探究企業檔案管理信息化建設問題及創新思路

徐林妹

摘 要：企業檔案管理工作本身具有一定的難度，在信息技術高度發展的今天，想要提升企業檔案管理的質量，必須要將其與信息化技術結合起來，根據企業的實際情況構建一個具有合理性和有效性的管理體系。這樣一來，企業的檔案信息管理水平就能得到有效地提升，管理效率也會有所增長，有助于解決企業檔案管理存在的問題。本文首先簡單地分析了企業檔案管理信息化建設問題，而后對企業檔案管理信息化建設創新思路加以研究。

關鍵詞：企業檔案管理;信息化建設問題;創新思路

企業的經營和發展必然會產生很多信息需要進行保存和管理，企業檔案指的正是這部分具有保存意義的文字、圖片等，這些信息資料能夠為企業以后的發展提供極大的參考，有助于企業在愈發激烈的市場競爭中占據有利地位。但是從實際的工作情況來看，很多企業的檔案管理工作都存在管理方法不夠專業、安全性不足等問題，這對于企業的進步和發展顯然十分不利。為了解決這個問題，我們有必要對本課題進行深入分析。

1 企業檔案管理信息化建設問題

1.1 管理方法落后，缺乏專業性

有很多企業的管理人員已經認識到對檔案信息進行保存管理的必要性，然而在實際管理的過程中，卻沒有找到專業化的管理方法，導致管理效果難以達到預計目標。這種問題是多元化的，比如說很大一部分企業在進行檔案信息化管理的時候，未能擴大信息化的應用范圍，只是利用信息系統查找資料，而檔案的具體內容還是需要去逐一翻閱紙質資料才能獲知[1]。再比如說，很多檔案管理人員對信息化管理的認識也不到位，對收錄的檔案未能進行有效的分類和編碼，許多已有的檔案也會再次被收入檔案庫，給后續的檔案信息整合帶來巨大的難度。除此之外，企業檔案信息化管理離不開管理系統的支持，一部分企業的檔案管理系統存在不夠先進、功能不夠豐富的問題，顯然也不利于企業檔案管理的發展。

1.2 缺乏目標及長遠規劃

一些企業在經營過程中，將工作重點放在產品的開發營銷方面，卻沒有考慮到檔案管理的重要性，在進行信息化建設的時候往往也沒有長遠規劃，比如說怎樣借助信息化系統進行檔案篩選、檔案管理工作信息化經驗的總結等等都未能落實到位。另外，這部分企業往往還同時存在著對信息化建設不夠理解的問題，紙質檔案的信息化轉化策略、分類方法、權限設置等等，都還是一片空白，這些問題如果不能得到有效解決，那么檔案管理信息化建設必然難以取得預計效果。

1.3 檔案管理缺乏安全性

除了上文提到的兩種問題之外，企業檔案管理信息化中還存在一個巨大的問題，即檔案管理信息化安全性不足，很多企業的硬件設備和軟件系統都不夠先進，另外還有一些檔案管理人員的年齡偏大、學習能力比較弱，即使引進了先進的信息化系統他們也無法順利地掌握應用方法，這也是檔案管理信息化安全性不足的一大原因[2]。最后，一些企業在引進了檔案信息化系統以后，未能及時對檔案管理人員進行有效培訓，在實際的工作中必然會出現一定的安全風險。

2 企業檔案管理信息化建設創新思路

2.1 盡快轉變檔案信息化觀念

第一，企業領導人員必須要盡快對過去的檔案管理思維進行調整，認識到檔案管理對企業經營的重要意義，對檔案管理的信息化建設進行指導，并牽頭制訂檔案管理信息化的相關管理辦法和管理制度。第二，檔案的管理人員必須要做好自己的本職工作，充分認識到自己的工作所代表的積極意義，承擔應盡的責任，根據工作的實際情況對檔案進行分類保存及管理，進行檔案材料的細化處理，從思想層面為檔案管理信息化發展做好準備。

2.2 完善硬件設備和軟件開發

在進行檔案信息化處理之前，很多企業的檔案信息都是通過紙質形式保存下來的，而想要進行信息化管理，就必須要對陳舊檔案進行電子化錄入，為了節約錄入的時間、提升信息化管理的效率，在開發軟件系統的時候，必須要保證檔案系統的簡便性。另外，企業方面還需要提升硬件設備采購資金投入力度，撥付更多專項資金用于計算機、掃描儀的購進，這樣一來其硬件設備的質量才能得到保障，檔案管理信息化的質量才能有所提升。

2.3 加強安全建設，培養專業人才

企業檔案管理信息化過程中面臨的最大挑戰，就是檔案信息的安全性問題，檔案儲存的方法、身份審核的方法、密碼的驗證等，都可能給檔案信息安全性帶來影響[3]。因此，在今后的檔案信息化管理中必須要加強安全建設，從硬件設備使用權限入手，采取立體化全方位的方法保障檔案安全性，比如說可建立企業內部網絡，只允許內部人員進行使用，對檔案進行加密保存，重要數據需要進行備份保存以免丟失等，都是十分有效的安全管理策略。

另外，企業檔案管理信息化建設最終還是一種以人為中心的工作，無論是保障檔案管理質量還是保證檔案管理安全性，都離不開專業人員的支持和努力，因此除了要采取措施進行檔案保護之外，還應該積極主動地培養專業化人才。企業方面可以積極主動地加強現有員工的培訓工作，也可以直接聘請具有專業化教育背景的工作人員，一切以提升工作隊伍信息化水平為出發點即可。特別需要提到的是，在聘請專業化人才的過程中企業方面應秉持著以下兩大要求：第一，人才的素質必須要過硬，這種素質包括但不僅限于職業素質，比如說要有明確的檔案信息保密意識、要能夠以企業現有檔案管理體系為基礎對軟件系統進行優化、要有充分的安全權限意識不跨級進行信息查閱。第二，人才的專業能力必須要符合要求，比如說要擁有極其豐富的知識面、能夠對檔案管理信息化流程有充分的了解，要能夠進行簡單的網絡維護、有效完成檔案日常管理工作。

2.4 對材料進行規范的信息化處理

首先，要全面普查案卷，取其精華。想要對檔案信息進行標準化管理，首先需要做的就是對其進行普查[4]。在實際工作中，很多企業的檔案信息都是許多年沒有經歷過清查的狀態，文件的參考價值等都已經不可考。因此工作人員需要對沒有應用價值的文件進行篩選丟棄，為后續信息化建設打下基礎。其次，要重新組合案卷，實現案卷規范化。對內容混合在一起、不容易分辨的檔案資料進行重新組合，在組合的時候需要考慮到不同文件之間是否存在聯系，有聯系的文件檔案應有意識地組合在一起。另外，對于發現的部分沒有頁碼沒有目錄的檔案，應重新編制檔案目錄等，便于后續進行電子化錄入。第三，要規范題名，保證檢索效率。很多信息化檔案館都對館藏檔案進行編號，這種方法解決了過去檔案信息難以檢索的問題。具體來說，企業檔案管理人員在統計的時候，要對同一名稱的檔案進行細化處理——比如填寫其關鍵信息等——來保證信息化檢索的準確度。另外，還需要確保檔案資料的題目等，能夠準確反映出檔案的內容，這樣一來用戶在檢索的時候才能更加快捷更加省時，對于無法通過內容進行區分的檔案，可通過時間、編制者等進行區分。

3 結語

企業檔案管理信息化工作本身十分復雜，涉及信息化系統的開發、硬件設備的購進、紙質檔案的錄入、檔案資源的分類保存整合等等步驟，每一個步驟都有許多需要注意的事項，稍有不慎就可能出現失誤。在今后的工作中，企業方面應該結合本身的發展戰略，對有價值的檔案資料進行信息化處理，做好專業化人才的培養，建立更先進的信息化系統，加強安全管理制度建設，從根本上提升企業檔案管理的質量。

參考文獻

[1]張云芳.企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路[J].蘭臺內外，2020（05）.

[2]陳啟凡.企業技術檔案管理信息化建設問題分析及創新思路[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2018（10）.

[3]黃井明.企業檔案信息化管理的主要問題與強化對策分析[J].中國管理信息化，2017（15）.

[4]靳莉.企業檔案信息化管理研究[J].蘭臺內外，2019（12）.