檔案信息安全保障體系構(gòu)建

潘雅寧

（廣東司法警官職業(yè)學(xué)院，廣東 廣州 510520）

信息時代的發(fā)展帶來的是更快捷的技術(shù)以及更方便的管理體制，而信息技術(shù)的飛速發(fā)展也給人們帶來了更多的可能，傳統(tǒng)的檔案管理體制已經(jīng)不能符合現(xiàn)代的要求，因此，現(xiàn)代的檔案管理工作必須在信息化的趨勢下進(jìn)行及時的更新?lián)Q代，利用更加高端的技術(shù)保障檔案的信息安全，確保檔案信息不會出現(xiàn)泄漏的問題，并且在檔案的管理上更加快捷高效，幫助我們的檔案管理工作人員能減少工作量的同時提升工作效率。

一、檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）管理模式陳舊，不能適應(yīng)新時代的信息技術(shù)發(fā)展

隨著社會的不斷發(fā)展變革，信息技術(shù)涌入了我們的生活，我們進(jìn)入了數(shù)字化時代，在享受信息技術(shù)便捷性的同時，我們反觀當(dāng)前檔案管理工作的缺失，很多的地方、院校的檔案管理工作仍然選擇陳舊的模式，沒有進(jìn)行及時的更新，也沒有將新時代的新技術(shù)注入到當(dāng)前的檔案管理工作中，檔案工作效率不高，浪費(fèi)人力物力財力，沒有體現(xiàn)檔案管理工作的效率。

（二）檔案管理工作松散，日后查找工作繁瑣

檔案管理的松散性主要表現(xiàn)在檔案管理工作沒有形成一定的規(guī)模，檔案管理的人員多但是不受重視，大眾認(rèn)為檔案管理工作不是一項有技術(shù)性的內(nèi)容，因此，選派一些學(xué)校的退休教師或者是員工進(jìn)行檔案管理工作，沒有形成嚴(yán)密的檔案管理工作制度，加之檔案管理工作沒有落實信息化的要求，還是原先的翻找的模式，入檔和調(diào)檔工作會耗費(fèi)很多的時間和精力，同時，在今后的管理方面也會有所疏漏。

（三）檔案信息安全工作不能保障

檔案信息安全關(guān)乎著個人秘密和一些機(jī)密的內(nèi)容，因此要保障檔案的安全性，才能進(jìn)一步的開展工作，促進(jìn)檔案管理的信息化實施。但是由于當(dāng)前檔案管理工作沒有形成最新的管理模式，也未使用最先進(jìn)的管理設(shè)備，因此，檔案信息安全工作不能保證，單純的檔案室放置管理，還無法避免火災(zāi)、水災(zāi)或者是地震等意外的發(fā)生，這樣無法保證檔案信息的相對安全。

二、現(xiàn)如今新型信息化檔案信息安全管理的重要性

當(dāng)今社會數(shù)字化技術(shù)不斷普及，人們利用數(shù)字化、信息化技術(shù)到自己生活的方方面面，不僅用于生活起居，也會運(yùn)用于當(dāng)前的工作之中。新型的檔案管理技術(shù)不僅僅能將檔案管理的安全性能提升，還能減少更多的人力、物力、財力，減少檔案管理工作人員的工作量，解放檔案管理工作人員的雙手，讓其投入到當(dāng)前的信息化檔案柜的管理中來，促進(jìn)各項管理工作能更加智能化、信息化、便捷化。而新型的檔案管理模式，正是運(yùn)用大數(shù)據(jù)彌補(bǔ)當(dāng)前檔案管理的不足，將數(shù)字化信息化的優(yōu)勢技術(shù)引入到檔案管理內(nèi)部，用電子檔案柜進(jìn)行嚴(yán)密的管理，不僅每臺電子管理柜都裝有智能電腦系統(tǒng)，而且電子遷移檔案，檔案柜所占得面積不大，能放下更多的檔案，管理員打開電腦輸入密碼，找到所屬的幾號檔案柜，按下第幾排，電子檔案柜會直接移動到你所需的一排，不僅方便省事，整齊劃一，還具有電子化的功能，而且還可以有效隔絕外界的火源、水源，極大地保護(hù)了檔案信息的安全。

三、檔案信息安全保障體系構(gòu)建策略

（一）建立健全檔案信息安全技術(shù)保障體系

檔案信息安全技術(shù)是用技術(shù)的進(jìn)一步加強(qiáng)和改善去確保檔案信息的安全性。而技術(shù)性就需要和數(shù)字化、信息化的時代相結(jié)合，將信息安全系統(tǒng)建立完善，并且用信息安全服務(wù)去切實保障信息安全問題，促進(jìn)檔案信息安全保障體系的構(gòu)建。我們所講的信息安全技術(shù)可以包含物理安全技術(shù)，物理安全技術(shù)是在檔案信息長期管理的過程中普遍并且一直存在的一個問題，主要包括一些物理的環(huán)境對檔案的安全產(chǎn)生威脅的相對應(yīng)的解決技術(shù)，物理安全技術(shù)能利用相關(guān)的儲存介質(zhì)保障檔案信息能防水、防火、防地震、防雷等，確保在物理性質(zhì)上，我們的檔案安全不受侵害；接下來還包含系統(tǒng)安全技術(shù)，而系統(tǒng)的安全技術(shù)用我們通俗的話將就是用除了硬件以外的軟件來保障檔案信息的安全、不遺失，系統(tǒng)安全需要保障的是網(wǎng)絡(luò)的安全和數(shù)據(jù)軟件的安全，在軟件方面，從軟件的開發(fā)和研制，到最終的實驗、修改程序等都要經(jīng)過嚴(yán)密的程序，確保檔案信息不受威脅，同時在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)方面不形成共享機(jī)制，確保網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的安全，同時建立嚴(yán)密的網(wǎng)絡(luò)安全防火墻和網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)控措施，對檔案信息加密管理，并且安全的儲存在一定的地方，有備份，防止入侵，也能在損毀之后進(jìn)行及時恢復(fù)；技術(shù)研究與應(yīng)用等方面，一定要健全安全保障體系，層層把關(guān)，在技術(shù)環(huán)節(jié)上不出紕漏，在以往紙質(zhì)版的保存劣勢下，能凸顯信息技術(shù)檔案信息管理安全化，促進(jìn)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）檔案信息安全及今后管理的重點(diǎn)步驟

檔案信息的安全建立主要依靠技術(shù)人員進(jìn)行，通過嚴(yán)密的網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)保障檔案的信息不受侵犯，但是針對今后的管理實施環(huán)節(jié)如何保障檔案的信息管理安全，這是我們在今后的工作中需要逐步落實，并且步步咬緊的環(huán)節(jié)。

1.加強(qiáng)對檔案信息管理人員的使用、管理培訓(xùn)

首先，在任用檔案信息管理人員的時候要堅持保密性原則，在錄用的環(huán)節(jié)簽訂保密協(xié)議，提前說明檔案管理工作的重要性和保密性，確保工作人員從思想上重視起來。其次，要加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)。檔案管理工作人員是每天與檔案接觸最多的人員，在系統(tǒng)的操作和管理的規(guī)范方面需要進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，在促進(jìn)其業(yè)務(wù)素質(zhì)增長的同時也能確立更加規(guī)范的管理人員保障體系，確保檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，并且從一定的層面確保檔案安全管理工作的有序進(jìn)行。院校的檔案管理工作者要定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容包括安全意識的提升培訓(xùn)以及系統(tǒng)操作的培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案工作管理人員的安全意識和管理素質(zhì)以及專業(yè)素養(yǎng)，提高檔案管理工作人員的工作能力和工作效率，將安全管理工作落實到位。

2.建立健全檔案信息安全管理制度

制度的制定是為了更加有效的進(jìn)行檔案信息管理，因此，制定相應(yīng)的檔案信息管理制度可以保障今后的運(yùn)行，規(guī)范檔案管理人員的工作，促進(jìn)檔案管理的有序進(jìn)行，只有按照規(guī)章制度辦事，才能確保我們的檔案信息安全性。例如，在檔案館建立安全防范責(zé)任制度，將安全防范責(zé)任落實到具體的部門，具體的工作小組和人頭上，加強(qiáng)對重要數(shù)據(jù)及文件的管理和系統(tǒng)化操作，并進(jìn)行備份處理；完善信息管理安全管理制度，有助于做好檔案信息泄露的預(yù)防工作，將信息泄露的損失控制在最小范圍之內(nèi)，最大程度發(fā)揮檔案信息化的作用和優(yōu)點(diǎn)【1】。

3.建立檔案信息安全管理部門

建設(shè)檔案信息管理部門是為今后發(fā)展做鋪墊，因此，首先要將部門成立的職責(zé)明確清楚，就是加強(qiáng)對檔案的安全和保密管理，保障檔案信息安全管理各個環(huán)節(jié)、步驟的正常運(yùn)行【2】。而各個環(huán)節(jié)上的監(jiān)督管理工作也是由檔案信息管理部門所進(jìn)行的，缺乏監(jiān)督的管理就不能稱之為完整的管理體制，只有將制度和人員的工作進(jìn)行合理的監(jiān)督，才能促進(jìn)檔案信息安全管理工作的有序開展。同時還要建立檔案信息安全管理規(guī)范原則，并實行動態(tài)化管理，因為每一項制度的開展不可能是完美的，都是需要在實踐中進(jìn)行完善和改進(jìn)的。

四、小結(jié)

檔案信息安全管理保障體系是對檔案信息安全技術(shù)保障體系的有力支持。在完成檔案信息化系統(tǒng)的搭建之后，需要結(jié)合有效的信息安全管理手段，建立檔案信息安全保障體系【3】。因此，院校的檔案管理工作不是一項一朝一夕的事情，而是一項長期的工作，為了擺脫原先管理模式的漏洞，需加強(qiáng)新時代檔案信息安全管理工作的運(yùn)行，促進(jìn)檔案信息的安全管理工作有序推進(jìn)。