新時期保密工作對檔案庫房管理的新要求探究

摘 要：檔案庫房，是用來保存重要檔案的專用性空間，而保密工作是檔案庫房管理工作中的重要內(nèi)容，也是保證檔案庫房管理完整性的基礎(chǔ)。本文首先介紹了檔案庫房管理中保密工作的主要內(nèi)容，其次提出檔案庫房管理保密工作存在的問題，進而提出相應的優(yōu)化對策，為檔案庫房管理工作提供可行性意見。

關(guān)鍵詞：保密工作;檔案庫房管理;優(yōu)化對策

隨著社會的進步和經(jīng)濟的高速發(fā)展，人們在社會、經(jīng)濟、文化等方面都有了更多的交流和合作。因此，在新時代的背景下，對于檔案庫房管理中的保密工作也有了新的要求。管理者要明確保密工作的主要內(nèi)容，同時意識到在檔案庫房管理工作過程中存在的問題，并及時探索出解決問題的優(yōu)化對策。

1 檔案庫房管理中保密工作的主要內(nèi)容

1）絕密檔案的管理。對于絕密檔案的管理，是檔案庫房管理工作中的核心內(nèi)容。絕密檔案會涉及檔案庫房中所包含的機密內(nèi)容，同時也是關(guān)系檔案庫房管理工作安全等級的重要因素。加強對絕密檔案的管理，增加對絕密檔案保護的重視程度，是檔案庫房管理工作中的首要工作。

2）庫房的保密管理。對于庫房的保密管理，是檔案庫房管理中的重要內(nèi)容。首先，對于庫房位置的選擇，一定要選擇一個安全的位置，并且?guī)旆凯h(huán)境不能過于潮濕，以免檔案破損;其次，就是要根據(jù)國家規(guī)定，將對于庫房管理的法律法規(guī)，落實到管理工作中;最后，就是管理者要制定科學的庫房管理制度，規(guī)范庫房管理工作流程。

3）區(qū)分檔案的保管期限與保密期限。檔案的保管期限，是指根據(jù)檔案的現(xiàn)實作用和歷史作用，來判定其保存價值，并以此來確定該檔案的保管期限;檔案的保密期限，是以檔案公布后是否會對國家利益、人民安全等造成損害和影響來判斷能否為檔案解密，并以此確定的保密期限[1]。

2 檔案庫房管理保密工作存在的問題

1）存在安全隱患。維護檔案庫房的安全性，是檔案庫房管理保密工作的基礎(chǔ)。但目前大部分的檔案庫房選址都不合理。首先，是將庫房的位置選在了一樓，這樣的位置選擇，不光安全性低，具有很大的防盜隱患;而且，庫房內(nèi)部環(huán)境也非常不適合存放檔案，樓層越低，防潮效果就越差，檔案損壞的概率就越大。其次，是庫房內(nèi)部消防設(shè)備不合格，滅火器沒有選用適合檔案庫房的二氧化碳滅火器，也沒有在超過使用期限之后及時更換。這樣一來，在發(fā)生緊急情況時，無法及時對檔案進行救援。

2）電子檔案容易被修改。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)的高速發(fā)展，辦公室管理的自動信息化應用也變得越來越廣泛了。因此，在新時代的背景下，電子檔案已經(jīng)逐步取代了紙質(zhì)檔案。但電子檔案也存在著一定的弊端，就是其內(nèi)容很容易被篡改，并且對于篡改的記錄和痕跡，也可以輕而易舉地進行消除，這對于檔案庫房管理保密工作來說，又是一個新的挑戰(zhàn)。若想跟隨新時代的發(fā)展腳步，就要不斷征服新的挑戰(zhàn)。

3）管理制度不嚴謹。對于檔案庫房管理的制度，包括對檔案的審查、使用和解密工作的規(guī)定，只有制定一個嚴謹、規(guī)范的檔案管理制度，檔案庫房管理工作才能有效進行。但在目前這個階段，各個單位對于檔案庫房管理制度的規(guī)范水平都參差不齊。例如：對于加密檔案的管理并不嚴謹、對其后續(xù)解密工作置之不理等問題的產(chǎn)生。這樣一來，檔案庫房管理的保密工作就出現(xiàn)了很大的漏洞，在檔案開放時，未解密的檔案內(nèi)容就會被公開，檔案庫房管理的保密工作也就無法進行了。

4）對外來侵犯的防御能力較低。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，外來的網(wǎng)絡(luò)攻擊手段層出不窮，這也為檔案庫房管理工作帶來了更嚴峻的挑戰(zhàn)。除了傳統(tǒng)的入侵者會對檔案進行竊取之外，還會有新的入侵者對信息系統(tǒng)進行攻擊，使內(nèi)部檔案信息被泄露，給各行各業(yè)的檔案系統(tǒng)造成不可預估的損失，在影響人們生活的同時，還會對國家造成威脅。在當前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，對于檔案信息的產(chǎn)生、處理、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)，都是處于開放性狀態(tài)的，因此對于入侵的防御能力較差，防御手段還需要進一步完善。

3 檔案庫房管理保密工作的優(yōu)化對策

1）提高保密工作的意識。在檔案庫房管理保密工作中，造成信息泄露、檔案損壞等問題出現(xiàn)的，更多是源自于內(nèi)部管理工作人員的工作不嚴謹以及管理不到位。因此，提高對檔案庫房管理工作的保密意識，是解決保密工作中所存在的隱患的有效途徑。想要提高管理人員的保密意識，可以定期開展教育培訓活動，讓管理工作人員意識到檔案庫房管理保密工作的重要性，明白工作不嚴謹所造成的信息泄露會對社會、生活以及國家?guī)矶嗝磭乐氐奈：π?。同時，還要對管理工作人員進行定期的考察和監(jiān)督，對于工作態(tài)度不嚴謹?shù)墓ぷ魅藛T，實行懲罰機制。保密意識是開展檔案庫房管理保密工作的基礎(chǔ)，只有意識到了檔案信息保密工作的本質(zhì)意義，才能更好地進行工作。

2）加強庫房管理。庫房管理作為檔案庫房管理保密工作的基本步驟，加強防護和管理是必不可少的環(huán)節(jié)。首先，對于庫房的選址，可以選擇中間樓層，既可以防潮防熱，又不會有太大的防盜風險;其次，對于庫房的硬件措施，也必須做到萬無一失，例如：防盜鎖、防盜門、防盜窗等較為堅固的防護物品，以及高清的電子監(jiān)控設(shè)備，防止庫房有人入侵;最后，可以找專門的看守人員對庫房進行二十四小時輪流看守工作，更為有力地加強庫房管理工作。除此之外，對于檔案庫房的消防設(shè)備，也要加強關(guān)注，消防設(shè)備是發(fā)生突發(fā)情況時，最為有效的救援工具，檔案庫房中備置的滅火器，可以選用二氧化碳滅火器或者當下先進的新型滅火器，并且要注意在使用期限到達后及時更換。

3）制定完善的管理制度。對于檔案庫房管理保密工作的管理制度，要進行全方位的制定，包括對檔案的審查、對檔案的利用以及對檔案的解密。在這一系列的工作環(huán)節(jié)中，建立一個嚴格、規(guī)范的管理體制，使檔案庫房管理保密工作中的每一個工作步驟，都做到標準化、法治化。不光要詳細說明檔案庫房管理保密工作中，每項工作內(nèi)容的規(guī)范化操作方式，還要對管理工作人員進行行為上的約束?？梢岳脙?nèi)部互相監(jiān)督的方式，來對檔案庫房管理保密工作進行實時的監(jiān)督和管控。并建立相應的人員獎懲制度，使監(jiān)督管理工作可以落實到實踐中去。

4）應用先進的防侵入技術(shù)。對于當前網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案庫房管理保密工作所造成的侵害，一直都是管理者所困擾的問題，侵入者所利用的入侵手段在不斷地更新，侵害檔案信息系統(tǒng)的病毒也變得越來越復雜化和多樣化。因此，在進行檔案庫房管理保密工作時，一定要緊跟發(fā)展的步伐，不斷引入新的防入侵技術(shù)手段，來抵抗來自外界的入侵。檔案庫房管理保密工作中的技術(shù)人員，必須要具備較強的專業(yè)技術(shù)手段，并且能不斷地學習新的信息技術(shù)和計算機技術(shù)，來更好地探索出抵抗外來入侵的方法，為檔案庫房管理保密工作提供強有力的支持[2]。

4 結(jié)論

總的來說，隨著社會的進步，檔案庫房管理的信息化、數(shù)字化是當前新時代的新要求了。因此，檔案庫房管理保密工作迎來了更多的問題和挑戰(zhàn)。管理者應該順應時代發(fā)展的趨勢，及時發(fā)現(xiàn)檔案庫房保密工作中存在的問題，并加以改善，同時還要探索和創(chuàng)新出更加有效、更加嚴謹?shù)臋n案庫房管理方式。

參考文獻

[1]湯愛新.淺談檔案庫房管理中的保密工作[J].黑龍江科技信息，2017（15）：264.

[2]李娟.保密問題在檔案保管程序中的重要意義及對策[J].赤子（上中旬），2017（05）：152.

作者簡介

梁菁（1984-），女，漢族，山西人，館員，研究生，空軍檔案館，研究方向：檔案。