淺談如何做好機關事業單位檔案室的安全管理工作

王暢達

（黑龍江省社會福利和兒童收養中心（原黑龍江省社會福利院），黑龍江 哈爾濱 150036）

一、我國機關事業單位檔案管理工作中存在的問題

（一）機關事業單位檔案的整理工作不合理

機關單位的許多重要文件被存放為檔案。由于檔案的種類數量較多，因此，檔案的管理過程中極易容易出現問題。檔案室的管理人員在整理檔案工作時容易出現疏忽。沒有按照嚴格的規章制度來對檔案進行合理的分類和存放，導致檔案室對重要檔案的管理工作比較隨意。一些事業單位甚至沒有制定相應的管理工作制度，導致在檔案管理過程中容易出現檔案丟失，不利于后期事業單位開展工作。事業單位在調取檔案文件時，沒有一套完整的檢索檔案文件的體系。很難對檔案室內的諸多文件進行查找，增加了檔案管理工作的難度，降低了機關事業單位的工作效率。因此檔案的管理人員要對重要的文件進行整理，按照類別、數量不同分類存檔，從而方便后期的檔案查找工作。

（二）相關事業單位檔案的存放工作不合理

對于機關事業單位的檔案保存工作需要事業單位制定嚴明的檔案管理體系，由專業的工作人員進行檔案室內的檔案專門管理，嚴禁無關人等進入檔案室。工作人員在調取檔案室的資料時需要相應的手續才能夠進入檔案室調取相應資料。沒有上級的批復文件，其他無關人員不能夠接觸檔案。隨著我國科學技術水平的不斷提升，事業單位逐漸采用集中式辦公模式，導致以前的單獨檔案室變成了各式各樣資料混雜在一起的檔案室。因此，對檔案的管理工作難度相應的提升，導致檔案管理人員很難對各種材料進行整理歸檔，資料在存放的過程中容易造成各種外界因素的影響，導致檔案內容的破壞，各式各樣的檔案混雜在一起。獨立檔案的相對安全性降低，增加了不必要安全隱患。

（三）相關事業單位檔案的管理工作不合理

相關事業單位的檔案管理工作不夠全面，隨著網絡化時代的不斷到來，檔案的管理工作要求也逐漸提升。雖然在一定程度上提高了相關事業單位的檔案管理水平和管理的工作效率。但是在一些信息化水平較低的地區，檔案的管理工作仍舊停留在以前的獨立檔案管理中。許多檔案管理工作制度內容出現不規范的問題，導致我國的檔案管理工作很難全面的開展。

（四）相關事業單位管理人員工作不合理

相關事業單位的檔案管理人員受以往觀念誤導，認為檔案的管理工作是以比較清閑自在的工作，不需要太多重視。導致我國事業單位的檔案管理人員普遍工作責任心較差，綜合素質能力較低，專業技術水平不足。我國許多事業單位的檔案室制度管理不明確，導致檔案管理工作人員在管理工作時不能夠全身心的投入，對于檔案的分類存放、合理保存等方面的知識了解不夠透徹。對于專業的信息化網絡化技術管理檔案認知較少，導致我國的檔案管理工作準確性較差，限制著我國事業單位的檔案管理工作發展。

二、提高我國事業單位檔案管理的有效措施

（一）檔案管理工作制度的完善

為了使檔案的管理工作更加科學合理，需要事業單位建立合適的檔案管理流程。通過工作流程制度來約束當管理工作人員在整理工作中的行為和規范，對普通的檔案和重要的檔案應當分類歸檔。在檔案的整理工作完成后需要對檔案室的檔案整理工作進行抽查，一旦發現管理工作中的不足，應當及時向檔案室的管理人員指出，實施分類標準的檔案管理工作流程，能夠使檔案得存放工作方便。

（二）制定合理的檔案存放流程

事業單位應當健全檔案存放的制度和流程，方便事業單位的工作人員對檔案室資料進行調取，提高事業單位的工作效率。根據不同檔案的類別，建立單獨的檔案管理室，加強相關檔案管理工作的配套設施建設。管理人員應當時刻注意檔案室的衛生，減少蟲鼠蟻害以及自然因素對檔案室造成的影響，合理的檔案管理流程能夠使得檔案室的面貌煥然一新，方便事業單位的工作進展。

（三）加強信息化技術在檔案管理中的應用

隨著我國信息化時代的不斷發展，在檔案管理中應用信息化技術，能夠有效的提高檔案管理的工作效率，簡化調取檔案的工作流程，使得檔案的管理更加具有安全性。并且隨著計算機網絡技術與檔案管理技術的結合，檔案管理工作可能逐漸發展為無紙化。利用專業的檔案管理設備，能夠簡化工作，對各種檔案進行科學合理的分類和歸檔，實現檔案查找和檔案管理工作的網絡化。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質

事業單位檔案管理室的管理工作主要是由檔案管理人員進行實際操作。因此事業單位需要提高檔案管理工作人員的綜合素質，加強專業知識技能的培訓，制定合理的檔案室管理制度。嚴格約束檔案管理人員，能夠按照檔案管理的要求開展管理工作。單位應當經常開辦講座和專題教育活動，培養檔案管理人員的計算機技能、網絡化技術以適應未來檔案管理的需求，進一步實現檔案的安全管理。

三、結束語

檔案作為事業單位開展工作的重要基礎。因此，檔案管理人員需要從各個方面保證檔案的安全。不斷地完善檔案管理工作，提高檔案管理人員的綜合素質和專業化知識技能。確保管理人員能夠在規章制度的約束下更好的開展檔案管理工作，保證事業單位檔案管理工作的安全合理，從而能夠提高機關事業單位的工作效率，推動我國機關事業單位更好的發展。