新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法

摘 要：本文先闡述了現階段事業單位檔案管理的現狀，然后又對新時期創新事業單位檔案管理的創新思路與方法展開討論，并提出個人的見解。

關鍵詞：新時期：事業單位：檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.050

行政管理在事業單位當中得到作用不僅能夠保證各單位之間的合理運作和提高運營效率、質量，而且也能注重單位的合理化發展，并且最重要的就是能夠維護人民群眾的自身利益最大化。所以在新時期我國事業單位的檔案管理的創新與發展是至關重要的。

1 現階段事業單位檔案管理的現狀

1.1 缺乏完善的管理制度

現如今我國的事業單位檔案管理面臨的一大問題就是制度比較雜亂，主要的原因就是相關部門對于檔案管理并不夠重視，在相關的調查當中可以看出的是目前我國大部分事業單位雖然也相應的建設了檔案管理制度，但是在運營起來效率并不是很高，大部分都是流于形式。就比方說很多事業單位的檔案管理人員習慣于將檔案堆積在一起，并不進行分類和整理，這樣的話就算檔案丟失了他們也察覺不到，責任意識比較低，也不利于單位對信息的采集和保證自身運行。尤其是在檔案向外借用的時候，管理人員必須要按照嚴格的程序流程進行，如果這一制度體系不夠明確，那么檔案的外借信息就無法查證[1]。

1.2 落實工具和手段缺乏創新

在新時期背景下，我國的經濟與科技發展迅速，所以對于事業單位當中的檔案管理也提出了更高的要求，尤其是在信息化發展迅速的基礎上，更凸顯出了計算機在檔案管理當中的應用。但是，目前我國大多數事業單位在檔案管理這一方面所運用的手段比較落后，并且在管理的過程當中也沒有意識到計算機信息技術運用的有效性。就比方說現如今事業單位的檔案管理大部分還是局限在人工，這樣整個管理的效率就會大大的降低，而且在信息量比較大的時候，人工處理的方式是比較困難的，經常會遺漏一些信息，所以就凸顯出新時期下事業單位檔案管理必須要進行相應的創新。

1.3 缺乏對檔案信息的有效利用

從某個層面上來講，檔案當中的信息與資料是一種寶貴的財富，能夠通過提供相應的信息來支持我國的社會發展，所以它在事業單位當中有著極其重要的作用。但是在實際的檔案管理相關工作當中，很多對檔案管理的價值作用并沒有被真正的意識到，就比方說對其進行保存和搜集的時候雖然有了一定的手段，但是并沒有意識到它的價值，所以就感覺這些檔案當中的資料沒有太大的作用，這樣就會形成一種重視檔案信息的收藏但是并不重視其價值的現狀，所以這些檔案就逐漸的失去了利用價值，從而制約了檔案的利用效率[2]。

1.4 管理人員素質有待提高

現階段我國的事業單位檔案管理在運行的過程當中還是存在著一定的問題，就是管理人員的素質。在實際工作中，檔案的管理人員將直接影響到檔案的管理和利用效率，他們如果能夠重視起這一工作，那么就會對整個事業單位乃至國家的發展有著較大的幫助。而且檔案管理這項工作是需要具備較高的專業水平和綜合素養的，但是很多事業單位的檔案管理人員專業水平并不到位，大部分都是忽略了檔案管理的重要性，而且在工作當中也有所懈怠，這樣就會讓整個檔案管理的工作效率降低。

2 新時期創新事業單位檔案管理的創新思路與方法

2.1 創新觀念，強化檔案管理意識

在新時期下，事業單位的檔案管理工作要想合理的發展下去，就要重視起檔案管理工作的正常進行，而且通過創新意識來保證檔案管理的合理化。所以，需要從以下幾個方面提高重視：首先是事業單位的領導應當重視這一工作的重要性，然后為了保證其有效運行來設立相關的制度，以此來推動員工的積極性。其次是要加大宣傳的力度，讓社會各界人士都對這項工作有一定的認識，并強化管理理念，完善機構的整體建設，從而促進事業單位檔案管理部門的有效運行[3]。

2.2 創新管理機制，完善檔案管理制度建設

在對事業單位的檔案管理工作進行的過程當中，創新管理機制是必然的，這其中需要以先進的理念為基礎，建立現代化的管理意識，使得工作能夠井然有序的進行。然后要把責任落實到每一個工作人員身上，讓他們明確工作責任，提高管理意識，并且在管理層的推動下，創設激勵機制，這樣也能調動全體人員的工作積極性，從而達到高效的管理效果。

2.3 強化培訓，建設專業化管理隊伍

檔案管理需要人員具備較高的技術和素養，所以需要對相關的管理人員進行全面化的培訓才能保證工作的有效性。單位管理層應當重視人才的引進，然后加大培訓力度，積極的引進先進設備，為高效的檔案管理打下良好的基礎，同時也能打造一個綜合素養極高的檔案管理人員隊伍。尤其是一些新上任的檔案管理工作人員，他們必須要對工作的內容和責任有一個全面的了解，這樣能為他們最快的投入工作打下良好的基礎，然后是在實際工作上也要請一些有經驗的人員帶領新人，從而使這些人員更有效的將工作完成。

2.4 加強對信息資源的開發

事業單位的檔案管理人員應當重視對自己的工作，并且自身單位的發展是離不開大量信息資源的，所以說應當通過引進先進設備的基礎上，合理的開發并挖掘這些信息，明確工作的重點方向，不斷的總結經過的經驗，并利用互聯網信息技術，發揮出檔案信息的時效性[4]。

2.5 做好檔案保密工作

要想做好對事業單位檔案的保密工作，首先應當嚴格的按照國家國定建設辦公區域和庫房，然后將這些建筑做好安保工作。其次是在相關的數據和信息上，做好保密工作，將其與信息的處理分開，每一個部門都有專門的管理人員，合理的運用現代化信息基礎，提高網絡安全管理的重要性。如此一來，在信息化技術的支持下，不僅能夠提高檔案信息處理和管理的效率，而且也能夠保證其安全性。

3 總結

綜上所述，在我國的事業單位當中，安全管理是其中十分重要的一項工作，所以必須要自上而下的加大對其重要性，并通過采用一些有效的方式提升檔案管理、信息收集以及安全保護等工作小康，這樣就能夠讓這些檔案有效的保存，有利于日后的查看，而且也能使檔案之中的數據發揮出自身的價值，不僅可以提高事業單位的工作效率，而且也能合理的推動我國發展。

參考文獻

[1]劉宗華.新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法[J].中國職工教育，2012（12）：66+68.

[2]張偉城.大數據時代下機關事業單位人事檔案管理面臨的困境及出路探索[J].蘭臺內外，2020（28）：4-6.

[3]孫艷華.新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法[J].現代國企研究，2018（02）：181.

[4]史文斯.新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法[J].現代國企研究，2016（22）：77.

作者簡介

孫明艷（1973-），女，漢族，河南周口人，大專，中級館員，漢語言文學專業，研究方向：檔案管理。