高校后勤檔案管理工作信息化建設探析

陳亮

（湖北大學后勤集團，湖北 武漢 430062）

高校后勤部門能夠為學校師生、科研教學提供基本的保障與服務，涉及許多較為復雜的管理工作，如維修保障、綠化、公寓管理等，由此所產生的文件與檔案十分復雜且多樣化，如部門崗位職責、會議紀律、財務報表等，能夠為部門工作的開展提供原始憑證[1]。

一、高校后勤檔案管理現狀

（一）薄弱的檔案保存與管理意識

對于檔案管理，后勤部門重視程度不一，但是整體認知缺乏規范性、嚴謹性。管理層、職員都不具備嚴謹、規范的管理意識，存在嚴重的重行政輕檔案的思想。同時，對于具體工作人員來說所具有的文件管理缺乏系統性，不能將文件轉化為檔案進行科學的存儲，利用率不高。一些職能科室考慮到便利工作，不能定期移交檔案，導致后勤檔案內容缺乏完整性，不利于收集與保存檔案。再加上，各個部門不能充分認識檔案管理信息化，意識層面、知識層面與前沿趨勢嚴重脫節，從而不利于檔案工作的順利進行，也不利于其他工作的開展[2]。

（二）尚未建立健全的管理機制

檔案管理工作的開展需要健全的檔案管理制度做保障。當下，許多后勤部門尚未建立一套健全的制度，一些部門仍然沿用舊制度，在開展檔案工作時不具備統一的領導機制與科學的管理機制，由此不利于有序的開展各項工作。許多部門不能明確規定各個環節，即歸檔、收集、整理、分類、利用等，一些部門制定了不科學的制度，很難與時俱進為工作的開展提供專項服務，制度缺失也造成了這項工作的不規范性，長此以往不利于有序的開展檔案管理工作。

（三）人員配置缺乏專業化，硬件設施配置不全

對于檔案管理工作，在許多高校后勤部門都不能引起足夠的重視，通常不會將檔案管理專業人才安排在機關科室，這項工作多由兼職人員擔任。同時，不重視這方面專業知識的培訓，導致人員專業意識、知識與實際工作需求存在很大差距，工作不具備新方法、新思路，而人員頻繁的流動、缺乏固定性。另外，后勤部門用于設備的投入少之又少，硬件設施配備不全，還在使用落后的器材；所使用的管理方法比較陳舊，還在用紙質材料保存，檢索效率與利用率均比較低。為此，非專業的人員配置與落后的硬件設置都造成了檔案管理的滯后性[3]。

（四）信息化建設緩慢

隨著信息計劃的社會化、普及化發展，檔案管理實現了信息化、電子化。信息化主要是將紙質檔案數字化，但是受經費與觀念意識的影響，后勤檔案部門不具備強烈的信息化管理意識，導致信息化處理系統與數據庫建設缺乏完善性，由此對檔案工作的持續發展產生嚴重阻礙。

二、建設信息化的途徑

（一）增強信息化管理意識，學習最新指示

確保檔案管理科學性的前提條件為管理層重視后勤檔案管理工作，而這項工作的具體實施者為員工，為關于這項建設工作需要引起大學管理層、員工的高度重視，嚴格按照高效、檔案事業發展規律，對后勤檔案信息化建設內涵進行充分的了解，更好的認識檔案價值，并將其作為一項學校重點工作。關于信息化工作的推進，主管領導與工作人員需要立足于實際行動，認真做好檔案管理工作，一改“重藏輕用”的思想。對《普通高校高等學校檔案管理辦法》認真貫徹學習，引導管理人員與其他職工對最新的法律法規、信息化技術進行充分學習掌握，實現依法治檔，科學的管理檔案[4]。

（二）檔案信息化建設人才的聘用

現如今，電子信息化管理技術在文書檔案管理中扮演著至關重要的角色，相應的也提高了對于管理人員在能力方面的要求。為能夠規范、科學的開展后勤檔案管理工作就需要有專業的人才做保障，為更好的推進信息化建設進程，就需要充分考慮人才引進問題，重視人才隊伍建設工作，真正做到以人為本，在管理檔案時挑選具備一定專業知識、責任心強的檔案與計算機專業人才。同時，站在高效管理與后勤工作等角度定期培訓檔案人員，如強化專業技能、認真學習專業知識等，確保其對于最新事業發展動態及時掌握，實現對新方法、新知識、新技術的學習，確保這項工作能夠科學、合理、有序的進行，立足于專業知識與思想意識致力于員工業務水平的不斷提高。

（三）硬件設施的完善

現代化辦公漸趨無紙化，在各個部門許多文件形式以電子文件為主，辦公自動化逐漸實現了信息化、數字化，為此信息化是檔案發展的最新趨勢。對于檔案資源，后期部門需進行充分開發，對于以計算機技術為核心的現代檔案管理積極的推進，開展自動化管理，促進網絡檔案管理體系的形成。加大預算支出，對攝像頭、數據存儲服務等硬件設施進行不斷完善；建立科學的利用、歸檔與檢索系統，出臺相關信息化政策，從而能夠更加規范、標準、科學的管理后勤檔案，節省工作開展時間，提高效率[5]。

結束語

檔案作為后勤工作的真實寫照，可將工作的點點滴滴認真記錄下來，而原始記錄的有效手段在開發、利用檔案信息化建設，以此可順利的開展后勤工作、高校教學與科研工作。在新形勢下，高校后勤部門需提高對檔案管理工作的重視程度，相互協調與配合，關于歸檔、保存需嚴格根據相關法律法規，結合自身實際情況不斷的推陳出新，實現對特色檔案信息化管理模式的構建，將檔案作用充分發揮出來，更好的滿足新時代檔案工作的需求，提供重要的依據與憑證便于更好的開展各項后勤工作，為師生提供更好的服務，推動學校的長遠發展。