大數據背景下推進檔案創新管理的途徑分析

王鵬霖?茍浩洋

摘 要：檔案資源在當前社會發展中起著重要的作用，可以為各個行業提供可靠權威的信息，為了更好地發揮檔案資源的作用，本文就對大數據背景下，當前檔案管理工作的特點、存在的問題進行分析，并從中探討檔案創新管理的途徑。

關鍵詞：大數據;檔案管理;特點;問題;創新;途徑

大數據時代的到來，給當前的檔案管理工作帶來挑戰的同時也帶來發展機遇，檔案管理部門要結合當前存在的問題，加強對大數據技術的應用，做好檔案管理工作的創新，從而更好地促進檔案管理工作的開展。

1 大數據背景下檔案管理的特點

1）檔案數量大。大數據背景下，數據儲存的方式多元化，存量也得到了很大的拓展，因此檔案的數量不斷地增多，不僅包括有文字資料，還包括更多的圖片資料、視頻資料等等，也給檔案管理工作帶來新的挑戰。特別是隨著科學技術的發展，許多信息技術都得到了有效的應用，從中所產生的信息數據不斷增多，導致檔案信息不斷增多。

2）檔案運用需求多元化。大數據時代下，不僅檔案數量會增多，關于檔案的運用需求也逐漸呈現出多元化，不僅檔案信息的制造者同時也是信息的運用者。隨著時代的發展，當前人們的活動不斷地增多，活動類型也多種多樣，許多成功開展的活動都會被用來當做成功案例來呈現，因此對于檔案信息的運用也就逐漸增多。此外，隨著人們文化水平的提高，對于信息的訴求來講求根源性，力求信息的真實和有效，所以對于原始檔案的應用也不斷增多。

3）檔案價值精細。隨著大數據技術在我們生活和工作中的廣泛應用，大量的信息數據也隨之被挖掘，加強對這些信息數據的分析和應用非常重要。目前，許多工作活動都需要借助檔案來呈現，而且大部分都采用文字和圖片的形式保存，比如會議內容、會議圖片等，這些檔案信息十分重要，所以大數據背景下的檔案價值十分精細。

2 大數據背景下檔案管理存在的問題

1）存在技術問題。雖然大數據背景下，檔案的價值越來越重要，但是在實際的管理和應用中，依然存在較多的問題。首先，當前檔案管理存在著技術性的問題。隨著大量活動的開展，數據不斷增多，數據的儲存十分重要，目前人們十分關注的是檔案信息的安全性問題。大數據背景下，大部分檔案都是采用電子化的方式進行儲存，但是和傳統的紙質化檔案相比，電子化檔案存在著安全性問題，由于信息技術水平的限制，部分電子檔案容易出現泄露的問題。此外，信息技術的限制，導致部分紙質檔案和電子檔案無法進行有效的對接，導致檔案的完整性受到影響。

2）缺乏適宜的管理流程。在傳統的檔案管理中，工作人員只需要按照一定的分類標準對檔案內容進行管理，并且做好相關的標記，方便之后的檔案查詢。大數據背景下，檔案信息數量急劇增多，各類信息之間存在較大的關聯性，如果依舊采用傳統的管理方式，不僅會增加工作負擔，還會影響檔案信息的儲存，影響之后的檔案信息查詢。大數據背景下，大部分檔案信息都是以電子化的方式存在，是無法使用傳統紙質版檔案管理方式和流程開展工作的，所以加強對檔案管理的創新十分重要。

3）缺乏高素質的工作人員。大數據背景下，信息的類型增多，傳播渠道不斷增多，導致檔案信息數量不斷增多，而龐大的信息數據也存在良莠不齊的現象，給檔案管理工作人員的工作地阿萊很大的難度，工作人員很難根據現有的知識來對信息進行辨別。在開展傳統的檔案管理工作中，工作人員只需要具備基本的檔案管理知識就可以開展工作，但是在大數據背景下，工作人員不僅要具備檔案管理專業知識，更要具備較高的計算機技術，大數據技術，要熟悉使用各種管理軟件，從而保證檔案信息的安全性，提高檔案管理效率。但是目前大部分檔案管理工作人員的素質要求是遠遠沒有達到以上的要求的，這也是當前檔案管理工作創新面對的困境之一。

4）缺乏合適的檔案儲存手段。大數據背景下，檔案信息大部分都是電子信息，在儲存時，不能再使用傳統的儲存方式，而是要選用創新的方式。但是許多部門在開展檔案管理工作中，依然是采用傳統的儲存方式，依舊是用計算機或者其他儲存硬件進行檔案信息的儲存，這樣的儲存方式不利于促進檔案管理工作的創新和發展。隨著信息技術的發展，當前檔案的儲存方式也不斷地增多，工作人員需要對檔案進行分類和歸納，并且做好關鍵詞的編排，更好地提高檔案信息的查詢效率。但是在儲存和查詢過程中，如果缺乏良好的技術保護和職業道德，檔案信息容易泄露，不僅會影響檔案個人，更會直接影響到單位的形象。

3 大數據背景下檔案創新管理的途徑

1）更新檔案管理觀念。大數據背景下，要實現檔案的創新管理，首先要對當前的檔案管理觀念進行更新，在傳統的管理理念中，認為檔案是非常神秘的，只能給相關的人員進行查閱，這樣的觀念會制約著檔案的利用和發展。大數據背景下，要創新管理觀念，加強對檔案信息的應用，要將檔案信息轉化為服務的內容，面向全社會構建檔案服務功能，為廣大人群提供更加便利的信息服務。所以在開展檔案管理工作，不僅要做好檔案的歸納和管理工作，更要做好對檔案的應用，幫助相關人員獲得準確的檔案信息，提高檔案的利用效率。

2）創新服務模式。大數據背景下，工作人員要對當前的檔案服務模式進行創新，特別是當前檔案管理服務的對象多樣化，在進行檔案信息建設時，也要實現多元化的信息挖掘，為對象提供更多的信息資源，實現檔案的創新管理。在大數據技術的支撐之下，當前檔案信息數據已經轉化為一種資源，可以對檔案信息進行深度的挖掘和分析利用，為服務對象提供更加準確的信息資源，從而更好地促進各個行業的發展。所以，在大數據背景下，檔案管理工作不僅需要對信息數據進行重組挖掘，更需要結合服務對象的需求來加強對信息資源的建設，加強檔案管理的創新。

3）優化檔案的儲存方式。當前人們對于信息的隱私性十分重要，所以大數據背景下，工作人員要做好檔案儲存方式的優化，加強對檔案信息的保護。第一，檔案管理部門的檔案信息不僅多，而且具有很強的可靠性和權威性，對促進社會發展起著十分重要的作用，所以在管理檔案時，不僅要做好紙質版的儲存，更要做好數字化管理，借助一些現代化的技術來對傳統紙質版檔案進行數字化的轉換，提高檔案儲存的安全性。但是在工作中，工作人員依舊要做好對紙質檔案的保存，比如要做好防火防水防蟲等各種保護措施，避免紙質檔案出現損壞，從而影響檔案資料的完整性。關于電子的檔案，工作人員要及時更新技術，做好防火墻管理，保證電子檔案的安全，促進檔案管理工作的穩定發展。

4）加強對工作人員素養的培養。檔案管理工作人員的素養直接影響工作質量，所以要實現檔案管理的創新，必須要提升工作人員的綜合素養。首先，單位部門要重視對檔案管理人員的專業培訓，加大資金投入，組織工作人員定期參加培訓，比如定期參加計算機技術學習，提高他們的計算機水平。第二，單位部門要發揮好老員工的作用，通過老員工引導新員工的方式來為新員工積累更多的工作經驗，減少工作出現的錯誤，更好地保證檔案信息的安全性和有效性。最后，在招聘工作人員，要提高招聘門檻，要求不僅要具備有良好的專業素質，更要具備良好的職業道德素養，良好的服務態度等，從而更好地促進檔案管理工作的創新和發展。

總的來說，大數據技術快速發展的今天，創新十分重要，傳統的檔案管理工作也要做好創新工作，加強對大數據技術的應用，促進檔案管理工作的開展，加強對檔案資源的深度挖掘，為各行各業提供準確有效的數據，更好地促進我國社會的發展。

參考文獻

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