淺析技師學(xué)院檔案管理的問題與對策

趙蕾

摘 要：人事檔案管理是人力資源管理工作的重要內(nèi)容。對于技師學(xué)院來說，人事檔案管理的工作顯得更加重要。隨著現(xiàn)代科技及信息化技術(shù)的快速發(fā)展，技師學(xué)院傳統(tǒng)的人事檔案管理體系開始暴露出越來越多的問題。分析和解決這些問題和不足，對人事部門來說，意義重大。

關(guān)鍵詞：技師學(xué)院;人事檔案管理

人事檔案管理工作是做好干部人事管理工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。人事檔案是反映教職工學(xué)習(xí)、工作、生活等個人經(jīng)歷和德才水平的重要記錄，直接關(guān)系著教師教學(xué)、教研、職稱評定，直接關(guān)系到干部考核任用，關(guān)系到技師學(xué)院全面、正確選聘、選拔人才，是人事管理工作的效率和質(zhì)量的直觀體現(xiàn)。因此，做好人事檔案管理工作對于技師學(xué)院來說，具有十分重要的意義。

1 當(dāng)前技師學(xué)院人事檔案管理存在的問題

隨著教育改革的深化及技師學(xué)院的發(fā)展，人事檔案管理在基礎(chǔ)性工作與檔案隊(duì)伍建設(shè)上都取得了一定成績，檔案管理意識逐漸加強(qiáng)，人事檔案的重要性進(jìn)一步顯現(xiàn)。但就人事檔案管理現(xiàn)狀來看，仍與時代的要求和發(fā)展的需要存在差距，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

1）人事檔案管理體制的科學(xué)性不強(qiáng)。在部分技師學(xué)院，人事檔案管理并未統(tǒng)一歸口，有的人檔案在組織部門，有的在人事部門，有的在人才交流中心，一個單位的人事檔案在幾個部門存放，關(guān)系十分混亂。造成人事檔案材料不能及時入檔和傳遞遺失。

2）人事檔案管理的現(xiàn)代化水平不高。相比于教學(xué)、教研等核心工作，檔案工作始終處于邊緣和輔助的位置，人事檔案管理普遍現(xiàn)代化水平不高。首先，技師學(xué)院人事檔案管理缺乏專業(yè)化的人才。檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，這就要求檔案管理人員掌握檔案專業(yè)理論知識和方法，接受專業(yè)的教育培訓(xùn)，通過專業(yè)技術(shù)資格的考核等。但就實(shí)際情況來看，真正檔案專業(yè)出身的很少，具有專業(yè)資格的專職檔案管理員更是屈指可數(shù)。其次，檔案管理缺乏現(xiàn)代化的手段。由于長期投入不足，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)歷史欠帳太多，檔案管理軟件的開發(fā)和數(shù)據(jù)更新更為滯后。現(xiàn)代電子設(shè)備和技術(shù)即使有所應(yīng)用，也僅僅完成了一些人事檔案的信息錄入工作，大量的人才信息還未進(jìn)行全面的開發(fā)和有效的信息化，因而也就不能實(shí)現(xiàn)充分共享。

3）人事檔案信息內(nèi)容的全面性和真實(shí)性不夠。由于歷史原因，在當(dāng)前人事檔案的十大類材料中，履歷材料、自傳材料、鑒定考核、考察材料、政治歷史情況的審查材料等幾類材料的共同特點(diǎn)就是信息內(nèi)容較為陳舊。部分工作時間長，流動頻率小的人這幾類材料一般都是好幾年甚至是十幾年前填寫的信息;而部分年輕人的人事檔案中，這幾類材料空白居多。“學(xué)歷”材料殘缺，檔案內(nèi)容的全面性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性僅僅依靠相對人提供的證件及道德自律來保證。

2 如何優(yōu)化技師學(xué)院人事檔案管理

人事檔案管理中存在的這些問題和不足，嚴(yán)重阻礙了我國人事檔案管理工作的提高，對于技師學(xué)院自身的發(fā)展也造成了不利影響，必須要從以下幾個方面進(jìn)行改革和優(yōu)化：

1）更新人事檔案管理理念。隨著人才流動普遍化，傳統(tǒng)人事檔案管理理念局限性凸顯，我們必須認(rèn)識到，人事檔案管理不僅是服務(wù)于人事管理而是服務(wù)于人的發(fā)展，要從人才在組織內(nèi)部的發(fā)展需要出發(fā)，根據(jù)人事管理需要形成并提供相應(yīng)的人事檔案，而且要整理提供滿足人才流動后體現(xiàn)其歷史能力與業(yè)績的檔案信息材料。管理者要具備社會視野在管理檔案信息上與時俱進(jìn)，實(shí)時更新。

2）改革技師學(xué)院人事檔案管理體制。在人事檔案管理上，首要的是實(shí)現(xiàn)垂直領(lǐng)導(dǎo)和管理，成立院級的檔案管理中心和建立各層級的人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)模式至關(guān)重要，成立權(quán)威的管理機(jī)構(gòu)，可以及時的處理隨時可能出現(xiàn)的矛盾，解決紛繁復(fù)雜的問題。

3）健全技師學(xué)院人事檔案管理制度。在學(xué)院內(nèi)部，應(yīng)健全查閱、轉(zhuǎn)遞、保管保密等制度，確保將人事檔案納入檔案工作體系中。同時，建立檔案信息交流制度并認(rèn)真執(zhí)行，這樣才能將管理工作做實(shí)做細(xì)。

4）提高技師學(xué)院人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。充分利用計(jì)算機(jī)開發(fā)人事信息管理系統(tǒng)，使其不僅僅在檢索、編目、借閱、統(tǒng)計(jì)等方面發(fā)揮作用。要建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，改變單機(jī)作業(yè)現(xiàn)狀，建立具有速度快、數(shù)據(jù)準(zhǔn)、容量大等特色數(shù)字化信息平臺，實(shí)現(xiàn)開放式檔案信息

共享。

5）務(wù)實(shí)人事檔案信息基礎(chǔ)性工作。做好人事檔案的收集、整理、歸檔工作。提高人事檔案管理人員的檔案意識和責(zé)任意識，必須充分認(rèn)識到，人事檔案原始記錄是作為一種具有法律效力的憑證。要努力拓寬信息渠道，辨別信息來源，廣泛收集人事檔案材料，充實(shí)人事檔案內(nèi)容，盡量使之齊全完整。在檔案材料收集、整理過程中，要堅(jiān)持原則，實(shí)事求是，嚴(yán)格把關(guān)、科學(xué)鑒定，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性和可靠性。進(jìn)一步加強(qiáng)對年齡、學(xué)籍、工作時間等信息內(nèi)容及原始材料的核查審定，提高信息數(shù)據(jù)的可靠性。要全方位提高技師學(xué)院人事檔案管理者的素質(zhì)，尤其是使用信息管理系統(tǒng)和相關(guān)數(shù)據(jù)庫的技能。要持續(xù)加強(qiáng)管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，從新進(jìn)管理人員中挑選專業(yè)性強(qiáng)、積極性高的人加入到人事檔案管理隊(duì)伍。要對現(xiàn)有人員進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)。適當(dāng)引入競爭機(jī)制，保持隊(duì)伍活力，不斷滿足人事檔案管理的新需要。

6）提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員往往從事的是文檔保管以及接收工作，經(jīng)常不受重視，很多檔案管理人員也覺得個人的工作根本沒有前途。因此，要想提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，必須要注意以下幾點(diǎn)：第一，提高檔案管理人員的工作觀念，所有的檔案管理人員都必須要有奮發(fā)向上的精神，必須要充分意識到檔案工作的重要性，特別是在信息時代，信息資源是非常關(guān)鍵的。第二，針對檔案專職人員和兼職人員開展專業(yè)的培訓(xùn)教育。檔案工作具有相當(dāng)強(qiáng)的專業(yè)性，而且在崗的非檔案工作人員占據(jù)較多，所以對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)至關(guān)重要。不可以只是重視培訓(xùn)的形式化，必須要切實(shí)加強(qiáng)檔案管理人員的工作技能，豐富管理知識，科學(xué)制定培訓(xùn)計(jì)劃，有效組織培訓(xùn)內(nèi)容，積極提升培訓(xùn)水平。第三，制定完善的激勵制度，充分調(diào)動檔案管理者的工作積極性和主動性。檔案管理人員長時期與各種檔案打交道，工作十分枯燥，很有可能出現(xiàn)職業(yè)倦怠的情況，所以技師院校必須要給予其適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎勵和精神鼓勵，促使他們高效完成創(chuàng)新性工作和基礎(chǔ)性工作。

7）將檔案運(yùn)行工作作為學(xué)校年度重點(diǎn)工作計(jì)劃的組成部分。作為技師院校的檔案部門，在管理過程中必須要進(jìn)行績效管理，進(jìn)而方便檔案管理人員認(rèn)真做好自己的分內(nèi)工作，提升工作效率。應(yīng)該將檔案管理工作列入學(xué)校年度工作目標(biāo)中，在這個基礎(chǔ)上，讓檔案部門擁有一些考核權(quán)限，分解檔案工作內(nèi)容，所有的工作內(nèi)容都必須要給予其對應(yīng)的分值。不僅要將部門作為單位來考核，而且必須要考核立卷歸檔單位的分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員，將崗位責(zé)任制真正落實(shí)到位。對每個層面的違規(guī)人員，必須要結(jié)合實(shí)際情況，給予適當(dāng)?shù)膽土P。如果個人或者立卷歸檔部門有不錯的年度完成效果，應(yīng)該給予其獎勵。

總之，技師學(xué)院人事檔案管理工作是學(xué)校檔案管理的重要組成部分，在學(xué)校建設(shè)和發(fā)展中起著重要作用。隨著社會經(jīng)濟(jì)和技師學(xué)院教育事業(yè)的迅速發(fā)展，原有檔案管理模式已不能適應(yīng)技師學(xué)院事業(yè)發(fā)展。在這種情形下，技師學(xué)院人事檔案管理改革勢在必行。更新管理理念，改革管理模式，健全管理制度，提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平和信息內(nèi)容的全面性、真實(shí)性是優(yōu)化技師學(xué)院人事檔案管理的有效手段。

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