探析基建工程檔案管理的瓶頸及解決方法

楊林

摘 要：我國基建工程項目數(shù)量逐年增加，由此便對工程檔案的管理工作提出更高要求，針對目前檔案管理管理意識不夠高度、管理模式不夠先進、規(guī)章制度不夠力度、人員素質(zhì)不夠達標等管理上的瓶頸問題，本文提出針對性解決方法，希望為基建工程檔案管理的發(fā)展提供一定幫助。

關(guān)鍵詞：管理瓶頸;基建工程;管理意識

基建工程高速發(fā)展，為我國基礎(chǔ)設施的建設質(zhì)量及數(shù)量提供一定保障，基建工程的檔案工作需要在建筑工程全流程下展開，提煉、分類、整理出文字、圖片、視頻等工程信息，為建設工程總體進度體現(xiàn)提供保障。檔案管理并不僅僅包括前期項目文件、設計文件、施工文件等，還包括監(jiān)理文件及項目竣工驗收文件等，因此對基建工程進行全流程檔案管理，能夠全面、真實反映出項目建設過程。

1 基建工程進行檔案管理的重要性討論

建設工程檔案對于基建工程來說，有著相當重要的作用。它不僅是建設工程竣工驗收時的必備資料，還為工程本身的管理、維修、改建、擴建、恢復等工作提供依據(jù)。同時，建設工程檔案還可以為城市規(guī)劃、工程設計、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、工程備案等提供可靠的憑證，還可以作為歷史查考、總結(jié)經(jīng)驗、技術(shù)交流、科學研究的信息資源。

2 基建工程中對于檔案管理的瓶頸分析

2.1 管理意識不夠高度

基建工程進行檔案管理，則需面對眾多繁雜數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)量龐大是管理中最突出問題，因此需要檔案管理人員以正確心態(tài)及較高意識水平，為檔案管理工作梳理好工作流程。但目前因為部分檔案管理人員的管理意識達不到應有高度，對檔案管理的重要性認識不足，不利于穩(wěn)定的檔案收集、分類工序，另外管理意識中錯誤判斷理論知識的重要性大于實踐操作，較易造成檔案整理不規(guī)范現(xiàn)象出現(xiàn)。

2.2 管理模式不夠先進

基建工程存在施工周期長、各工序階段多等特點，因此進行全流程下的檔案管理工作有一定難度，目前檔案管理模式相對陳舊、不夠先進，這對于完整記錄整個基建工程，有不利影響。基建檔案管理若不及時，將會出現(xiàn)連鎖性差錯，從中得到的啟示便是檔案管理模式應建立在及時、高效基礎(chǔ)上，以免發(fā)生管理滯后現(xiàn)象，造成檔案資料丟失情況，這將對后續(xù)基建工程的數(shù)據(jù)發(fā)展產(chǎn)生障礙。

2.3 規(guī)章制度不夠力度

部分基建工程的檔案管理工作尚未完善其管理中的規(guī)章制度，導致了檔案管理中常會出現(xiàn)遺漏、分類錯誤等情況，不利于基建工程調(diào)檔研究后續(xù)發(fā)展走向。檔案建立中，若某一項目出現(xiàn)問題，則應對整體檔案進行檢查管理，確保問題解決后，檔案仍可被繼續(xù)使用，但缺少規(guī)章制度一定力度下的控制，則意味著檔案管理標準不統(tǒng)一，將會對后續(xù)整理、歸檔步驟造成困難，不利于基建工程工作的良好實施。

2.4 人員素質(zhì)不夠達標

基建工程涉及的項目流程較多，這對檔案管理人員提出高素質(zhì)要求，如何在有限的時間內(nèi)，完成工程所有文字、圖紙的收集分類，并將具有爭論的檔案做以分析上報，對管理人員來說具備極大挑戰(zhàn)。但目前部分檔案管理人員素質(zhì)較不達標，不能按時完成應盡義務，拖緩總體歸檔工作進程，應進行相關(guān)優(yōu)化。

3 基建工程中檔案管理瓶頸的解決方法

3.1 提升管理意識的必要性

檔案管理人員的意識充分提高，可在檔案完善的基礎(chǔ)上，建立起基建工程的技術(shù)、流程等規(guī)范化操作指南，對基建工程進程中的各項巡檢工作有指導意義。進行管理意識提高，可在前期加強與其他單位間的溝通聯(lián)系，引進對檔案管理人員進行培養(yǎng)的相關(guān)制度，并將先進思想良好學習，在基建工程的理論整理中，融合知識和技術(shù)操作等多重檔案資料，并將電子計算機技術(shù)予以使用，建立基建工程電子檔案，進而可提高檔案管理中的準確性能。管理意識提升，便于培養(yǎng)出檔案管理的相關(guān)人才隊伍，保證人才結(jié)構(gòu)完整。

3.2 優(yōu)化管理模式的先進性

管理模式應與時俱進，建設先進性、具備創(chuàng)新意識的管理模式很有現(xiàn)實影響作用，將對基建工程項目的順利開展起基礎(chǔ)意義。管理模式的優(yōu)化，應從以往管理經(jīng)驗中進行總結(jié)，首先在檔案資料的收集步驟中，提高管理力度，確保每一份基建工程項目資料不被落下，保障檔案完整性，另外收集完成后需進行仔細核驗，確認無誤后方可歸檔;其次在檔案管理的質(zhì)量分析中，需將建檔規(guī)律摸清，保證檔案在統(tǒng)一制式下，遵守特定操作規(guī)范準則，完成分類、編號、組檔等工作。

3.3 提高規(guī)章制度的可行性

規(guī)章制度完善優(yōu)化后，應具備一定可行性，才可對基建工程的發(fā)展起到促進影響，也減少檔案管理人員做無用功的比例，提高整個項目的工作效率。管理制度實施中也應注意兩點內(nèi)容，其一是為確保基建工程檔案的有效性，應加強監(jiān)控力度，詳細記錄每一資料下的檔案質(zhì)量要求，確保檔案管理起到多方約束作用;其二是要根據(jù)基建工程的進度，嚴格把控檔案管理的進展，確保雙方同步完成，以此實現(xiàn)項目檔案的一手資料把控目的，更利于檔案管理工作高效完成。

3.4 增加人員培養(yǎng)的普及性

基建檔案的管理部門應在規(guī)章制度制定后，嚴格按照制度要求去組織檔案管理人員進行培訓，在培訓過程中不僅需要對員工管理能力、操作規(guī)范等進行提高，還需要加強對管理人員思想、政治以及文化等綜合素質(zhì)進行培訓，增強管理人員的法律意識和管理意識。在對基建檔案管理過程中務必要秉承認知負責的態(tài)度，將檔案在項目完結(jié)后，及時歸檔處理，避免當下需要調(diào)檔使用時，再去現(xiàn)場收集檔案的不良工作方式發(fā)生。

4 結(jié)語

綜上，基建工程建設中離不開檔案管理工作提供的各項保障支持，因此在檔案管理工作遇到瓶頸問題時，管理人員應提出有效解決方法，比如提升管理意識的必要性、優(yōu)化管理模式的先進性、提高規(guī)章制度的可行性、增加人員培養(yǎng)的普及性等。在基建工程開展的完整過程中，檔案管理人員需要根據(jù)以上解決方案，將建議充分融合進現(xiàn)有檔案管理工作體系內(nèi)，保障基建工程有序開展。

參考文獻

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