加強水利工程勘測設計科技檔案管理的思考

王耀麗

摘 要：在水利工程勘測設計研究和規劃中，檔案是重要成果，在監測中起著重要的作用。本文件對加強科技檔案管理，加強水利工程管理進行研究。

關鍵詞：水利工程;科技檔案管理;勘測設計

水利工程勘測設計科技檔案是水利工程建設過程中直接形成的具備文字、圖表、數據、音像等內容的原始記錄，是勘測設計單位的直接成果，體現了技術人員的智慧和努力，是水利現代化和知識資源發展的重要基礎。做好水利工程勘測設計科技檔案管理，有助于展現勘測設計單位的實力和能力，提高技術人員的水平和效率，促進水利工程的建設和管理，使水利工程能夠在國計民生中充分發揮應有的效益，更好地為各項事業服務。

1 正確把握水利工程勘測設計科技檔案的形成過程及其特點

1.1 分段形成

根據水利工程建設的基本程序，水利工程設計須遵循分階段循序漸進、逐步深入的原則進行，設計階段要經過可行性研究、初步設計、施工圖設計等幾個階段。前一階段的研究和設計工作未完成，下一階段的研究設計就也無法實現。在進行現場建設實施之前，有必要對各階段設計成果進行審查，以確保必要的設計基礎。各技術專業的研究與設計活動在不同階段既存在密不可分的有機聯系，也存在較為明顯的嚴格區分，并且所涉及的研究和技術成果也是分階段形成的，這就需要對各個設計階段科技成果做到收集完整、階段齊全。

1.2 資料成套

設計單位在對某項水利工程進行研究設計工作的同時，必須按照規劃設計程序進行嚴謹的科學研究、方案制定、設計審查等，在充分考慮各個環節的基礎上，有針對性地開展規劃設計工作。水利工程設計過程中所形成的所有研究和設計成果要形成完整、準確、系統的成套資料，其中每幅圖紙、每一個文本或表格都是形成勘測設計科技檔案的必要組成部分。

1.3 內容專業

鑒于水利工程研究設計的專業技術人員要根據不同的專業進行具體的研究和規劃設計活動，水利工程研究設計技術成果的形成過程必然是一個多學科的合作過程。因此，水利工程勘測設計科技檔案在分類、編號、準備和應用工作中，應考慮到研究的技術知識和專業人員之間交流的特點。在確定分類、標記結構時，不能混淆不同專業的技術文件，要充分考慮各專業成果之間的利害關系和設計關聯。

2 完善檔案管理的管理措施

2.1 加強管理方法

在水利工程勘測設計科技檔案的管理活動中，其特殊管理的需求與實現檔案管理的方式方法是密不可分的。一是制度建設。管理檔案的根本就是為了利用檔案，為保證檔案能夠在實際工作中得到充分利用，就需要對整個管理過程進行不斷優化與協調。通過不斷摸索新的管理方法，如檔案排列、檔案借閱管理、檔案各種分類方案等，優化整個流程，最大程度的提高效率。二是記錄收集。各種文件與數據是檔案組成的基本內容，檔案管理者必須對收集到的成果資料，包括正文、附件等做好完整性、準確性、相關性的確認。如項目的竣工材料必須擁有完整的竣工圖紙與檢查記錄，重要會議要包括會議記錄和相關報表等。及時收集、有效控制各類檔案的早期收集工作，為確保檔案能夠充分發揮作用夯實了基礎。三是身份控制。按文件提供者的身份歸檔是檔案管理的重要環節之一，其歸檔質量也必然影響著檔案的質量。在實踐中，對于不同部門提交的報告、文件、圖紙等材料，必須準確識別，區分不同材料的含義，并根據文件的特點，對其進行明確的分類。

2.2 強化服務理念

檔案管理的目的是為實際工作提供服務。在實際檔案管理中，數字檔案和實體檔案都發揮著重要的作用。對此，在實際工作中，我們需要在做好保管的同時，注重服務，始終把服務放在第一位，拓展服務領域，創新服務機制，以促進工作更好的發展。一是服務空間。為了提升歸檔率和利用率，確保相關資料的準確、及時存儲，并按照完整、快速、準確的原則提供給用戶，這就需要充分利用檔案信息管理系統的現代化管理手段，創建穩定、統一的電子檔案平臺，滿足不同用戶的需求。二是服務理念。要改變以往工作中被動服務的理念，通過主動咨詢、提前引導、現場指導等方式，檔案管理者要主動參與相關活動，確保檔案的內容 齊全、流程通暢、信息準確，并在某些場合有針對性地開展信息交流活動。三是服務手段。在檔案實際管理中，必須提供適用、準確的研發數據和檢索工具，增強與專業技術人員的溝通協調，及時發布收集到的相關信息，以便于專業技術人員的借閱與借鑒等。

2.3 轉變管理方式

當今計算機和網絡技術的高速發展中，水利勘測設計成果的信息管理也在朝著數字化、電子化的方向發展。作為勘測設計單位，必須積極轉變觀念，加大投入，確保檔案管理朝著知識發展的方向延伸，不斷提高數字化水平。一是改變原有的工作方式，提高檔案資源數字化水平。將原來的人工管理方法轉化為計算機管理，包括遠程閱讀、網絡歸檔等。將原有的紙質檔案向數字檔案方向發展，確保檔案數據資源能夠得到合理利用，使檔案資源的作用對業務發展產生全面影響。二是加強檔案數據平臺的創建，提高檔案利用效率。在充分了解自身需求、數據處理服務和查詢技術信息等模式變化的基礎上，做好檔案數據管理系統的構建與應用，使其能夠滿足管理需求，支持各類電子文件與軟件的運用，使水利工程勘測設計科技檔案得到充分利用。三是推動先進技術與手段的應用，提高檔案管理工作效率。特別是對于一些大容量的電子文件，在正常的網絡環境中不能保證運行速度，就需要檔案管理者配合專業人員做好的檔案數據管理平臺的研究與開發，實現檔案信息的快速傳輸和瀏覽等目標，通過應用ocr識別技術和圖像解析技術，解決檔案管理者重復輸入問題，以自動化的方式增加系統中的數據，進一步提高工作效率。

2.4 提升人員素質

水利工程勘測設計科技檔案管理的專業性和復雜性對檔案管理者的素質有了更高標準的要求，他們不僅需要精通檔案管理的專業知識，而且要熟悉水利工程的研究和勘測設計的流程。因此，為滿足水利工程勘測設計科技檔案管理的需要，首先要充分發揮檔案管理者的主觀能動性和創造力，努力提高檔案管理者的知識水平和能力。適時建立有效的約束和激勵機制，使他們產生緊迫性和危機感，自覺開展各類檔案和水利業務知識的學習，不斷更新和掌握理論知識與專業信息，提高技術水平和業務能力。其次，開展相關的綜合業務知識培訓，不斷提升檔案管理者的整體素質。遵循學以致用的原則，為檔案管理者提供全面、系統地學習專業知識的機會，盡快提高他們的專業水平，特別是檔案科學的新理論、新方法和新思想以及現代科技知識的學習與研究。只有打造出一支業務水平高、綜合能力強的檔案管理者隊伍，才能把檔案管理工作做得有聲有色，才能更好地為水利事業服務。

3 結束語

本文對如何加強水利工程勘測設計科技檔案管理做了研究。今后，要充分重視檔案工作，加強檔案方法的創新與優化，不斷提高檔案管理水平，為我國水利工程的發展做出巨大貢獻。

參考文獻

[1]李娟麗.水利工程勘測設計中電子檔案的管理與利用[J].辦公室業務，2020（02）：131-132.

[2]張靜，滿曼，楊姍姍.水利工程項目檔案整理歸檔問題探討[J].治淮，2019（09）：49-50.