探析基建工程檔案管理的瓶頸及解決方法

楊林

摘 要：我國(guó)基建工程項(xiàng)目數(shù)量逐年增加，由此便對(duì)工程檔案的管理工作提出更高要求，針對(duì)目前檔案管理管理意識(shí)不夠高度、管理模式不夠先進(jìn)、規(guī)章制度不夠力度、人員素質(zhì)不夠達(dá)標(biāo)等管理上的瓶頸問(wèn)題，本文提出針對(duì)性解決方法，希望為基建工程檔案管理的發(fā)展提供一定幫助。

關(guān)鍵詞：管理瓶頸;基建工程;管理意識(shí)

基建工程高速發(fā)展，為我國(guó)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)質(zhì)量及數(shù)量提供一定保障，基建工程的檔案工作需要在建筑工程全流程下展開(kāi)，提煉、分類、整理出文字、圖片、視頻等工程信息，為建設(shè)工程總體進(jìn)度體現(xiàn)提供保障。檔案管理并不僅僅包括前期項(xiàng)目文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件等，還包括監(jiān)理文件及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等，因此對(duì)基建工程進(jìn)行全流程檔案管理，能夠全面、真實(shí)反映出項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程。

1 基建工程進(jìn)行檔案管理的重要性討論

建設(shè)工程檔案對(duì)于基建工程來(lái)說(shuō)，有著相當(dāng)重要的作用。它不僅是建設(shè)工程竣工驗(yàn)收時(shí)的必備資料，還為工程本身的管理、維修、改建、擴(kuò)建、恢復(fù)等工作提供依據(jù)。同時(shí)，建設(shè)工程檔案還可以為城市規(guī)劃、工程設(shè)計(jì)、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、工程備案等提供可靠的憑證，還可以作為歷史查考、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)交流、科學(xué)研究的信息資源。

2 基建工程中對(duì)于檔案管理的瓶頸分析

2.1 管理意識(shí)不夠高度

基建工程進(jìn)行檔案管理，則需面對(duì)眾多繁雜數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)量龐大是管理中最突出問(wèn)題，因此需要檔案管理人員以正確心態(tài)及較高意識(shí)水平，為檔案管理工作梳理好工作流程。但目前因?yàn)椴糠謾n案管理人員的管理意識(shí)達(dá)不到應(yīng)有高度，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，不利于穩(wěn)定的檔案收集、分類工序，另外管理意識(shí)中錯(cuò)誤判斷理論知識(shí)的重要性大于實(shí)踐操作，較易造成檔案整理不規(guī)范現(xiàn)象出現(xiàn)。

2.2 管理模式不夠先進(jìn)

基建工程存在施工周期長(zhǎng)、各工序階段多等特點(diǎn)，因此進(jìn)行全流程下的檔案管理工作有一定難度，目前檔案管理模式相對(duì)陳舊、不夠先進(jìn)，這對(duì)于完整記錄整個(gè)基建工程，有不利影響。基建檔案管理若不及時(shí)，將會(huì)出現(xiàn)連鎖性差錯(cuò)，從中得到的啟示便是檔案管理模式應(yīng)建立在及時(shí)、高效基礎(chǔ)上，以免發(fā)生管理滯后現(xiàn)象，造成檔案資料丟失情況，這將對(duì)后續(xù)基建工程的數(shù)據(jù)發(fā)展產(chǎn)生障礙。

2.3 規(guī)章制度不夠力度

部分基建工程的檔案管理工作尚未完善其管理中的規(guī)章制度，導(dǎo)致了檔案管理中常會(huì)出現(xiàn)遺漏、分類錯(cuò)誤等情況，不利于基建工程調(diào)檔研究后續(xù)發(fā)展走向。檔案建立中，若某一項(xiàng)目出現(xiàn)問(wèn)題，則應(yīng)對(duì)整體檔案進(jìn)行檢查管理，確保問(wèn)題解決后，檔案仍可被繼續(xù)使用，但缺少規(guī)章制度一定力度下的控制，則意味著檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，將會(huì)對(duì)后續(xù)整理、歸檔步驟造成困難，不利于基建工程工作的良好實(shí)施。

2.4 人員素質(zhì)不夠達(dá)標(biāo)

基建工程涉及的項(xiàng)目流程較多，這對(duì)檔案管理人員提出高素質(zhì)要求，如何在有限的時(shí)間內(nèi)，完成工程所有文字、圖紙的收集分類，并將具有爭(zhēng)論的檔案做以分析上報(bào)，對(duì)管理人員來(lái)說(shuō)具備極大挑戰(zhàn)。但目前部分檔案管理人員素質(zhì)較不達(dá)標(biāo)，不能按時(shí)完成應(yīng)盡義務(wù)，拖緩總體歸檔工作進(jìn)程，應(yīng)進(jìn)行相關(guān)優(yōu)化。

3 基建工程中檔案管理瓶頸的解決方法

3.1 提升管理意識(shí)的必要性

檔案管理人員的意識(shí)充分提高，可在檔案完善的基礎(chǔ)上，建立起基建工程的技術(shù)、流程等規(guī)范化操作指南，對(duì)基建工程進(jìn)程中的各項(xiàng)巡檢工作有指導(dǎo)意義。進(jìn)行管理意識(shí)提高，可在前期加強(qiáng)與其他單位間的溝通聯(lián)系，引進(jìn)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)的相關(guān)制度，并將先進(jìn)思想良好學(xué)習(xí)，在基建工程的理論整理中，融合知識(shí)和技術(shù)操作等多重檔案資料，并將電子計(jì)算機(jī)技術(shù)予以使用，建立基建工程電子檔案，進(jìn)而可提高檔案管理中的準(zhǔn)確性能。管理意識(shí)提升，便于培養(yǎng)出檔案管理的相關(guān)人才隊(duì)伍，保證人才結(jié)構(gòu)完整。

3.2 優(yōu)化管理模式的先進(jìn)性

管理模式應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，建設(shè)先進(jìn)性、具備創(chuàng)新意識(shí)的管理模式很有現(xiàn)實(shí)影響作用，將對(duì)基建工程項(xiàng)目的順利開(kāi)展起基礎(chǔ)意義。管理模式的優(yōu)化，應(yīng)從以往管理經(jīng)驗(yàn)中進(jìn)行總結(jié)，首先在檔案資料的收集步驟中，提高管理力度，確保每一份基建工程項(xiàng)目資料不被落下，保障檔案完整性，另外收集完成后需進(jìn)行仔細(xì)核驗(yàn)，確認(rèn)無(wú)誤后方可歸檔;其次在檔案管理的質(zhì)量分析中，需將建檔規(guī)律摸清，保證檔案在統(tǒng)一制式下，遵守特定操作規(guī)范準(zhǔn)則，完成分類、編號(hào)、組檔等工作。

3.3 提高規(guī)章制度的可行性

規(guī)章制度完善優(yōu)化后，應(yīng)具備一定可行性，才可對(duì)基建工程的發(fā)展起到促進(jìn)影響，也減少檔案管理人員做無(wú)用功的比例，提高整個(gè)項(xiàng)目的工作效率。管理制度實(shí)施中也應(yīng)注意兩點(diǎn)內(nèi)容，其一是為確保基建工程檔案的有效性，應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)控力度，詳細(xì)記錄每一資料下的檔案質(zhì)量要求，確保檔案管理起到多方約束作用;其二是要根據(jù)基建工程的進(jìn)度，嚴(yán)格把控檔案管理的進(jìn)展，確保雙方同步完成，以此實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的一手資料把控目的，更利于檔案管理工作高效完成。

3.4 增加人員培養(yǎng)的普及性

基建檔案的管理部門(mén)應(yīng)在規(guī)章制度制定后，嚴(yán)格按照制度要求去組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，在培訓(xùn)過(guò)程中不僅需要對(duì)員工管理能力、操作規(guī)范等進(jìn)行提高，還需要加強(qiáng)對(duì)管理人員思想、政治以及文化等綜合素質(zhì)進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的法律意識(shí)和管理意識(shí)。在對(duì)基建檔案管理過(guò)程中務(wù)必要秉承認(rèn)知負(fù)責(zé)的態(tài)度，將檔案在項(xiàng)目完結(jié)后，及時(shí)歸檔處理，避免當(dāng)下需要調(diào)檔使用時(shí)，再去現(xiàn)場(chǎng)收集檔案的不良工作方式發(fā)生。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上，基建工程建設(shè)中離不開(kāi)檔案管理工作提供的各項(xiàng)保障支持，因此在檔案管理工作遇到瓶頸問(wèn)題時(shí)，管理人員應(yīng)提出有效解決方法，比如提升管理意識(shí)的必要性、優(yōu)化管理模式的先進(jìn)性、提高規(guī)章制度的可行性、增加人員培養(yǎng)的普及性等。在基建工程開(kāi)展的完整過(guò)程中，檔案管理人員需要根據(jù)以上解決方案，將建議充分融合進(jìn)現(xiàn)有檔案管理工作體系內(nèi)，保障基建工程有序開(kāi)展。

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