人事檔案管理工作之研究

趙曉娟

（河北省保定市淶源縣自然資源和規劃局，河北 保定 074300）

一、人事檔案管理工作的意義

對于職工個人而言，人事檔案可以為流動工作人員提供身份認證，為員工辦理職稱申報，還能根據檔案來推算退休年齡，根據檔案中從事有害、有毒的工作性種的工作年限推算提前進入退休。為員工繳納養老保險、失業保險和醫療保險等，工資也根據人事檔案來進行調整，幫助員工提供人事檔案相關的證明資料等。人事檔案管理工作具備政策性、機密性和專業性的工作特性，所以加強對于人事檔案的管理工作非常重要，要及時的解決人事檔案管理過程中遇到的問題，人力、物力、財力等方面大力支持，落實好工作目標，把人事檔案管理工作做微企業的重要議事日程，才能積極的推動人事檔案管理工作的開展，提高人事檔案管理工作的管理水平，為管理工作提供更完善的保障。

二、人事檔案管理工作的現存問題

（一）思想認識不到位

人事檔案管理工作屬于企業的內部服務性工作，所以并沒有得到相關領導的重視和社會的理解，隨著目前《檔案管理實施辦法》等相關法律法規出臺，企業中的各級各部門領導都逐漸樹立了檔案意識，但是面對新的社會形勢，這些簡單的認知只是流于表面，缺乏深度理解，沒有真正的認識到人事檔案管理工作的深刻意義。

（二）管理觀念過于陳舊

目前很多企業的人事檔案管理工作還在使用傳統的管理辦法，例如手動式操作，導致人事檔案材料儲存比較凌亂，另有一部分企業雖然使用了計算機信息化管理，但也僅僅是作為目錄管理，并不能通過快捷的方式來提升工作效率和工作質量。傳統的人事檔案反映出的是職工的家庭情況和社會關系，而對于個人特長。能力技能。工作成績等情況卻體現不夠明朗，導致大多數人的信息各條都相似，內容雷同，并不能夠從中挖掘出有用的人才信息，為人力資源部門的人才選拔造成了困難。

（三）檔案管理工作隊伍不穩定

領導是否重視能決定人事管理隊伍的穩定程度，企業一般對于人事檔案管理工作的態度是用起來的時候重視，不用的時候忽視，得不到真正的支持和肯定，所以導致很多管理工作人員的積極性逐漸喪失，對于檔案管理工作僅僅是看管和保護，并沒有用創新的眼光來提升工作質量和工作效率，檔案管理變成了材料保管。

三、新形勢下人事檔案管理工作的優化策略

（一）加強企業人事檔案材料的嚴謹性

目前我國社會已經進入了計算機信息化時代，每天工作中都會產生大量的信息數據，對于人才檔案的管理也提出了新的要求，企業的人事檔案包含有企業員工和干部的履歷、升遷、考核、學歷、教學培訓、專業技能等情況，檔案管理人員必須要認真的收集和整理跟人事檔案相關的人事資料，保證檔案的可信度。在整理過程中，對于不合格的檔案資料需要更正和退回，手續不全的人事檔案需要裝進把材料補齊，保證檔案材料的嚴謹性。

（二）提高檔案管理人員管理水平

人事檔案材料能夠真實的反映出企業的認識情況和人員組織構架，是企業發展的建證，所以對于檔案管理工作人員也必須要提高工作要求。首先要培養檔案人員的工作認知，充分地認識到人事檔案管理的重要性，然后加強檔案管理建設，為人事管理配備專業的檔案管理專柜，確保防火防盜、防塵防潮。在思想上重視人事檔案管理工作，加強管理人員的自身專業素質培養，企業可以定期進行管理工作培訓，或者是與其它單位企業之間進行檔案管理溝通和交流活動，學習先進的人事檔案管理技術，提升企業自身的人事檔案管理工作水平。

（三）加強信息化建設

21世紀是信息化時代，網絡信息技術和計算機多媒體技術已經越來越深入到人事檔案管理工作中，不僅能夠提升人事檔案資料的輸入效率，還有整理和調閱的便利，滿足了人事檔案管理工作的便利程度，節省了存儲空間，避免了因為紙質檔案而出現的丟失和損壞等情況，保證了檔案保存的安全性，也同時方便了檔案的調取和閱讀的快捷。通過建立信息化的人事檔案們能夠幫助完善人事檔案管理體系，首先是實現了人事檔案管理的信息化數據化，提高了人事檔案的利用效率，既能夠長時間的有效保護檔案資源，減少了丟失和破損，二是數據化的人事檔案更加方便保存了傳閱，實現了網絡化、信息化、資源化，實現了人事檔案信息的穿越和共享的便捷。

總之，隨著我國社會經濟的不斷轉型和發展，企業的不斷發展壯大，進一步的加大了企業內部人事檔案管理工作的壓力，針對這一現象更要充分地認識到人事檔案管理工作的重要性，有效的開展人事檔案的歸納、整理和保存工作，實現人事檔案能夠有序的保存和共享，實現檔案在企業管理中應盡的責任，提高了人事檔案管理的規范性和科學合理性。21世紀新社會是人才需求社會，只有提高認識當那管理水平，采取新的管理模式和管理思維，才能加強企業的人才資源儲備，最終實現提升企業經濟效益的目標。