大數據時代企業檔案管理發展對策研究

韓金霞

摘 要：企業檔案真實記錄著企業創立到發展中各項生產、經營、管理等業務情況，同時反映著其不同時期的經營戰略走向，是企業管理系統中不可或缺的一部分。對于現代化企業而言，檔案資源的來源及構成越發豐富，且具有極高的靈活性，增加了相關管理工作難度。而大數據時代的到來，很多尖端科技的應用導入，為企業檔案管理發展創造了良好的環境支持，其踐行勢在必行。

關鍵詞：大數據;檔案管理;企業管理

隨著信息技術的快速發展，社會已經變成了信息化的社會，以往企業對檔案的管理方法不能快速地收集和使用企業當中的大量檔案信息和數據內容。所以，企業現在一定要找出在檔案管理工作當中出現的問題。然后在大數據背景下，企業要對檔案管理的工作進行創新，設計一個合理的檔案管理方法，這樣才可以使企業的檔案管理工作得到完善，從而提升企業的管理質量和效率。

1 關于大數據的解析

在信息化發展主導的時代新格局下，大數據已被世界廣為熟知，并逐步滲透到了人類生產生活的方方面面，作為一種新型生產力，其應用價值越發凸顯。對大數據及其應用的認知，是最大限度地發揮其潛能，并服務企業檔案管理創新優化的關鍵。時至今日，大數據作為一個跨學科、多領域的研究主題，引發了許多學者、專業人員及機構的高度關注，并從不同維度視角進行了闡述。“大數據”概念率先在世界知名信息存儲設備公司EMC組織的“云計算相遇大數據”大會上被提出，“它是對各種數據永不休止的積聚的一種表征”。同時，學者涂子沛從社會屬性層次上進行了解讀，“大數據時代是一個更開放的社會、一個權力更分散的社會、一個網狀的大社會”。本質上而言，大數據同時附帶有多重屬性，既是一種技術科學，又是一種工具資源，為組織或個人提供了豐富的信息支持，其應用范疇不斷拓展，重點體現在服務客戶、優化流程、改善生活以及研發創新等方面，所帶來的便捷性體驗，開啟了人類社會發展美好未來。時至今日，在各類尖端科技的加持下，大數據的優勢特征越發多元，包括海量化、多樣性、高速性、精確性、有效性以及價值大等，對其應用功能價值的進一步探索與挖掘，是每個企業深度思考的問題，一定程度上決定著其發展未來。

2 大數據技術在企業檔案管理中的應用的必要性

隨著企業管理理念和思想的發展，管理方法和技術也得到不斷的發展，現代企業管理需要大量的技術支撐和決策依據，這些資源一方面來自企業外部，另一方面則來自企業內部長期積累的檔案資料。越來越多的企業逐漸認識到檔案管理的重要性和價值創造力，逐漸將檔案列為一種企業資源，作為企業發展可靠的憑證和依據，成為企業可利用或供決策的資源，在企業管理中發揮其特有的作用。而大數據技術以其快速、高效的數據收集、管理、分析和處理能力滿足了企業的這一需求，逐漸成為企業檔案管理的一種工具，并發揮出了重要作用。

3 大數據時代企業檔案管理發展的對策

3.1 強化企業內部檔案信息化管理意識，加強信息化建設

大數據時代下各行業都有了相應的檔案信息化管理，科技軟件硬件設備與技術更新較快，企業檔案館需充足的資金與專業的操作人員，才能對軟硬件與技術進行建設使用。企業首先要加強企業干部、領導層的知識創新，打破傳統用人機制，掃除信息化管理的阻礙。積極舉辦講座、工作會議等強調檔案信息化的重要意義，在企業內部樹立一致認同信息化管理的意識，幫助信息化建設的實施。要依據信息技術吸收傳統檔案管理工作中的經驗與優點，積極應用先進的管理設備與軟件系統，幫助員工學習檔案信息化管理方面知識與技術，促進檔案信息化工作的有效實施。網絡與計算機可將文件資料上傳至計算機存儲設備或云存儲中，實現眾多檔案資料的再開發、再利用，在共享下充分發揮檔案信息化的作用，方便企業內部對企業檔案的利用，在網絡管理員的協助下提高企業運作速度。

3.2 強化檔案管理職能，提升人員素質

實現海量檔案資源數據和檔案應用系統的整合，開展檔案信息資源的有效配置，不斷發揮檔案集合效應，從而適應檔案資源利用共享的需要。縱向加強監督指導，打破“壁壘”，加強與其他職能部門溝通協調，尋求工作上相互支持配合，加強業務之間的聯合，實現優勢互補，充分開發利用，明確檔案信息資源整合的主體。數據價值的關鍵是無限的再利用，發揮其潛在價值，這從技術層面對人才提出了較高要求，加強對檔案人員的能力培訓，使其具備信息化專業能力、專業知識分析能力及綜合管理素質等，才能使大數據下的檔案管理發揮最大效能。加強人才培訓，除了提高專業技能外，還應加強對人才的管理激勵，才能不斷吸納優秀的管理團隊。一應注重專業崗位的動態管理，讓人才和崗位匹配;二要創建人才服務平臺，為吸收引進優秀專業人才創造條件。

3.3 升級檔案管理系統，加強電子文件歸檔

現有檔案管理系統多數是基于單機或局域網建立的，為適應大數據時代的發展趨勢，需要對現有檔案管理系統進行升級，以實現基于云計算的大數據檔案管理。而隨著大數據的來臨，大數據檔案管理平臺也順勢而生，其依托各行業不同網絡環境下構建的海量存儲，進行計算和管理，并能夠自動調取利用，具備多樣性、可擴展性、經濟性、可定制性等特點。在大數據時代下，電子文件來源日益復雜，種類繁多，企業產出的電子文件越來越多，電子文件歸檔與保存的具體要求，直接影響了文件的歸檔過程。隨著計算機系統不斷更新換代，技術的不斷革新，電子文件的歸檔常需要更改載體且需頻繁更改，保證電子文件的長久保存與利用，有著技術和標準運用上難題，尤其是對于專業軟件形成的特殊文件。當前環境下，因為各機構、組織存在不同程度的電子文件管理方法不科學、歸檔方法不恰當、管理系統功能不完善、管理制度不健全等問題，直接影響著信息資源的整合與利用，威脅著電子文件檔案信息的長期留存、有效收集，給歸檔管理電子文件帶來了嚴重隱患和風險。因此，應使電子文件歸檔的各個環節加強，從而保證電子檔案信息的有效性、準確性、可利用性、可靠性等。

3.4 加強安全防護，健全檔案保密制度

企業的檔案信息化管理中還要注意防止意外或災難出現，導致檔案信息丟失。針對更新的檔案信息需及時備份，云存儲、磁盤存儲、網絡存儲等，但需運用加密軟件防止資源泄露。管理人員對硬件設備的工作環境與設備運行情況定期進行檢查，針對硬件設施還要定期維護保養，詳細記錄設備運行情況，及時更換問題設備與部件，確保硬件能安全地運行。嚴格監控機房內部的溫度與濕度，防止設備的損壞造成信息的丟失。設備機房周圍需進行監控與限制，防止不相關人員進出，出現信息竊取情況。定期更新系統防火墻技術以及其他網絡安全工作，確保網絡系統出現漏洞能及時修復，出現攻擊時防火墻能及時作出反應，嚴密保護網絡。企業檔案資料多數具有保密性，一些涉密檔案需要重點管理，而網絡信息屬于開放的，所以需建立嚴密的安全保障制度。檔案保密制度下明確管理員的責任，加強監督與考核確保管理工作安全保密，讓涉密檔案能在制度下確保安全性。

4 結語

隨著信息技術的快速發展，大數據技術得以廣泛應用，并將繼續迭代發展，檔案管理要積極應用新技術，轉變思想，完善管理機制，提高檔案資源的利用價值，更好的服務企業發展，同時也要防范網絡安全風險。

參考文獻

[1]趙彩霞.大數據背景下的軍休檔案管理研究[J].現代經濟信息，2019（13）：29+31.

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