大數據治理背景下機關檔案數據治理路徑研究與實現

曾婷?危婭婷?王恒

摘 要：政府機關檔案是社會治理、城市管理的重要數據來源，呈現出體量大、多源、異構、復雜等特點，同時也存在數據冗余重復、數據質量良莠不齊、數據標準不一等問題。本文從機關檔案數據的內涵、類型與特點出發，揭示檔案數據治理在機關檔案數據管理與服務中的必要性，設計機關檔案數據治理步驟，并根據工作實際建立具備可實施性的數據治理實現路徑與方法。

關鍵詞：機關檔案;檔案數據;數據治理

大數據環境下，信息技術與經濟社會的交匯融合引發了大數據迅猛增長，數據已成為國家基礎性戰略資源[1]。“數據”已成為國家治理、社會治理中不可或缺的因素，數據管理部門應積極探索數據治理之道，提升數據管理能力，充分發揮數據資產的價值，有效支撐社會治理與實踐變革。近年來，隨著檔案事業的推動與發展，各級各類檔案機構檔案數據快速增長，匯聚了大量的電子文件、照片、錄音、錄像等數據資源，檔案數據呈現出體量大、類型豐富、載體多樣、結構復雜等特點。截止2017年底，全國檔案數字化資源達2243萬GB[2]。檔案作為管理、文化與智力活動的可靠證據和社會演變的反映的唯一性，是負責、透明的國家和社會管理行為的治理基礎[3]。大量的非結構化、異構性、多源性數據給傳統的檔案數據管理方式帶來了極大的挑戰，為充分發揮機關檔案在數字政府建設與社會治理活動中的作用，如何開展檔案數據治理，實現高質生產、高效管理、深度開發、高度共享成為當前機關檔案數據管理的重要課題。

1 機關檔案數據概述

1.1 機關檔案數據內涵

檔案數據是指在檔案管理過程中產檔案數字副本、原生電子文件、元數據、網頁數據、用戶數據、應用數據、系統數據等各種類型數據，是記錄檔案數據產生與收集、處理與分析、存儲與傳輸、開放與利用、銷毀與處置等全生命周期的檔案數據集。機關檔案數據是機關在公務活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、格式載體的歷史記錄的數字形態數據[4]，又包含了辦公自動化系統、業務系統產生的歸檔電子文件及其元數，還包含了檔案管理系統中產生的操作日志、組織與用戶、檔案利用、數據統計、數據存儲、系統運行等數據。

1.2 機關檔案數據來源及類型

機關檔案數據主要來源于兩個方面：一是業務部門通過行政審批業務系統辦理業務事項產生的業務電子文件及其元數據;二是檔案部門通過檔案系統進行著錄、編目、數字化、編研、統計、鑒定、維護等行為產生的數字模擬檔案數據與業務活動數據。

根據數據內容，機關檔案數據可大致劃分為文件型、信息型兩大類。其中，文件型包含原生電子文件、檔案數字副本、網頁等文件級數據;信息型包含元數據、用戶數據、統計數據、編研成果、操作日志、利用登記、在線利用等信息級數據。根據數據格式，機關檔案數據可大致劃分為PDF、Word、Excel、JPEG、TIFF、XML、WAV、MPEG等類型數據。

1.3 機關檔案數據特點

機關檔案數據具有量大、多源、異構、復雜等特點。隨著全國范圍內數字檔案館及數字檔案室建設，檔案數字化資源量急劇增長，數據體量不斷增大;檔案單軌制工作探索與推進，電子文件與電子檔案數量不斷增加，檔案數據結構差異化明顯，數據格式各異，檔案數據體量與復雜性不斷增加。

機關檔案數據具有周期性、動態性和關聯性。機關檔案主要由公文辦理與行政審批等業務活動產生，形成的檔案數據在時序上具有鮮明的周期性特點，同時需要根據辦理項目生命周期對檔案進行動態的跟蹤管理，確保檔案之間的關聯性，為后續查詢利用、管理決策奠定基礎。

機關檔案數據具有證據性、憑證性。各政府機關部門檔案數據具有追源考證、權益維護、矛盾調解等價值作用，是城市管理與建設、經濟社會發展的重要記錄，是社會治理與發展的重要基礎數據。

2 機關檔案數據治理作用與意義

2.1 推動檔案數據精細化管理

現階段，機關檔案數據管理的主要對象是以文件形式存在的檔案數據，以信息形式存在的檔案數據往往被忽視，如用戶利用數據、文件內容數據、統計分析數據等都未能納入檔案數據管理工作中。檔案數據治理將改變傳統管理對象的范疇，是基于對數據信息本身的治理，重在對“數據”本身的組織、管理、分析與利用，“數據”尺度的管理工作比“文件”尺度更深入、更細致[5]，更有利于實現對檔案數據精細化管理，為檔案數據智能化分析與開放利用提供數據基礎。

2.2 規范數據采集，提升檔案數據質量

機關檔案數據具有多源性、異構性，存在不同系統產生的數據格式不一致、數據項缺失、數據冗余重復、數據驗證方式差異等問題。基于信息生命周期的檔案數據治理，是對檔案數據從產生到消亡的各個階段進行全方位治理[6]，從檔案數據生產、收集、組織、分析、存儲、利用、銷毀等各環節進行規范化、流程化、標準化控制與治理，將極大地提升檔案數據質量，為保全檔案數據證據性、憑證性提供了質量保障。

2.3 發揮檔案數據資政服務作用

政府機關檔案是記錄和反映政府部門在不同歷史時期工作的情況，是社會管理和城市發展的重要歷史記錄，是重要數據資源，對政府部門總結城市發展規律、推動管理決策、提升社會治理水平具有重要的參考價值。開展機關檔案數據治理，深度開發數據價值，有利于提升檔案數據資政服務能力，為領導決策提供有力支持。

2.4 滿足檔案數據高度共享需求

傳統檔案管理“重藏輕用”、“重文件輕數據”、“重后端輕前端”，造成了檔案數據信息孤島、橫向與縱向共享路徑不通暢等問題，數據治理以“數據”為核心，以用途為導向，拋棄原有數據管理部門的本位主義，強調數據價值的發揮與應用，通過打通數據傳輸通道，橫向聯接業務數據管理與利用部門、縱向聯結上下級數據管理與應用部門，可滿足機關單位內部、上級業務主管部門之間的數據開發與共享。

參考文獻

[1]中華人民共和國中央政府.國務院印發《促進大數據發展行動綱要》[EB/OL][2020-06-15].

http：//www.gov.cn/xinwen/2015-09/05/content_2925284.htm.

[2]中華人民共和國國家檔案局.在全國檔案局局長會議上的工作報告[EB/OL][2020-07-14].

http：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/201801/4620821e0eb549c389abef95d4b8af36.shtml.

[3]江蘇檔案.檔案，正在成為治國理政的重要基礎性力量[EB/OL][2020-06-15].

https：//mp.weixin.qq.com/s/1RM2m7jekzxs9d9rWHMfLw.

[4]中華人民共和國國家檔案局.國家檔案局發布第13號令《機關檔案管理規定》[EB/OL][2020-07-14].http：//www.saac.gov.cn/daj/xxgk/201810/8515c1f79e904e08aef8bf63dcc9b1f7.shtml.

[5]錢毅，劉濤.面向智能檔案管理的企業數據治理路徑研究[J].山西檔案，2018（02）：5-8.

[6]胡曉慶.信息生命周期理論視角下的檔案數據治理策略研究[J/OL][2020-06-11].山西檔案.

http：//kns.cnki.net/kcms/detail/14.1162.g2.20200521.2043.004.html.

[7]中國社會科學院語言研究所詞典編輯室.現代漢語詞典.北京：商務印書館，1988：70.

[8]華人民共和國中央政府.國務院關于印發促進大數據發展行動綱要的通知[EB/OL]

[2020-06-15].http：//www.gov.cn/zhengce/content/2015-09/05/content_10137.htm.

作者簡介

曾婷（1988-），館員，主要從事檔案信息化建設。

危婭婷（1994-），助理館員，主要從事檔案信息化建設。

王恒（1988-），工程師，主要從事辦公自動化與自然資源和規劃信息化建設。