事業單位檔案管理存在的問題和應對措施

何厚瑾

（黑龍江省省直機關省政府第一幼兒園，黑龍江 哈爾濱 150001）

結合當前國家經濟的發展情況，再加上改革開放的不斷推進，大多數事業單位得到了較好的發展機會，給事業單位檔案管理工作帶來了更好的挑戰。然而，在這種新形勢發展背景下，為了使事業單位檔案管理工作能夠得到有效開展，就需要單位所有人員充分認識到檔案管理工作的重要性，并結合當今時代的發展需求，在提高工作效率的同時，創新出完善的檔案管理方式，在一定程度上使檔案管理工作得到了規范化管理，進而提高了管理水平和效率，從而將很好的實現事業檔案管理工作價值。

一、事業單位檔案管理中存在的問題

（一）工作人員缺乏充足的能力

事業單位中工作人員的工作水平及工作態度在一定程度上影響著檔案管理工作的質量與效率。檔案管理工作從內容上講是一項相對復雜的工作項目，因涉及到的內容相對較多如檔案的收集、分類、整理、保存和使用等多個方面，并且部分事業單位缺乏對檔案管理工作的重視，在招聘員工時未對員工進行嚴格的素質及專業能力的考核工作，在進行后續工作時也未提出嚴格的工作要求。還有一部分事業單位因工作人員不足，經常出現一人兼多職的情況，并沒有安排經驗豐富的專人來負責此項工作，使得檔案管理工作不能做到更好，極大的影響了檔案質量，從而更加不利于單位的長遠發展。在這種工作繁忙的情況下，如工作人員的實踐能力和專業能力不足，會出現工作不嚴謹的事情發生，將會影響到工作效率，在后期應用檔案資料時很難查找。

（二）缺乏檔案信息化管理

在科技快速發展的今天，信息化技術已得到廣泛的應用，使得各項工作可以高效率的完成，從而得到了各行業的好評。事業單位將信息化技術引用到檔案管理工作中，可以給事業單位帶來更多的好處，還利于事業單位各項工作的有效開展，應用信息化技術可以更加方便地對檔案進行的查詢和整理，減少了因傳統技術的不精準而存在的誤差，從而在一定程度上可以有效地提高工作質量及效率。然而在實際工作中，大多數的事業單位由于缺乏足夠的資金，使得管理部門的電腦設備落后、硬件設施較差和檔案管理依舊未更新等，并且未意識到檔案管理信息化的優勢，使得無法實施信息化的檔案管理技術，從而使所收集的檔案失去了應有的價值。

（三）檔案管理制度缺乏完善性

近年來，隨著事業單位的改革與變遷，使得檔案管理工作發生了不同程度的改變。但仍然還存在著較多的不良因素，影響著檔案的質量，在部分事業單位檔案管理中，已制定過相應的管理制度，但在程序規范方面各單位始終無法在單位內部形成一套流程的運行體系，使得此項管理制度一直無法徹底落實，也沒有及時了解到新鮮事物的存在，從而無法將其引入到工作中，導致一直處于一個緩慢發展的狀態。就是由于缺乏一套完善的管理制度，使得檔案管理方面存在監督力弱、管理不規范和資料分類雜亂等一系列問題，直接給工作帶來了嚴重的混亂，可能會在很大的程度上影響到檔案資料的丟失。

二、事業單位檔案管理的應對措施

（一）注重工作人員的能力培養

為了能夠使檔案管理工作得到應有的保障，就需要不斷提高事業單位工作人員的工作水平和工作態度，在進行人員招聘時應做好充足的準備對人員進行嚴格的考核工作，還應定期開展專業技能和素質培訓工作，讓人人都了解到檔案管理工作的重要性。因此，事業單位在檔案管理工作中應避免一人多職或是安排缺乏專業技能的人負責此項工作的現象，為了能夠使各項工作順利完成，并保證工作的規范性的同時，就需要招聘專業的人才。在進行工作人員培訓工作時，應及時了解先進的檔案管理方法，對工作人員進行普及工作，在工作能力上進行重點的培養，從而保證了該項工作的先進性。另外，還應加強工作人員的素質教育，為了保證此項工作的穩定性，應讓工作人員充分認識到此項工作的重要性，使員工保持積極進取的心態，認真對待檔案管理工作，從而可以促進事業單位的長遠發展。

（二）加強檔案的信息化管理

應用高科技的信息化設備可以有效地提高工作效率和工作質量，還能有效地實現檔案信息化管理，不僅可以使檔案發揮出應有的性質，還能延長檔案的儲存時間及縮短檔案的查詢時間。因此，在事業單位檔案管理工作中，應給管理部門準備充足的資金，不斷引進先進的信息化設備，將紙質檔案轉化成電子檔案放置在電子庫中，從而可以實現檔案數字化管理；只有掌握到檔案管理信息化的優勢，舍棄傳統守舊的檔案管理方式，從而來實現檔案信息化管理模式；還可利用網絡的共享性，向人們提供專業的最新檔案信息數據，實現各個單位的數據共享，從而可以使利用者方便得到檔案信息。

（三）建立完善的檔案管理制度

在事業單位檔案管理工作中，為了能夠避免因監督力不足、管理不規范和資料分類混亂等影響檔案資料丟失的現象。就需要建立健全科學的檔案管理制度，使各種規章制度能夠徹底落實；在單位內部建立一套完善的管理制度，讓所有的制度簡單明了且不能走形式化，讓規章制度充分發揮出有效地管理作用。根據所制定的規章流程，嚴格按照管理流程將資料進行分類，做到獎懲分明，保障制度實施時的公平公正性，還應積極了解新事物的發展，讓事業單位向更有利的方向發展。

三、結束語

總而言之，為了能夠更好的做好檔案管理工作，就需要事業單位的每個工作人員充分認識到此項工作的重要性，結合當今的發展需求，不斷加強工作人員的專業水平和不斷引進高質量的硬件措施，制定一套完善的管理模式，是傳統的檔案管理模式向現代化管理模式發展，從而在一定程度上提高了事業單位的工作質量。