淺析檔案管理在企事業(yè)單位效能化發(fā)展中的作用

摘 要：檔案工作是企事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，隨著社會的發(fā)展，檔案在企事業(yè)單位檔案管理中的作用越來越明顯。本文針對企事業(yè)單位檔案整理人員的專業(yè)性、信息管理水平、檔案整理制度中存在的問題，提出提高檔案人員綜合素質(zhì)、應(yīng)用新型信息技術(shù)、規(guī)范數(shù)字檔案整理等有效措施，為我國企事業(yè)單位效能化發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)，發(fā)揮積極的作用。

關(guān)鍵詞：企事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化措施

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.085

1 緒論

隨著我國科技的發(fā)展和社會的進步，文書檔案管理在企事業(yè)單位檔案管理工作中占據(jù)著越來越重要的位置，為企事業(yè)單位的整體發(fā)展提供了有效依據(jù)，其本身具有客觀記錄單位發(fā)展歷程的特性，對企事業(yè)單位效能化發(fā)展發(fā)揮著重要作用，因此，企事業(yè)單位必須做好提升自身文書檔案管理水平工作。

2 文書檔案整理對企事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義

2.1 文書檔案是檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的核心

文書檔案整理能夠有效將檔案進行綜合管理，按照一定順序編碼，信息內(nèi)容進行整理歸類，在整個檔案管理系統(tǒng)中起著承上啟下的重要作用，而且還是檔案業(yè)務(wù)建設(shè)過程中的中心環(huán)節(jié)，對于企事業(yè)單位來說，檔案管理的完整化、系統(tǒng)化對其效能化發(fā)展具有重要意義，因此，必須保證檔案業(yè)務(wù)整體系統(tǒng)的完整性。

在檔案管理工作開展過程中，檔案文件首先要以上傳下達(dá)的形式傳遞到檔案管理部門，在機構(gòu)內(nèi)部進行綜合整理，繼而按照一定條件進行分類編碼，如果在這過程中存在問題，則需要重新對文件進行退回直至合格。文書檔案整理工作是保證檔案資料完整的前提，只有做好相應(yīng)的前期整理工作，才能對檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化起到一定保障作用，從而有效提高對檔案的合理化利用。與此同時，還需要對其進行嚴(yán)格篩選偵查，對檔案收集管理工作起到一定的監(jiān)督作用，通過對檔案的比較和鑒定突出檔案整理工作的價值，確保檔案業(yè)務(wù)整體工作的穩(wěn)定性。

2.2 是利用檔案信息資源的必要條件

文書檔案管理是企事業(yè)單位檔案管理整體工作中的重要組成部分之一，其根本實質(zhì)就是使信息資源能夠在一定情況下增加利用效率。在對檔案資料進行歸納整理的同時，也是對其資料進行保護的另一種表現(xiàn)形式。企事業(yè)單位通過高效率的文書檔案整理，能夠有效高度保持重要文件的完整程度，還能夠?qū)ζ溥M行及時的調(diào)取采用，極大地提升了企事業(yè)單位文件檔案的利用價值，提高其重復(fù)使用效率，因此，檔案的整體工作不僅是事業(yè)檔案管理體系的重要前提，還是利用檔案信息資源的必要條件。一般企事業(yè)單位接收文件資料時，遞交上來的文件資料一般都呈現(xiàn)出零散的狀態(tài)，這種狀態(tài)下不利于對文件及時的利用和查找，同時這些資料也無法對真實情況進行充分表達(dá)和展示，從而影響檔案效果有效發(fā)揮和重復(fù)使用，因此，需要不斷加強文檔之間的有效聯(lián)系，對整體檔案管理系統(tǒng)進行科學(xué)有效的整理和劃分，加強對檔案管理工作的重視，同時對檔案的內(nèi)容和成分進行正確揭示，不僅為檔案創(chuàng)造了必要性優(yōu)勢，在將檔案完整規(guī)范保存下來的基礎(chǔ)上，促進企事業(yè)單位的成長和發(fā)展。

2.3 有利于促進檔案工作持續(xù)運行發(fā)展

文書檔案整理的根本含義就是將分散且無規(guī)律可循的文件進行收集整理，并根據(jù)先后順序進行編號排列，為日后重復(fù)使用奠定有效基礎(chǔ)。檔案整理工作的科學(xué)化、合理化、有效化能夠在一定程度上提升文書檔案整理工作的效率和質(zhì)量，從而確保了檔案管理體系的系統(tǒng)性和完整性，進一步為文書檔案管理工作的優(yōu)化運轉(zhuǎn)提供有效保障。

在進行文書檔案管理工作實時開展中，需要在一定基礎(chǔ)上，對檔案進行相應(yīng)的系統(tǒng)化整合，以及基礎(chǔ)目標(biāo)編寫樣目表等操作整理流程，在經(jīng)過多樣化的操作流程后，更容易發(fā)現(xiàn)文書中存在的價值，在建立企事業(yè)單位效能化管理體系的同時，省去繁瑣的前期準(zhǔn)備工作，這些都為全面鑒定文書檔案的價值提供了有效契機，同時又奠定了實踐基礎(chǔ)，為文書檔案的多元化檢索提供了參考數(shù)據(jù)，在檔案的完整性與安全性之間構(gòu)建溝通橋梁，同時也是開發(fā)文檔信息資源價值的重要保障，進一步促進檔案整理工作持續(xù)運行發(fā)展。

3 企事業(yè)單位文書檔案整理中存在的具體問題

文書檔案整理對企事業(yè)單位效能化發(fā)展有著非常重要的意義，但是也存在著人員專業(yè)性有待提高、信息管理水平比較落后、文書檔案整理不規(guī)范三方面等問題。

1）相關(guān)文書檔案整理人員的專業(yè)素質(zhì)和能力還有待提高。由于企事業(yè)單位每年都會有一批“新鮮血液”注入其中，所以對于這些新的文書檔案管理員來說，相關(guān)業(yè)務(wù)流程還不夠熟悉，而且掌握方法的速率也比較慢，技能方面存在欠缺。而且在傳統(tǒng)觀念的影響下，沒有對文書檔案整理工作有一定的重視和認(rèn)識，工作態(tài)度也比較散漫，沒有保持積極熱情的工作心態(tài)，因此極易出現(xiàn)失誤現(xiàn)象。

2）文書檔案整理信息化管理水平仍處于落后階段。在現(xiàn)代信息化技術(shù)飛速發(fā)展的時代，企事業(yè)單位文書檔案整理工作應(yīng)緊跟時代的步伐，由紙質(zhì)管理逐漸向電子信息技術(shù)管理過渡，這就表明，可以將信息技術(shù)產(chǎn)物也保存到文書檔案之中，比如照片、視頻、錄音等電子產(chǎn)品，其也成為文書檔案整理工作中的重要組成部分，但是為了以防萬一，還是要做好紙質(zhì)和電子信息整理工作的雙重保險。

3）如今文書檔案整理與傳統(tǒng)模式相比，雖然取得了很大的進步，但是其整體系統(tǒng)的管理還是沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，比如在文件的收取和發(fā)送方面，都存在一定程度的延遲性，同時無法對文件的完整性和準(zhǔn)確性進行有效保障，在對 信息進行有效處理和查詢后，歸檔過程顯示出隨意性，沒有按照國家標(biāo)準(zhǔn)進行嚴(yán)格管控，為后期對檔案的調(diào)閱和使用造成了一定程度的影響。這種工作態(tài)度下極易出現(xiàn)檔案變質(zhì)破損現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙了企事業(yè)單位效能化的發(fā)展進程。

4 強化企事業(yè)單位文書檔案整理工作的優(yōu)化措施

4.1 提高檔案人員綜合素質(zhì)

文書檔案整理人員的專業(yè)化能力直接關(guān)系到企事業(yè)單位效能化發(fā)展的程度，因此，企事業(yè)單位必須做到加強對相關(guān)管理人員專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能等綜合素質(zhì)的有效提升。首先，企事業(yè)單位要定期對新入人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時需要確保活動內(nèi)容的豐富性和種類形式的多樣性，使新入員工能夠?qū)ξ臅鴻n案整理相關(guān)理論知識進行一定掌握的條件下，進一步提升其知識文化素養(yǎng)和實踐操作技能，對文書檔案的歸類方法和流程步驟進行梳理和了解，在了解內(nèi)涵的同時，將其潛移默化的在腦中形成深刻印象;其次，新進人員要對企事業(yè)單位的文書檔案管理的行為規(guī)范和規(guī)章制度進行深入掌握，在工作過程中保持嚴(yán)格的工作態(tài)度，確保在工作過程中減少失誤概率;再次，管理人員要對新入人員進行一定程度的思想教育工作，使其充分認(rèn)識到文書檔案整理工作的重要意義;最后，新入人員可以充分發(fā)揮自己的主觀能動性，積極主動的通過平時鍛煉不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平，從而有效提高企事業(yè)單位文書檔案整理水平。

4.2 應(yīng)用新型信息技術(shù)

傳統(tǒng)文書檔案歸檔模式已經(jīng)跟上時代的潮流，需要在原有歸檔基礎(chǔ)上，不斷融入科技信息化技術(shù)，這樣才能實現(xiàn)推動企事業(yè)單位效能化發(fā)展。經(jīng)濟是實現(xiàn)發(fā)展的基礎(chǔ)動力，所以想要實現(xiàn)文書檔案管理工作與信息技術(shù)高效融合，企事業(yè)單位必須加大資金的投入，購買新型設(shè)備儀器，多方面建立網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)信息技術(shù)共同促進技術(shù)交流，改變原有的人工文件或物流的傳遞方式，實現(xiàn)企事業(yè)單位向科技化、數(shù)字化發(fā)展。

作者簡介

吉濤，女，漢族，云南省水利水電勘測設(shè)計研究院館員。