淺析檔案管理在企事業單位效能化發展中的作用

摘 要：檔案工作是企事業單位管理工作的重要組成部分，隨著社會的發展，檔案在企事業單位檔案管理中的作用越來越明顯。本文針對企事業單位檔案整理人員的專業性、信息管理水平、檔案整理制度中存在的問題，提出提高檔案人員綜合素質、應用新型信息技術、規范數字檔案整理等有效措施，為我國企事業單位效能化發展奠定良好基礎，發揮積極的作用。

關鍵詞：企事業單位;檔案管理;優化措施

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.085

1 緒論

隨著我國科技的發展和社會的進步，文書檔案管理在企事業單位檔案管理工作中占據著越來越重要的位置，為企事業單位的整體發展提供了有效依據，其本身具有客觀記錄單位發展歷程的特性，對企事業單位效能化發展發揮著重要作用，因此，企事業單位必須做好提升自身文書檔案管理水平工作。

2 文書檔案整理對企事業單位效能化發展的重要意義

2.1 文書檔案是檔案業務建設的核心

文書檔案整理能夠有效將檔案進行綜合管理，按照一定順序編碼，信息內容進行整理歸類，在整個檔案管理系統中起著承上啟下的重要作用，而且還是檔案業務建設過程中的中心環節，對于企事業單位來說，檔案管理的完整化、系統化對其效能化發展具有重要意義，因此，必須保證檔案業務整體系統的完整性。

在檔案管理工作開展過程中，檔案文件首先要以上傳下達的形式傳遞到檔案管理部門，在機構內部進行綜合整理，繼而按照一定條件進行分類編碼，如果在這過程中存在問題，則需要重新對文件進行退回直至合格。文書檔案整理工作是保證檔案資料完整的前提，只有做好相應的前期整理工作，才能對檔案管理的規范化和系統化起到一定保障作用，從而有效提高對檔案的合理化利用。與此同時，還需要對其進行嚴格篩選偵查，對檔案收集管理工作起到一定的監督作用，通過對檔案的比較和鑒定突出檔案整理工作的價值，確保檔案業務整體工作的穩定性。

2.2 是利用檔案信息資源的必要條件

文書檔案管理是企事業單位檔案管理整體工作中的重要組成部分之一，其根本實質就是使信息資源能夠在一定情況下增加利用效率。在對檔案資料進行歸納整理的同時，也是對其資料進行保護的另一種表現形式。企事業單位通過高效率的文書檔案整理，能夠有效高度保持重要文件的完整程度，還能夠對其進行及時的調取采用，極大地提升了企事業單位文件檔案的利用價值，提高其重復使用效率，因此，檔案的整體工作不僅是事業檔案管理體系的重要前提，還是利用檔案信息資源的必要條件。一般企事業單位接收文件資料時，遞交上來的文件資料一般都呈現出零散的狀態，這種狀態下不利于對文件及時的利用和查找，同時這些資料也無法對真實情況進行充分表達和展示，從而影響檔案效果有效發揮和重復使用，因此，需要不斷加強文檔之間的有效聯系，對整體檔案管理系統進行科學有效的整理和劃分，加強對檔案管理工作的重視，同時對檔案的內容和成分進行正確揭示，不僅為檔案創造了必要性優勢，在將檔案完整規范保存下來的基礎上，促進企事業單位的成長和發展。

2.3 有利于促進檔案工作持續運行發展

文書檔案整理的根本含義就是將分散且無規律可循的文件進行收集整理，并根據先后順序進行編號排列，為日后重復使用奠定有效基礎。檔案整理工作的科學化、合理化、有效化能夠在一定程度上提升文書檔案整理工作的效率和質量，從而確保了檔案管理體系的系統性和完整性，進一步為文書檔案管理工作的優化運轉提供有效保障。

在進行文書檔案管理工作實時開展中，需要在一定基礎上，對檔案進行相應的系統化整合，以及基礎目標編寫樣目表等操作整理流程，在經過多樣化的操作流程后，更容易發現文書中存在的價值，在建立企事業單位效能化管理體系的同時，省去繁瑣的前期準備工作，這些都為全面鑒定文書檔案的價值提供了有效契機，同時又奠定了實踐基礎，為文書檔案的多元化檢索提供了參考數據，在檔案的完整性與安全性之間構建溝通橋梁，同時也是開發文檔信息資源價值的重要保障，進一步促進檔案整理工作持續運行發展。

3 企事業單位文書檔案整理中存在的具體問題

文書檔案整理對企事業單位效能化發展有著非常重要的意義，但是也存在著人員專業性有待提高、信息管理水平比較落后、文書檔案整理不規范三方面等問題。

1）相關文書檔案整理人員的專業素質和能力還有待提高。由于企事業單位每年都會有一批“新鮮血液”注入其中，所以對于這些新的文書檔案管理員來說，相關業務流程還不夠熟悉，而且掌握方法的速率也比較慢，技能方面存在欠缺。而且在傳統觀念的影響下，沒有對文書檔案整理工作有一定的重視和認識，工作態度也比較散漫，沒有保持積極熱情的工作心態，因此極易出現失誤現象。

2）文書檔案整理信息化管理水平仍處于落后階段。在現代信息化技術飛速發展的時代，企事業單位文書檔案整理工作應緊跟時代的步伐，由紙質管理逐漸向電子信息技術管理過渡，這就表明，可以將信息技術產物也保存到文書檔案之中，比如照片、視頻、錄音等電子產品，其也成為文書檔案整理工作中的重要組成部分，但是為了以防萬一，還是要做好紙質和電子信息整理工作的雙重保險。

3）如今文書檔案整理與傳統模式相比，雖然取得了很大的進步，但是其整體系統的管理還是沒有達到規范化標準，比如在文件的收取和發送方面，都存在一定程度的延遲性，同時無法對文件的完整性和準確性進行有效保障，在對 信息進行有效處理和查詢后，歸檔過程顯示出隨意性，沒有按照國家標準進行嚴格管控，為后期對檔案的調閱和使用造成了一定程度的影響。這種工作態度下極易出現檔案變質破損現象，嚴重阻礙了企事業單位效能化的發展進程。

4 強化企事業單位文書檔案整理工作的優化措施

4.1 提高檔案人員綜合素質

文書檔案整理人員的專業化能力直接關系到企事業單位效能化發展的程度，因此，企事業單位必須做到加強對相關管理人員專業素養和專業技能等綜合素質的有效提升。首先，企事業單位要定期對新入人員進行業務培訓，同時需要確保活動內容的豐富性和種類形式的多樣性，使新入員工能夠對文書檔案整理相關理論知識進行一定掌握的條件下，進一步提升其知識文化素養和實踐操作技能，對文書檔案的歸類方法和流程步驟進行梳理和了解，在了解內涵的同時，將其潛移默化的在腦中形成深刻印象;其次，新進人員要對企事業單位的文書檔案管理的行為規范和規章制度進行深入掌握，在工作過程中保持嚴格的工作態度，確保在工作過程中減少失誤概率;再次，管理人員要對新入人員進行一定程度的思想教育工作，使其充分認識到文書檔案整理工作的重要意義;最后，新入人員可以充分發揮自己的主觀能動性，積極主動的通過平時鍛煉不斷提高自身的業務水平，從而有效提高企事業單位文書檔案整理水平。

4.2 應用新型信息技術

傳統文書檔案歸檔模式已經跟上時代的潮流，需要在原有歸檔基礎上，不斷融入科技信息化技術，這樣才能實現推動企事業單位效能化發展。經濟是實現發展的基礎動力，所以想要實現文書檔案管理工作與信息技術高效融合，企事業單位必須加大資金的投入，購買新型設備儀器，多方面建立網絡平臺，實現信息技術共同促進技術交流，改變原有的人工文件或物流的傳遞方式，實現企事業單位向科技化、數字化發展。

作者簡介

吉濤，女，漢族，云南省水利水電勘測設計研究院館員。