國有企業檔案規范化管理的重要性研究

韋雄鷹

中國能源建設集團水電工程局有限公司，廣西 南寧 530001

隨著現代技術特別是計算機網絡技術的發展，“文檔一體化”的管理模式悄然興起，越來越多的工作開始朝著信息自動化管理的方向發展，檔案管理工作也是如此。在信息化浪潮中，檔案與信息技術一體化發展中，一些國有企業檔案管理存在一些問題，減緩了國有企業檔案管理創新改革步伐，主要體現在一下幾方面：

一、檔案管理存在脫節問題

在當下，企業的經營和運營促使一批信息反映企業日常經營活動的資料出現，從而檔案管理工作愈加繁重，也讓檔案日常管理趨于細致化和規范化。其中，檔案編制的文書工作負責辦理企業生產經營中所產生的一系列文件，包括文件的制定、復印、發放、傳播、辦理和保存等；檔案管理工作主要負責文件的搜集、辦理、保存、檢索、存檔、判定、供給利用和調閱；文書編制工作負責文件的擬定、流傳和整理，而檔案管理工作負責文件的收集、總結和保管。然而，許多國有企業將文書事務與檔案管理事務區別對待，忽略了檔案編制與檔案管理工作的關聯。

二、檔案編制管理缺乏規范

許多企業檔案文書編制工作操作不嚴謹，用紙和裝訂使用不規范，達不到國家關于文書檔案管理工作的規定，降低了檔案的保管質量。有些企業檔案編制與檔案管理工作的版記不周全，缺少嚴謹的附錄登記規則。檔案編制工作的類別也不具體，容易混淆。目前，我國對于文書雖然有嚴謹的區分，但是在實際工作中，易產生很多方面的問題，從而給檔案編制工作形成一些麻煩。除此之外，在公文格式、處理辦法、文件歸檔、立卷銜接、檔案管理等方面都存在一些不規范。

目前，我國關于檔案的管理研究甚少，也沒有明確的法律和法規支持。盡管近年來關于檔案規范的研究不斷增加，但是各個地區也都在探索和嘗試建立檔案，目前還沒有統一的標準。在檔案的建立方面，我國對檔案的研究還較少，有關檔案建立的法律法規更為籠統，職責不明確。由于缺乏法律和法規，無法保證檔案的質量，從而使其缺乏客觀性和完整性，導致建立檔案的工作背離了其原始意義。檔案的建設也將變得更加混亂，相關部門的管理將變得更加乏味且難以管理。同時，檔案信息共享工作受到阻礙，在一定程度上阻礙了檔案館的可持續發展。

三、檔案管理人員素質參差不齊，水平低

一直以來，國有企業對檔案管理工作不夠重視，檔案管理人員整體職業素質不高、管理意識淡薄。有些國有企業的檔案管理員身兼多職，崗位不固定，流動性很大，導致檔案管理水準偏低。有的企業雖配有專責的檔案管理員，但由于缺少參加日常檔案培訓的機會，固有的檔案管理知識無法滿足單位檔案管理的最新要求。甚至，目前多數國有企業檔案管理員年齡偏大，雖然他們在檔案管理事務中有豐富的經驗，因為身體機能衰退、記憶力和手動能力減弱，他們被動接收新時代信息化知識，致使現有的經驗與迅速發展的檔案管理工作要求脫節，如在部分國有建筑企業，檔案室的檔案管理員以年長者為主，思想固步自封，不善于吸收新鮮事物，缺少接收新工作方法傳遞的渠道。有的檔案管理人員也并不熟悉綜合檔案管理規定，催收整理工程檔案時，未能考慮到材料收集的實際情況，收到的圖紙未認真鑒別就草率歸檔，并不做相關的一系列專業的檢查，導致檔案歸類不清晰和混亂。

綜上所述，在信息時代這個大背景下，檔案管理工作面臨越來越多的挑戰與機遇，創新檔案管理工作，需要從以下三個方面做起。

首先，當前我國電子文檔的技術目前仍有待提高，因而電子檔案的處理與編制比紙質文件的處理有更多、更繁雜、更難辦的問題。每個檔案管理職員需要以身作則，對于新出現事物或技術要積極面對，于自身而言，不要局限于文檔管理工作，要把目光放在長遠發展上，從長遠角度來看，做好當前的文檔管理，就是為未來作鋪墊，因而要時刻謹記對歷史負責，依據嚴謹的規定，勇于鉆研電子文檔辦理的規則、方式與體系，引導電子文檔的實際辦理。

其次，強化“全過程管理”工作。在檔案管理的全部環節中應該加強工作人員對文書工作與檔案管理工作崗位的職業職責，確保每項工作流程的質量，只有責任優先，才能為“全過程管理”提供質量保障。企業要擬定有關文件儲存規則，依據當前我國的檔案管理制度以及相關法律規定，制定具體的文書處理辦公規定，掌握文檔歸納和辦理等事務，提高文書與檔案管理事務的可行性和可操作性。要理順辦理系統，不斷完善管理體制，建立安全科學的組織體系，創設一支優秀、專業的事業隊伍，為檔案的全過程管理打下堅定的基礎；不斷引進信息時代先進的裝備和技術，與單位的現代化同步發展，并配備性能優良的設備，強化操作的熟練性，使檔案管理工作更加層次、科學、統一。

再次，完善電子檔案的組織和管理。隨著信息時代的來臨，計算機和網絡被普遍的運用到文書工作與檔案管理工作之中，對文書事務與檔案辦理事務提出了更廣、更深的需求。實踐證實，無規矩不成方圓，在企業內部制定一項科學有效的制度，有助于監督并提高員工的工作效率，鑒于部分國有企業存在電子檔案體制不健全因素，制定相應的制度規范是勢在必行的。因此，各企事業單位需要根據自身的現狀和發展成效，建立一套科學的檔案管理體系，并督促落實，才會提高檔案管理工作的質量和效率，推進國有企業各項日常經營生產活動可持續健康發展。同時，國有企業要注重組織相關工作人員學習電子信息技術，加強檔案管理隊伍建設，鼓勵檔案管理員熟練應用計算機技術，將現代科技知識運用到文檔信息資源的處理、保管和治理事務中，提高文檔辦理水平。

最后，加強檔案的日常管理，以確保信息安全。檔案信息平臺的日常管理是否規范化，決定了檔案的安全性和日常運行的穩定性。因此，檔案管理員必須在日常檔案管理工作中保持電子信息的物理機密性，嚴格實行不聯網的保密性和不保密的網絡。由于互聯網的快速發展，網絡中充斥著各種病毒。作為檔案館建設的重要組成部分，檔案平臺在受到惡意攻擊時很難處理，這將導致整個平臺系統癱瘓，嚴重影響正常工作。在檔案管理的過程中，需要防止外部網絡訪問，以防止平臺受到惡意破壞。在日常管理中，還必須確保檔案內容不會泄漏。檔案平臺涉及更多的個人隱私。員工嚴格遵守保密職責，加強對各種保密制度的研究，不允許將任何與工作有關的文件帶出辦公室。同時，更需要定期地做好數據備份，防止在發生意外情況時丟失歸檔中的信息。意外斷電或平臺系統代碼故障可能會導致平臺數據庫中的信息丟失。因此，在檔案管理的過程中，管理人員應定期備份數據庫，以保護數據庫信息。