根據移動互聯網的發展趨勢，新媒體廣泛普及，政府機構與檔案部門應致力于新媒體研發，用戶在移動設備終端實現檔案資源的共享。有些國家已經實現公眾通過移動終端訪問基于web的內容，通過移動終端提高共享文件的公開使用率。

3 結束語

檔案信息化建設是企業信息化建設的重要組成部分，是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇，是加速檔案管理現代化的客觀要求，也是提高檔案服務水平的必由之路。企業要適應信息化社會的發展形態，緊跟時代發展的脈搏，在檔案信息化建設道路上不斷邁出建設性的步伐。

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