大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理發(fā)展對策研究

韓金霞

摘 要：企業(yè)檔案真實記錄著企業(yè)創(chuàng)立到發(fā)展中各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等業(yè)務(wù)情況，同時反映著其不同時期的經(jīng)營戰(zhàn)略走向，是企業(yè)管理系統(tǒng)中不可或缺的一部分。對于現(xiàn)代化企業(yè)而言，檔案資源的來源及構(gòu)成越發(fā)豐富，且具有極高的靈活性，增加了相關(guān)管理工作難度。而大數(shù)據(jù)時代的到來，很多尖端科技的應(yīng)用導(dǎo)入，為企業(yè)檔案管理發(fā)展創(chuàng)造了良好的環(huán)境支持，其踐行勢在必行。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;企業(yè)管理

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，社會已經(jīng)變成了信息化的社會，以往企業(yè)對檔案的管理方法不能快速地收集和使用企業(yè)當(dāng)中的大量檔案信息和數(shù)據(jù)內(nèi)容。所以，企業(yè)現(xiàn)在一定要找出在檔案管理工作當(dāng)中出現(xiàn)的問題。然后在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)要對檔案管理的工作進行創(chuàng)新，設(shè)計一個合理的檔案管理方法，這樣才可以使企業(yè)的檔案管理工作得到完善，從而提升企業(yè)的管理質(zhì)量和效率。

1 關(guān)于大數(shù)據(jù)的解析

在信息化發(fā)展主導(dǎo)的時代新格局下，大數(shù)據(jù)已被世界廣為熟知，并逐步滲透到了人類生產(chǎn)生活的方方面面，作為一種新型生產(chǎn)力，其應(yīng)用價值越發(fā)凸顯。對大數(shù)據(jù)及其應(yīng)用的認知，是最大限度地發(fā)揮其潛能，并服務(wù)企業(yè)檔案管理創(chuàng)新優(yōu)化的關(guān)鍵。時至今日，大數(shù)據(jù)作為一個跨學(xué)科、多領(lǐng)域的研究主題，引發(fā)了許多學(xué)者、專業(yè)人員及機構(gòu)的高度關(guān)注，并從不同維度視角進行了闡述?！按髷?shù)據(jù)”概念率先在世界知名信息存儲設(shè)備公司EMC組織的“云計算相遇大數(shù)據(jù)”大會上被提出，“它是對各種數(shù)據(jù)永不休止的積聚的一種表征”。同時，學(xué)者涂子沛從社會屬性層次上進行了解讀，“大數(shù)據(jù)時代是一個更開放的社會、一個權(quán)力更分散的社會、一個網(wǎng)狀的大社會”。本質(zhì)上而言，大數(shù)據(jù)同時附帶有多重屬性，既是一種技術(shù)科學(xué)，又是一種工具資源，為組織或個人提供了豐富的信息支持，其應(yīng)用范疇不斷拓展，重點體現(xiàn)在服務(wù)客戶、優(yōu)化流程、改善生活以及研發(fā)創(chuàng)新等方面，所帶來的便捷性體驗，開啟了人類社會發(fā)展美好未來。時至今日，在各類尖端科技的加持下，大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢特征越發(fā)多元，包括海量化、多樣性、高速性、精確性、有效性以及價值大等，對其應(yīng)用功能價值的進一步探索與挖掘，是每個企業(yè)深度思考的問題，一定程度上決定著其發(fā)展未來。

2 大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用的必要性

隨著企業(yè)管理理念和思想的發(fā)展，管理方法和技術(shù)也得到不斷的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)管理需要大量的技術(shù)支撐和決策依據(jù)，這些資源一方面來自企業(yè)外部，另一方面則來自企業(yè)內(nèi)部長期積累的檔案資料。越來越多的企業(yè)逐漸認識到檔案管理的重要性和價值創(chuàng)造力，逐漸將檔案列為一種企業(yè)資源，作為企業(yè)發(fā)展可靠的憑證和依據(jù)，成為企業(yè)可利用或供決策的資源，在企業(yè)管理中發(fā)揮其特有的作用。而大數(shù)據(jù)技術(shù)以其快速、高效的數(shù)據(jù)收集、管理、分析和處理能力滿足了企業(yè)的這一需求，逐漸成為企業(yè)檔案管理的一種工具，并發(fā)揮出了重要作用。

3 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理發(fā)展的對策

3.1 強化企業(yè)內(nèi)部檔案信息化管理意識，加強信息化建設(shè)

大數(shù)據(jù)時代下各行業(yè)都有了相應(yīng)的檔案信息化管理，科技軟件硬件設(shè)備與技術(shù)更新較快，企業(yè)檔案館需充足的資金與專業(yè)的操作人員，才能對軟硬件與技術(shù)進行建設(shè)使用。企業(yè)首先要加強企業(yè)干部、領(lǐng)導(dǎo)層的知識創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)用人機制，掃除信息化管理的阻礙。積極舉辦講座、工作會議等強調(diào)檔案信息化的重要意義，在企業(yè)內(nèi)部樹立一致認同信息化管理的意識，幫助信息化建設(shè)的實施。要依據(jù)信息技術(shù)吸收傳統(tǒng)檔案管理工作中的經(jīng)驗與優(yōu)點，積極應(yīng)用先進的管理設(shè)備與軟件系統(tǒng)，幫助員工學(xué)習(xí)檔案信息化管理方面知識與技術(shù)，促進檔案信息化工作的有效實施。網(wǎng)絡(luò)與計算機可將文件資料上傳至計算機存儲設(shè)備或云存儲中，實現(xiàn)眾多檔案資料的再開發(fā)、再利用，在共享下充分發(fā)揮檔案信息化的作用，方便企業(yè)內(nèi)部對企業(yè)檔案的利用，在網(wǎng)絡(luò)管理員的協(xié)助下提高企業(yè)運作速度。

3.2 強化檔案管理職能，提升人員素質(zhì)

實現(xiàn)海量檔案資源數(shù)據(jù)和檔案應(yīng)用系統(tǒng)的整合，開展檔案信息資源的有效配置，不斷發(fā)揮檔案集合效應(yīng)，從而適應(yīng)檔案資源利用共享的需要?？v向加強監(jiān)督指導(dǎo)，打破“壁壘”，加強與其他職能部門溝通協(xié)調(diào)，尋求工作上相互支持配合，加強業(yè)務(wù)之間的聯(lián)合，實現(xiàn)優(yōu)勢互補，充分開發(fā)利用，明確檔案信息資源整合的主體。數(shù)據(jù)價值的關(guān)鍵是無限的再利用，發(fā)揮其潛在價值，這從技術(shù)層面對人才提出了較高要求，加強對檔案人員的能力培訓(xùn)，使其具備信息化專業(yè)能力、專業(yè)知識分析能力及綜合管理素質(zhì)等，才能使大數(shù)據(jù)下的檔案管理發(fā)揮最大效能。加強人才培訓(xùn)，除了提高專業(yè)技能外，還應(yīng)加強對人才的管理激勵，才能不斷吸納優(yōu)秀的管理團隊。一應(yīng)注重專業(yè)崗位的動態(tài)管理，讓人才和崗位匹配;二要創(chuàng)建人才服務(wù)平臺，為吸收引進優(yōu)秀專業(yè)人才創(chuàng)造條件。

3.3 升級檔案管理系統(tǒng)，加強電子文件歸檔

現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)多數(shù)是基于單機或局域網(wǎng)建立的，為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢，需要對現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)進行升級，以實現(xiàn)基于云計算的大數(shù)據(jù)檔案管理。而隨著大數(shù)據(jù)的來臨，大數(shù)據(jù)檔案管理平臺也順勢而生，其依托各行業(yè)不同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下構(gòu)建的海量存儲，進行計算和管理，并能夠自動調(diào)取利用，具備多樣性、可擴展性、經(jīng)濟性、可定制性等特點。在大數(shù)據(jù)時代下，電子文件來源日益復(fù)雜，種類繁多，企業(yè)產(chǎn)出的電子文件越來越多，電子文件歸檔與保存的具體要求，直接影響了文件的歸檔過程。隨著計算機系統(tǒng)不斷更新?lián)Q代，技術(shù)的不斷革新，電子文件的歸檔常需要更改載體且需頻繁更改，保證電子文件的長久保存與利用，有著技術(shù)和標準運用上難題，尤其是對于專業(yè)軟件形成的特殊文件。當(dāng)前環(huán)境下，因為各機構(gòu)、組織存在不同程度的電子文件管理方法不科學(xué)、歸檔方法不恰當(dāng)、管理系統(tǒng)功能不完善、管理制度不健全等問題，直接影響著信息資源的整合與利用，威脅著電子文件檔案信息的長期留存、有效收集，給歸檔管理電子文件帶來了嚴重隱患和風(fēng)險。因此，應(yīng)使電子文件歸檔的各個環(huán)節(jié)加強，從而保證電子檔案信息的有效性、準確性、可利用性、可靠性等。

3.4 加強安全防護，健全檔案保密制度

企業(yè)的檔案信息化管理中還要注意防止意外或災(zāi)難出現(xiàn)，導(dǎo)致檔案信息丟失。針對更新的檔案信息需及時備份，云存儲、磁盤存儲、網(wǎng)絡(luò)存儲等，但需運用加密軟件防止資源泄露。管理人員對硬件設(shè)備的工作環(huán)境與設(shè)備運行情況定期進行檢查，針對硬件設(shè)施還要定期維護保養(yǎng)，詳細記錄設(shè)備運行情況，及時更換問題設(shè)備與部件，確保硬件能安全地運行。嚴格監(jiān)控機房內(nèi)部的溫度與濕度，防止設(shè)備的損壞造成信息的丟失。設(shè)備機房周圍需進行監(jiān)控與限制，防止不相關(guān)人員進出，出現(xiàn)信息竊取情況。定期更新系統(tǒng)防火墻技術(shù)以及其他網(wǎng)絡(luò)安全工作，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞能及時修復(fù)，出現(xiàn)攻擊時防火墻能及時作出反應(yīng)，嚴密保護網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)檔案資料多數(shù)具有保密性，一些涉密檔案需要重點管理，而網(wǎng)絡(luò)信息屬于開放的，所以需建立嚴密的安全保障制度。檔案保密制度下明確管理員的責(zé)任，加強監(jiān)督與考核確保管理工作安全保密，讓涉密檔案能在制度下確保安全性。

4 結(jié)語

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)得以廣泛應(yīng)用，并將繼續(xù)迭代發(fā)展，檔案管理要積極應(yīng)用新技術(shù)，轉(zhuǎn)變思想，完善管理機制，提高檔案資源的利用價值，更好的服務(wù)企業(yè)發(fā)展，同時也要防范網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險。

參考文獻

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