信息時代創(chuàng)新檔案管理工作的相關策略

雷雯

摘 要：目前我國的科學技術與社會經(jīng)濟正在以十分迅猛的速度不斷進步與發(fā)展，在當前時代背景之下，新型電子信息技術得到十分明顯的提升，目前正被各行各業(yè)普遍運用，檔案的管理工作在此基礎之上有了全新的思路。鑒于此，文章結合筆者多年工作經(jīng)驗，對信息時代創(chuàng)新檔案管理工作的相關策略提出了一些建議，僅供參考。

關鍵詞：信息時代;創(chuàng)新檔案;管理工作;相關策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.107

信息時代的到來給文件管理帶來了一些挑戰(zhàn)，但有了明確的認識，一些現(xiàn)存的障礙就可以轉化為機遇，找到創(chuàng)新的方法來滿足當今時代的更高要求。這將為您提供更可靠的信息開發(fā)支持，并幫助您解決文件管理問題。

1 信息時代的檔案管理工作

檔案管理指的是對檔案信息的搜集、整理、存儲和編輯等工作，其管理對象是各種檔案信息，如人力檔案、財務信息檔案、生產(chǎn)信息檔案等，對于不同性質(zhì)的檔案信息要采用不同的管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理工作形式以人工為主，不僅浪費人力、物力和財力，還極易產(chǎn)生各種失誤，嚴重地降低了檔案管理的整體質(zhì)量。信息技術和網(wǎng)絡技術的廣泛應用，改變了檔案管理模式，管理人員只需利用信息技術和網(wǎng)絡技術就能開展搜集、整理、存儲和編輯等工作，極大地減少了管理成本，提高了管理工作的系統(tǒng)性和高效性。在信息化時代，檔案管理必須圍繞相關法律法規(guī)開展工作，應積極向電子檔案過渡，才能滿足企業(yè)長遠發(fā)展的實際需要。

2 信息化時代檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案信息化管理體制并未得到充分建立

在實踐中，許多部門的文件管理職能仍由傳統(tǒng)行政部門承擔，而且沒有設立特別員額，由于資源規(guī)模和人員配置限制，這些員額很容易導致職責范圍不明、組織結構不足、問責不足等問題。在這種情況下，文件管理在很大程度上沒有得到充分考慮。傳統(tǒng)的管理模式不符合當今社會的發(fā)展需要，需要先進的信息技術和工具來確保相應的管理質(zhì)量。因此，適應時代需要的管理制度是確保檔案管理任務總體上符合現(xiàn)代社會及其相關要求的不可或缺的組成部分。

2.2 仍缺少檔案信息化建設的標準

大多數(shù)單位在進行檔案的信息化建設時，往往只是對信息化技術進行簡單運用，依照已經(jīng)建成檔案信息化的有關單位進行模仿，沒有真正從自身角度出發(fā)思考自己的實際需要，脫離實際，所創(chuàng)建出來的檔案信息化管理模式也缺少單位特色。造成此現(xiàn)象的原因在于缺少有關標準，沒有構成科學、合理的檔案信息化管理標準體制，單位也沒有制定出切實有效的規(guī)定，從而使檔案的信息化建設缺少參考條件和限制規(guī)定。

2.3 管理意識偏薄弱

信息化檔案管理不僅是對技術層面的一次更新，也是對檔案管理人員的一次挑戰(zhàn)，信息化管理需要切實掌握檔案相關軟件的運用，操作上需要的耐心和細節(jié)不低于傳統(tǒng)管理方式，在專業(yè)管理人才的需求度上提高了很多。目前檔案專業(yè)人員的信息化管理意識有待提高，在管理的技術手段使用上也需要進一步提升。

3 信息化背景下優(yōu)化檔案管理工作的相關舉措

3.1 制定出切實可行的檔案信息化建設管理體制

制定科學、合理的管理體制是保證檔案信息化建設和管理順利開展的基礎，所以，必須要明確檔案信息整理和保存的具體流程，做到權責到人，充分發(fā)揮檔案信息化建設和管理的潛在功能，繼續(xù)改進及創(chuàng)新管理方法，建構出高效、合理的檔案管理體制，進一步提高檔案信息的使用和存儲效率，用現(xiàn)代化信息技術來整合大量檔案信息資源，降低人力、物力及財力的消耗，盡可能減少人為錯誤的出現(xiàn)，促進檔案管理質(zhì)量和效率的提高。此外，還可以通過購買或自主研發(fā)已經(jīng)成熟的檔案管理模式，結合自身實際情況進行改革，健全本單位的檔案信息化建設和管理體制。

3.2 提升網(wǎng)絡管理平臺的安全性

檔案是機關、企事業(yè)單位工作過程中不可缺少的參考依據(jù)。在檔案管理過程中，保障檔案相關資料的真實性會直接影響后續(xù)工作的正常開展。因此，為了保證相關檔案管理工作的有效性，有必要對相關的檔案管理技術進行改革。信息化檔案管理平臺的安全性，與當前的網(wǎng)絡使用環(huán)境以及干部職工的工作習慣有很大的關系。作為相關的網(wǎng)絡維護部門，要保證檔案工作人員有個安全的工作環(huán)境。此外，與檔案相關的工作人員在工作過程中，也要在科學合理的制度下配合檔案管理工作，如登錄檔案管理賬號后，要及時刪除賬號信息;工作開始前要對當前的網(wǎng)絡環(huán)境進行安全測評等，從而將相關的網(wǎng)絡安全風險降到最低范圍內(nèi)，這樣才能保證檔案安全管理工作沿著正確的軌道前進。

3.3 建立專業(yè)人才隊伍

信息化檔案管理的中心雖然是信息化技術手段，但是這些技術手段并不能脫離人去實現(xiàn)，歸根結底還是需要專業(yè)人才讓信息化檔案持續(xù)發(fā)展，要將工作人員個人的能量發(fā)揮出來，不僅要求掌握專業(yè)知識相關的技術，懂得電子歸檔和掃描整理的操作方法，還要隨著時代發(fā)展不斷掌握新的管理知識，不斷提高素質(zhì)，并且按時進行培養(yǎng)，與其他單位多交流溝通，適應檔案工作。

3.4 加強檔案資源開發(fā)利用

檔案資源并不是要一直封鎖保存的，而是需要共享和交流，與其他單位交流可以獲得寶貴經(jīng)驗，取其精華去其糟粕進行互補，從而實現(xiàn)自我提升。除了與其他單位交流外，檔案資源在內(nèi)部的共享使用也必不可少，建立電子檔案館，讓有需要的人更方便的提取和使用檔案資源，形成檔案資源的良性循環(huán)。

3.5 創(chuàng)新檔案信息化建設工作的理念

檔案信息資源管理部門作為檔案信息化工作的主管部門，首先要確立一個創(chuàng)新工作理念才能使信息化工作能夠有力地推進，思想核心是關鍵。大數(shù)據(jù)時代各層級的檔案管理機構要從意識上認識到大數(shù)據(jù)的技術性與現(xiàn)代化的重要性，各單位要根據(jù)自身的檔案工作實際，有針對性地制定適合自己的檔案信息化工作方案。依托上級單位資源以及本單位的實際構建可行性強、操作性高的檔案信息化平臺，根據(jù)當前大數(shù)據(jù)技術特點，對單位內(nèi)部全部的檔案信息資源進行全面綜合測評，深入分析與挖掘檔案信息資源，對數(shù)據(jù)信息進行精細化管理，分門別類、有效管控，真正做到知家底用好家底。與此同時，對單位內(nèi)部各業(yè)務部門專兼職檔案管理員實行全員管理，建立網(wǎng)格化檔案信息化成員庫。大數(shù)據(jù)時代下的檔案信息化工作是一項具有系統(tǒng)性和綜合性的工程，檔案部門要結合業(yè)務管理部門的實際，利用大數(shù)據(jù)技術手段，打造一體化綜合管理新格局。只有從思上理念上革新檔案信息化工作，才能開拓出一條符合自身實際的檔案信息化建設之路。

4 結束語

總的來說，在新時期，各單位必須要認識到開展檔案信息化建設的重要性，不斷提高檔案管理水平，多運用先進技術來完善檔案管理信息化建設，提高檔案信息質(zhì)量，適應社會的發(fā)展和需要，最終推動本單位的發(fā)展和進步。

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