以數(shù)字化促進檔案管理優(yōu)化工作初探

劉宴峰

（興安盟紀(jì)委監(jiān)委，內(nèi)蒙古 興安盟 137400）

一、引言

企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是指企業(yè)將檔案工作的管理對象、管理手段等由傳統(tǒng)向數(shù)字化轉(zhuǎn)變及依此提升檔案管理水平和效益的過程。這個概念包含如下含義：一是檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的主體是企業(yè)，而不是企業(yè)檔案部門或是檔案人員。二是檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型包括管理對象、管理手段和效果3 方面，3 個方面互相聯(lián)系互相依存，又互相影響，因此這里的“數(shù)字化”不僅是指傳統(tǒng)載體檔案的掃描。三是檔案工作數(shù)字化是一個過程，它不是一蹴而就的。四是轉(zhuǎn)型既包括管理能力的轉(zhuǎn)變，也包括管理效果和效益的轉(zhuǎn)變。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

（一）有利于檔案原件的保護

企業(yè)檔案的價值在于開發(fā)與利用，在安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理、法律訴訟等方面都需要檔案資料的支持。但是因為傳統(tǒng)載體或多或少會產(chǎn)生限制，一旦反復(fù)借閱，就可能會引起老化與損壞的現(xiàn)象。為了保持實體檔案的長期穩(wěn)定使用，企業(yè)需要耗費大量的維護資金。在實施檔案數(shù)字化管理之后，不但能夠規(guī)避傳統(tǒng)載體的缺陷，同時也能夠保護檔案的安全性。

（二）有利于檔案資源的開發(fā)利用

科學(xué)化的檢索，可以實現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)與利用，檢索的快慢，對于開發(fā)資源以及后續(xù)的有效利用會產(chǎn)生較大的影響，讓原本的紙質(zhì)檔案和實物檔案能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化的處理，并且在檔案管理系統(tǒng)之中加以存儲，這樣就可以通過智能檢索的基本優(yōu)勢，實現(xiàn)快速、充分、合理、有效的利用。檔案數(shù)字化，也能夠提高檔案信息資源利用的實際效率，讓辦公室人員能夠更加便捷地查閱資料。同時，實現(xiàn)檔案數(shù)字化處理，能夠?qū)⒃镜臋n案管理部門轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)存儲管理中心，最終轉(zhuǎn)變單一的館藏結(jié)構(gòu)模式，找準(zhǔn)企業(yè)改革發(fā)展的基本方向，提升檔案信息資源開發(fā)的層次與質(zhì)量，最終利用豐富的檔案內(nèi)容，滿足企業(yè)改革發(fā)展利用檔案的實際需求。

三、企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效途徑

（一）加大資金投入力度

充足的資金投入是促進城市管理檔案數(shù)字化的必要支撐和基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，為該工作提供必要的計算機以及其他相關(guān)現(xiàn)代化設(shè)備。因此，在推動城市發(fā)展的過程中，相關(guān)政府部門必須加大必要的資金投入，將城市管理細化到城市建設(shè)、園林綠化以及環(huán)衛(wèi)管理等各項工作中，通過資金投入引入高新設(shè)備和高素質(zhì)人才，推動系統(tǒng)研發(fā)和保障工作的順利開展。資金投入除了在加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面有極大作用外，還會完善系統(tǒng)平臺建設(shè)并不斷進行更新和優(yōu)化，為城市管理工作的有序進行提供內(nèi)在動力，同時實現(xiàn)資源共享，將城市管理檔案的作用充分發(fā)揮。

（二）加強辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的銜接

首先，為確保企業(yè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠為辦公部門提供充足的功能協(xié)助平臺，在構(gòu)建數(shù)字化管理系統(tǒng)期間，必須借由數(shù)據(jù)窗口提供資料查詢、資源鏈接、檔案管理、文檔一體與檔案保密等功能，以便企業(yè)辦公持續(xù)處于穩(wěn)定的數(shù)據(jù)傳輸與存儲環(huán)境，使數(shù)字化檔案資源與內(nèi)容可靠性與真實性得以增強。其次，為確保檔案資料得到更好的管理，在提供檔案資料共享平臺的同時，檔案管理人員需要根據(jù)不同員工的部門與職位落實權(quán)限管理機制，以便檔案資料完整性與安全性得以保障，同時能夠保障單位職員的正常應(yīng)用，以降低檔案資料的泄露可能性。最后，企業(yè)需構(gòu)建專門的防火墻系統(tǒng)，并制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)連接管理機制，確保將外界網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險與內(nèi)部病毒渠道被隔絕，才能使檔案處于更好的管理環(huán)境。

（三）完善檔案數(shù)字化的保密性建設(shè)

針對企業(yè)而言，需要格外關(guān)注檔案信息的重要性，基于這一點的探討，在數(shù)字化建設(shè)的實施過程中，應(yīng)該完善相關(guān)人員的檔案保護意識，能夠履行自身職責(zé)，落實保密規(guī)定。確保檔案本身的完整性，盡可能避免損壞、泄露、丟失等情況出現(xiàn)。企業(yè)的檔案信息數(shù)字化處理，方便其后續(xù)的存儲，并且具有較高的調(diào)用靈活度，但是這一系列的操作之后，就可能會引發(fā)信息盜取的問題，其關(guān)鍵點在于在毫無察覺的情況下，就可能引發(fā)檔案信息被盜的問題。所以，在保密性的建設(shè)中，需要相應(yīng)配套設(shè)施的支持，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字化的同步建設(shè)實施。同時，在數(shù)字化檔案管理中，檔案管理人員還需要時刻保持高度警惕，能夠?qū)⒈Ｃ芄ぷ髀鋵崱Ｔ诋?dāng)前的信息化時代，從某一種程度來分析，市場競爭，實際上就是信息的競爭，檔案管理本身和企業(yè)的信息是無法分割的。因此，需要獲取有利的市場競爭地位，就需要加快數(shù)字化建設(shè)，能夠完善其保密性建設(shè)，這才是關(guān)鍵所在。

（四）大力開展業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔

這是遵循需求牽引原則設(shè)計的一條路徑。當(dāng)前，各企業(yè)都應(yīng)用了大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，積累了大量的電子數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)有的處于不安全或是使服務(wù)器超負荷運行狀態(tài)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔是當(dāng)前各企業(yè)對檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型最大的需求。從另一個方面來看，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的穩(wěn)定運行是企業(yè)經(jīng)營管理的大局和信息化工作的中心，做好業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔，就是檔案工作圍繞中心服務(wù)大局的最好體現(xiàn)。

結(jié)束語

隨著數(shù)字化時代的不斷發(fā)展，信息技術(shù)為檔案管理帶來極大的便利條件，數(shù)字化檔案建設(shè)已經(jīng)成為必然，并且也是當(dāng)前各個企業(yè)都需要面臨的挑戰(zhàn)。針對數(shù)字化的檔案建設(shè)與管理，需要通過不斷的努力，才能夠在實踐之中去探索，才能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化檔案的安全、高質(zhì)量、有效管理，最終促進檔案管理的創(chuàng)新與可持續(xù)發(fā)展。