數(shù)字時代檔案整理與著錄工作的新發(fā)展

摘 要：隨著信息化和數(shù)字化在各個領(lǐng)域的應(yīng)用日漸廣泛，檔案管理已經(jīng)步入數(shù)字化時代，檔案管理方法和體系發(fā)生了重大變化，管理效率也得到很大提升。為了研究數(shù)字時代檔案整理與著錄工作的開展現(xiàn)狀，找出數(shù)字時代檔案整理與著錄工作中面臨的發(fā)展難點(diǎn)，本文對檔案整理與著錄數(shù)字化、信息化問題進(jìn)行了闡述與分析。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時代;檔案整理;著錄;檔案管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要以紙質(zhì)記錄保存為主，管理效率低下，隨著當(dāng)今信息量的逐漸增大，紙質(zhì)管理記錄諸多不便日漸凸顯，檔案保存工作也較難推進(jìn)。紙質(zhì)檔案容易破損，檔案數(shù)據(jù)保密性差，查閱檢索起來費(fèi)時費(fèi)力。無論是檔案的整理、保存、著錄、后期修復(fù)都存在著諸多問題。

1 檔案整理與著錄工作概述

檔案管理整理與著錄工作主要分為：普查、重新組合、規(guī)范著錄及規(guī)范分類號等方面。檔案普查是指檔案進(jìn)行分析與整理，去除無效數(shù)據(jù)和雙重備份的數(shù)據(jù)以及沒有保存價值的數(shù)據(jù)，釋放檔案儲存空間。重新組合是指對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行重新排序和編碼，將有關(guān)聯(lián)性的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一分類，按照關(guān)聯(lián)性進(jìn)行排序，以便后期查找。規(guī)范著錄則是指按照著錄規(guī)則和特定的格式，分析檔案的內(nèi)容和形式特征，選擇及記錄檔案目錄。檔案著錄規(guī)則一般包括原則、方回式方法、著錄項(xiàng)目、格式、主要規(guī)則、標(biāo)識符號等。規(guī)范分類號指檔案管理人員根據(jù)國家的提名規(guī)范以及慣例進(jìn)行準(zhǔn)確地提名，規(guī)范檔案名稱。

2 數(shù)字時代檔案整理與著錄工作的新發(fā)展

2002年，國家檔案局正式發(fā)布了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，隨著《綱要》的發(fā)布及逐漸深入落實(shí)，檔案管理的信息化進(jìn)程在我國逐漸推進(jìn)，檔案基礎(chǔ)工作已基本實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理。

1）檔案整理基礎(chǔ)工作計(jì)算機(jī)化。數(shù)字化時代，檔案的整理與著錄工作已基本告別傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存及純?nèi)肆ぷ?。?dāng)前我國檔案整理與著錄工作已基本實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，從檔案的錄入、檢查完善、檔案的規(guī)范著錄、分類編號及檔案查找索引等全部過程都由計(jì)算機(jī)工具來完成。2）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)廣泛應(yīng)用。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)已在各個高校、企業(yè)及政府部門的檔案整理工作中廣泛應(yīng)用。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)以信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)為技術(shù)支撐，以其科學(xué)化、高效率、云端化為基本特點(diǎn)，在檔案整理與著錄工作中產(chǎn)生了重要影響。3）計(jì)算機(jī)編程為基礎(chǔ)的檔案管理云平臺。大數(shù)據(jù)時代，計(jì)算機(jī)編程技術(shù)在各行各業(yè)領(lǐng)域中的應(yīng)用越來越廣泛。計(jì)算機(jī)編程技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用可為檔案管理建立智能化云平臺，實(shí)現(xiàn)檔案整理與著錄工作的智能化發(fā)展。

3 “南大之星”檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用分析

“南大之星”檔案管理系統(tǒng)是一款研發(fā)和使用較為成熟的檔案管理軟件，目前國內(nèi)很多高校和眾多領(lǐng)域內(nèi)的企業(yè)都購買使用該軟件作為主要檔案管理工具，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化。

“南大之星”檔案管理系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入以Excel電子表格為基礎(chǔ)，系統(tǒng)對電子表格的格式要求較高。檔案信息的檢查完善主要是對電子表格格式及檔案具體信息的檢查，而電子表格格式中的案卷名稱和案卷次序則十分重要。檔案信息導(dǎo)入過程中，需要檔案管理者在軟件中設(shè)置登錄名和密碼，以保證檔案信息的安全性。信息保存則是將檔案信息表全部移動至對應(yīng)的檔案門類的類目中，在系統(tǒng)中可自動顯示檔案年份和檔案名稱，操作十分智能化。

4 基于java編程技術(shù)的檔案管理云平臺研究

基于java編程技術(shù)的檔案管理云平臺是指以java編程技術(shù)為依托，以智能化、云端化為特點(diǎn)的新型檔案管理平臺，在數(shù)字時代，以編程為基礎(chǔ)的檔案智能管理是一種重要且高效的管理方式，其核心技術(shù)支撐即為計(jì)算機(jī)編程技術(shù)。

檔案信息的提取主要通過Tika類庫來實(shí)現(xiàn)，該類庫具有強(qiáng)大的格式兼容功能，可識別各種類型的檔案源文件。在檔案信息的存儲方面，該平臺主要使用Fast DFS進(jìn)行文件的存儲，可以滿足高效訪問、靈活拓展等需求。檔案數(shù)據(jù)分析是數(shù)字時代檔案整理工作中的重要方面，基于java編程的工具庫有多種，管理人員可根據(jù)管理需要調(diào)用不同功能的庫進(jìn)行分析，分析過程實(shí)現(xiàn)智能化，促進(jìn)了檔案信息數(shù)據(jù)分析效率的極大提高。

5 數(shù)字時代檔案整理與著錄工作中存在的難點(diǎn)與問題

數(shù)字時代為檔案的整理和著錄工作提供了發(fā)展機(jī)遇，同時也帶來一系列問題，其中較為典型的問題即包括電子檔案著錄規(guī)則不完善、著錄格式設(shè)置難度較高及系統(tǒng)穩(wěn)定性有待提高。

1）電子檔案著錄規(guī)則不完善。傳統(tǒng)的檔案著錄規(guī)則較完善，但由于發(fā)展時間短暫等原因，電子檔案的著錄規(guī)則不完善，很多地方規(guī)定有所欠缺，電子檔案著錄體系不完整，內(nèi)容缺失嚴(yán)重，著錄規(guī)則缺乏明確的規(guī)定，這導(dǎo)致電子檔案著錄不規(guī)范，檔案信息混亂，在管理方面增加了難度。因此完善電子檔案著錄體系，明確著錄規(guī)則十分緊迫且必要。2）著錄格式設(shè)置難度較高。電子檔案結(jié)構(gòu)中沒有過多的著錄項(xiàng)目，管理人員需要根據(jù)結(jié)構(gòu)載體、類型、規(guī)格進(jìn)行著錄，同時也要對字節(jié)、字符等進(jìn)行著錄，這需要一定的技巧與專業(yè)知識，還需要一定的計(jì)算機(jī)操作技能，對著錄工作人員的專業(yè)技能要求較高?，F(xiàn)實(shí)工作過程中，很多著錄管理員在設(shè)置著錄格式的過程中，由于不規(guī)范不專業(yè)造成著錄工作混亂或錯誤，拖慢整體檔案管理進(jìn)度和效率，給檔案管理帶來困難。3）系統(tǒng)穩(wěn)定性有待提高。目前，檔案整理與著錄工作多通過信息化檔案管理系統(tǒng)來操縱和完成，但檔案管理系統(tǒng)存在著穩(wěn)定性能不足的問題，很多系統(tǒng)由于穩(wěn)定性差，導(dǎo)致檔案整理效率低，甚至出現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)丟失或信息更新保存失敗的現(xiàn)象，這給檔案管理工作造成極大困難。

6 數(shù)字時代檔案整理與著錄工作路徑優(yōu)化方案

1）明確與規(guī)范著錄標(biāo)準(zhǔn)。重視電子檔案文件級著錄工作的開展和推進(jìn)，明確和規(guī)范著錄規(guī)則，從各個文件級別制定完善的著錄規(guī)則和內(nèi)容體系，為著錄工作的開展提供標(biāo)準(zhǔn)與原則。一方面我國著錄規(guī)則研究人員群體在研究我國檔案著錄規(guī)則的同時，要重視對國際標(biāo)準(zhǔn)的研究，拓展研究著錄規(guī)則，多方面借鑒檔案著錄研究成果;另一方面，檔案管理人員則需要充分學(xué)習(xí)當(dāng)前著錄方法與著錄規(guī)則，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)檔案著錄操作步驟。2）加強(qiáng)檔案安全性管理。對于任何部門來講，檔案信息一定程度上都屬于保密信息，因此檔案安全性管理在檔案管理工作中十分重要。加強(qiáng)檔案安全管理可從以下兩個方面進(jìn)行：一是要提高檔案管理人員的安全意識，做足安全意識培訓(xùn)工作，切實(shí)保護(hù)檔案信息安全;另一方面，要加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時代信息平臺安全性能建設(shè)，下載或購買安全保護(hù)軟件工具，提高檔案整理與著錄工作的安全性，保護(hù)檔案信息安全。3）提高電子檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定性。提高電子檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性，則必須從技術(shù)的升級與系統(tǒng)的管理方面來進(jìn)行。首先，技術(shù)是檔案管理系統(tǒng)的主要支撐，因此要加大技術(shù)研發(fā)和優(yōu)化力度，優(yōu)化系統(tǒng)平臺的穩(wěn)定性;其次則是要加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)的管理與維護(hù)，日常定期檢查系統(tǒng)軟件的運(yùn)行情況。

7 結(jié)語

綜上所述，數(shù)字時代的檔案管理與著錄工作無論在工作方式還是工作平臺方面均發(fā)生了重大變化。數(shù)字時代在為檔案整理與著錄帶來優(yōu)勢和便利的同時，也帶來了困難與挑戰(zhàn)，如何利用好數(shù)字時代的優(yōu)勢，破解電子檔案管理與著錄的難題便成為當(dāng)前檔案管理工作中要重點(diǎn)解決的問題。

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作者簡介

張旭艷（1983-），女，漢族，山西忻州人，本科，初級檔案管理員，研究方向：檔案管理。