探討干部人事檔案保管、保護(hù)與利用查閱

張德慧

摘 要：在對(duì)干部人事檔案進(jìn)行保管、保護(hù)和利用查閱工作中，相關(guān)工作人員一定要提高檔案維護(hù)工作的科學(xué)性和合理性，保護(hù)檔案的完整以及安全，從而為黨和國(guó)家干部人事提供重要的資料支撐和多方位的輔助。相關(guān)工作人員在實(shí)際工作過(guò)程中要制定清晰的工作思路，明確在干部人事檔案管理工作中所存在的問(wèn)題，制定有效的管理方案，從干部人事檔案的各個(gè)細(xì)節(jié)性問(wèn)題入手，制定有效的管理模式，從而保證實(shí)際工作有序進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;保管;保護(hù)與利用查閱

為了使干部人事檔案管理工作的水平和效果能夠得到有效的提高，相關(guān)工作人員要秉承著科學(xué)管理的原則，將預(yù)防和防治進(jìn)行相互的融合，立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度，滿足干部人事檔案管理的要求，并且還要對(duì)干部人事檔案保管保護(hù)和利用查閱進(jìn)行管理制度的完善，加強(qiáng)對(duì)這些工作環(huán)節(jié)的重視程度，從而使得干部人事檔案管理工作能夠在實(shí)際中發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和效果。

1 干部人事檔案的保管和保護(hù)工作

1.1基本任務(wù)分析

相關(guān)工作人員在進(jìn)行干部人事檔案保管和保護(hù)工作中，要結(jié)合實(shí)際工作需求和工作要求，明確基本任務(wù)和主要的工作重點(diǎn)，不僅可以為后續(xù)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，還有助于提高干部人事檔案保管和保護(hù)工作的有效性。

1）延長(zhǎng)干部人事檔案的壽命。干部人事檔案在儲(chǔ)存的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)受到內(nèi)外因素的影響，出現(xiàn)一些信息和數(shù)據(jù)破壞問(wèn)題的事件，因此為了使干部人事檔案能夠保證各項(xiàng)工作的有序?qū)嵤瑸閷?shí)際工作提供重要的資料支撐，在實(shí)際工作過(guò)程中，相關(guān)工作人員要延長(zhǎng)干部人事檔案的壽命，在延長(zhǎng)干部人事檔案壽命時(shí)，不僅僅要將工作重點(diǎn)放在防止檔案損壞工作上，還需要采取科學(xué)而有效的方法建立符合實(shí)際工作需求和要求的檔案管理庫(kù)房，對(duì)檔案進(jìn)行妥善的管理，相關(guān)工作人員還需要明確檔案保管的條件以及環(huán)境，對(duì)影響檔案保管的因素進(jìn)行及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和消除提高檔案管理工作的抵御能力，這在一定程度上有利于緩解檔案的老化趨勢(shì)[1]。另外在實(shí)際工作的過(guò)程中，相關(guān)工作人員還要建立完善的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)各個(gè)崗位工作人員的日常工作行為和思想意識(shí)進(jìn)行有效的約束以及管理，也有助于使得每一個(gè)檔案管理人員能夠認(rèn)識(shí)到延長(zhǎng)人事檔案壽命的重要性，一些檔案在儲(chǔ)存的過(guò)程中，假如發(fā)生一些破損的話，那么工作人員要運(yùn)用先進(jìn)的修復(fù)技術(shù)進(jìn)行圍護(hù)，從而使得檔案管理工作的水平能夠得到有效的提高。

2）保證檔案信息的完整性和安全性。在對(duì)干部人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，相關(guān)工作人員需要嚴(yán)格的按照檔案管理的工作條例和相關(guān)的規(guī)定實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一和集中性的管理，在實(shí)際工作的過(guò)程中，嚴(yán)禁任何人以私人的方式對(duì)干部人事檔案進(jìn)行儲(chǔ)存，相關(guān)工作人員還需要定期清點(diǎn)檔案的數(shù)量，保證檔案是非常完整的。在對(duì)干部人事檔案進(jìn)行管理時(shí)要保證干部人事檔案的物質(zhì)安全，用科學(xué)有效的方法科學(xué)地進(jìn)行干部人事檔案的管理工作，防止干部人事檔案在后續(xù)儲(chǔ)存的過(guò)程中出現(xiàn)丟失和損毀問(wèn)題的發(fā)生。對(duì)于一些干部人事檔案來(lái)說(shuō)是比較私密的，假如發(fā)生信息泄露的話，那么會(huì)帶來(lái)不可挽回的后果，所以相關(guān)工作人員在進(jìn)行干部人事檔案管理時(shí)，要做好安全性的措施，防止檔案信息出現(xiàn)遺漏。

3）防止檔案出現(xiàn)損壞。在防止檔案出現(xiàn)損壞時(shí)，工作人員需要對(duì)影響檔案的損壞因素進(jìn)行深入的分析以及研究，從整體上看損壞的原因可以從兩個(gè)角度入手進(jìn)行預(yù)防，主要是社會(huì)原因和自然原因[2]。社會(huì)原因主要是指人為的破壞或者是在管理的過(guò)程中在管理方面存在著一定的偏差而造成的，所以相關(guān)工作人員在實(shí)際工作的過(guò)程中要加強(qiáng)對(duì)這些問(wèn)題的重視程度。對(duì)于自然原因來(lái)說(shuō)，主要是指檔案材料在儲(chǔ)存的過(guò)程中會(huì)發(fā)生自然的老化或者是損毀，相關(guān)工作人員要從社會(huì)因素和自然因素入手，提出有效的管理方案，加強(qiáng)對(duì)檔案的維護(hù)以及管理，從而使得干部人事檔案管理工作的效率能夠得到有效的提高。

1.2 基本要求

在進(jìn)行干部人事檔案保管和保護(hù)工作中，相關(guān)工作人員還需要明確基本的要求，從整體上提高干部人事檔案管理的效果。首先要突出科學(xué)管理的特征，秉承著安全保密和便于查找的原則，在保證干部人事檔案安全性和完整性的基礎(chǔ)上，利用當(dāng)前先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)編制出實(shí)用性較強(qiáng)的檢索工具或者是檢索軟件，方便工作人員對(duì)干部人事檔案進(jìn)行調(diào)取和利用，并且相關(guān)工作人員也要利用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行管理系統(tǒng)的維護(hù)以及構(gòu)建，方便對(duì)檔案信息的有效管理[3]。其次在實(shí)際工作的過(guò)程中，相關(guān)工作人員要具備一定的隨機(jī)應(yīng)變能力，這主要是由于在檔案管理工作中會(huì)受到一些突發(fā)因素的影響，而造成檔案的損毀或者是損壞，所以相關(guān)工作人員要具備一定的隨機(jī)應(yīng)變能力和防災(zāi)意識(shí)，定期對(duì)檔案儲(chǔ)存地進(jìn)行巡視以及檢查，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)一些潛在的安全隱患，做好相應(yīng)的防護(hù)措施，從而保證檔案儲(chǔ)存的完整性。

2 干部人事檔案的利用和查詢(xún)工作的分析

2.1 干部人事檔案的利用

在對(duì)干部人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，除了要加強(qiáng)檔案的保管和保護(hù)的力度，相關(guān)工作人員還需要結(jié)合實(shí)際工作需求和要求做好干部人事檔案的利用和查詢(xún)工作。首先在實(shí)際工作的過(guò)程中，要編制出科學(xué)而有效的檢索工具，根據(jù)干部人事檔案的類(lèi)型和內(nèi)容，對(duì)每個(gè)干部檔案進(jìn)行標(biāo)注之后，再通過(guò)各個(gè)條目編制成完整的檢索工具，方便工作人員用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行查找和利用。為了使檢索系統(tǒng)能夠在實(shí)際中發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和效果，防止一些突發(fā)事件的發(fā)生，在制定檢索系統(tǒng)時(shí)，還要制定與之匹配的使用方法和管理?xiàng)l例，對(duì)于負(fù)責(zé)檢索管理的工作人員要進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，從而保證這部分工作人員能夠更加認(rèn)真和一絲不茍的開(kāi)展日常的工作。

其次在實(shí)際工作的過(guò)程中要提供主動(dòng)的服務(wù)，干部檔案的使用者和利用者大多數(shù)都是單位的領(lǐng)導(dǎo)人員或者是人事部門(mén)的工作人員，但是由于干部人事檔案的復(fù)雜性特征是比較明顯的，所以假如沒(méi)有專(zhuān)業(yè)性工作人員提供主要的幫助的話，那么這些崗位的工作人員在進(jìn)行檔案查找和檢索的過(guò)程中會(huì)遇到諸多的問(wèn)題，所以也在實(shí)際工作的過(guò)程中要提供更加積極主動(dòng)的服務(wù)，結(jié)合其他崗位工作人員的需求和要求，幫助這部分工作人員進(jìn)行信息的搜索以及查詢(xún)，形成良好的工作局面。

2.2 干部人事檔案的查閱

在進(jìn)行干部人事檔案查閱工作中，為了保證干部檔案是完整和安全的，相關(guān)工作人員要結(jié)合實(shí)際情況建立完善和完整的人事檔案查閱制度，從而對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理。對(duì)于檔案的查閱來(lái)說(shuō)，要工作人員持有單位的介紹信或者是領(lǐng)導(dǎo)人員的簽字，并且辦理審批手續(xù)之后才可以進(jìn)入到系統(tǒng)中進(jìn)行檔案的查閱。在進(jìn)行人事檔案查閱的過(guò)程中，要安排專(zhuān)業(yè)性的工作人員對(duì)這名查閱者的行為進(jìn)行有效的監(jiān)督，對(duì)人事檔案的查閱范圍進(jìn)行精準(zhǔn)性的管理以及劃分，從而保證人事檔案查閱工作能夠有序進(jìn)行。值得注意的是任何個(gè)人都不得私自查閱本人或者是直系親屬的檔案，不僅可以保證檔案查閱的安全性，還最大程度地保護(hù)一些人事檔案的私密性。

3 結(jié)束語(yǔ)

在對(duì)干部人事檔案進(jìn)行保管、保護(hù)和利用查詢(xún)時(shí)，相關(guān)工作人員要具備與時(shí)俱進(jìn)的工作理念，對(duì)原有的管理模式的不足之處進(jìn)行深入的分析和總結(jié)，提出針對(duì)性的優(yōu)化方案，對(duì)干部人事檔案的管理環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)節(jié)性的管理，以保證干部人事檔案安全性和完整性的原則為主，科學(xué)合理的開(kāi)展日常的工作，并且工作人員還要規(guī)范自身的工作行為和管理行為，提高人事檔案管理工作的水平。

參考文獻(xiàn)

[1]劉德會(huì).干部人事檔案保管保護(hù)與利用查詢(xún)[J].黑龍江科學(xué)，2016（7）：146-147.

[2]宮曉東.干部人事檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與數(shù)字化改進(jìn)研究[J].卷宗，2017（4）：96-99.

[3]張麗.前臺(tái)如何從嚴(yán)開(kāi)展干部人事檔案清理工作[J].黑龍江檔案，2018（6）：77-78.