初中學校檔案管理工作有效策略

王威娜

福州第十六中學，福建福州 350007

筆者對我國初中學校在檔案管理工作中的現狀進行研究，深入分析初中學校檔案管理工作的有效策略，為提高我校初中學校檔案管理工作效率提供創新思路。

1 檔案管理工作的問題

1.1 檔案室環境較差，檔案管理制度有待完善

之前，學校對于檔案室的管理不是太重視，因此，也造成了檔案室的環境較差，沒有完善的檔案管理制度。良好的檔案室環境不僅能使檔案室工作人員認真負責的對待檔案管理工作，也能更加高效的完成檔案管理工作。完善的檔案管理制度不僅能夠提升檔案管理效率，并且能夠從本質上解決檔案管理過程中可能出現的環節不緊湊、信息傳遞不到位的問題，有些初中學校可能也制定了相對科學的規范制度，但是因為管理層的不重視，所以也沒有真正的落到實處，這也強調了對管理層普及檔案管理工作重要性的必要。因此。2017年開始按干部人事檔案十大類進行分類，并裝訂成冊，完善了檔案管理制度和作用。

1.2 檔案管理人員專業素養有待提升，檔案管理信息化程度有待加強

在檔案管理過程中，工作人員的素養是非常重要的。但是由于許多初中學校的檔案管理工作人員不是專業的，他們的業務水平不夠高，并且缺乏專業的職業素質，所以在實際的工作中經常會出現一些疏漏，影響學校的檔案管理工作效率。在互聯網不斷發展的今天，信息化是決定各行各業發展效果的最根本內在要求。我國目前許多初中學校依舊采用傳統的紙質檔案管理模式，這種模式在資料的收集和儲存的過程中，不僅耗費大量的人力財力，并且對于留存的環境要求較高，很容易造成檔案的遺失或者受損。對檔案進行人工管理效率是非常低的，利用互聯網技術來增強檔案管理工作的信息化程度，不僅為為檔案管理工作提供了便利，同時網絡數據化檔案管理也能夠隨時隨地的查閱相關信息，不受時間和地點的約束，同時也可以減少儲存成本。

2 如何創新性開展初中學校檔案管理工作

2.1 對檔案室的基礎環境進行改造

對檔案室的基礎環境進行改造，首先做好檔案儲存庫房的環境監控，保持庫房溫度、濕度的適宜，定期對庫房進行清潔。其次，對紙質檔案，多媒體檔案等根據不同特性，采取多種保護措施，有效地延長檔案的使用壽命。最后，做好檔案的防火、防盜等安全保護工作，避免檔案缺失、遺失。

2.2 干部人事檔案分類登記

2017年開始按干部人事檔案十大類進行分類，裝訂成冊，整理、保管全校138 位在職教職工干部人事檔案，做好人事檔案接收與轉遞工作。設計人事檔案借用登記表，規范檔案查閱流程，熱情接待查檔人員，及時準確提供檔案服務，為檔案的利用創造條件，前后提供人事檔案利用200 多人次。

通過努力，檔案室工作人員做好了全校138 本教工人事檔案的整理、審核、歸類、補件等工作，及時按規定向主管部門報送檔案專項審核數據。在審核檔案過程中，根據無疑議的干部信息由人事干部負責填寫《干部任免審批表》，交本人核對并簽字確認，最終由組織認定，并放入教師個人檔案。

2.3 強化檔案管理人員的自身素質

目前，我國初中校內的一些檔案管理工作人員的自身素質存在一定的問題，尤其是在檔案管理技能的提升上，需要進行有效的學習和自身素養的提升。部分檔案將傳統紙質數據轉化信息數據的工作效率較低，在進行電腦錄入時也會出現一些錯誤，低效率的錄入水準嚴重影響到了當前信息化時代檔案管理工作的有效開展，而錄入工作中存在的錄入錯誤又會對檔案管理工作帶來隱患。因此，初中學校需要根據工作人員的實際情況對他們進行階段性的技能培訓，技能培訓分階段進行主要有兩個目的，其一是針對檔案管理工作人員的工作技能進行摸底測試，考察檔案管理工作人員現階段的基本情況，然后指定相應的技能提升培養方案；其二是幫助檔案管理工作人員在培訓過程中發現自己的問題，提升自己的不足，保持和發揮自己的優勢。這是基于檔案管理工作人員職業技能水平參差不齊的現狀所提出的技能提升培訓方案。另外，初中學校在招聘時，需要對應聘人員進行職業技能基礎測試，通過技能測試來選拔出一些有專業知識和專業能力的工作人員，這樣做一方面可以從源頭上解決檔案管理工作人員的自身素質較低的現狀，同時也為初中學校組建一支強有力的檔案管理工作隊伍提供人才支持，使學校的檔案管理工作更加的高效。在學校發展需要的情況下，初中學校可以通過崗位調整對檔案管理工作崗位進行整頓，組織不適合在檔案管理崗位工作的人員換到別的崗位，將具有職業提升空間的工作人員可以通過職業技能培訓留任。由此可見，初中學校強化檔案管理工作人員自身素質的途徑主要有兩種，第一種就是對現有工作人員進行職業技能提升培訓，第二種就是在招聘管理人員時，側重對人才的專業能力和職業素養進行考察，在新員工進入學校之后，要及時組織新人進行職業技能提升培訓。

2.4 建立科學有效的檔案管理制度

學校檔案管理工作的規范程度需要有效的檔案管理制度來保障。學校組建檔案管理小組，通過組內監督和組內評選的方式來提升工作人員的工作狀態，并對工作人員設立獎懲制度，有效的激發工作人員的積極性，同時也能夠避免瀆職行為的產生。在檔案管理制度具體完善的過程中，學校應該保證將責任落實到每一個員工上，這種責任制不僅能夠提高工作人員的工作積極性，從而也培養了管理人員的責任意識，避免在今后的管理工作中出現疏漏。除了責任制之外，學校也要建立獎懲制度，對于管理工作中，效率很高且失誤率小的員工要進行表揚和獎勵，利用榜樣作用對其他員工進行積極的影響。在檔案管理制度的規范中，最主要的是保證檔案管理工作的經費不會超出預算，在制度中應該明確一些支出項目，避免工作人員進行不必要的開支，這樣做也能夠很好地提升初中學校的檔案管理效率，提升學校的辦案管理水平。當學校的各項管理制度得到進一步的完善之后，初中并學校的檔案管理工作水準就會得到有效的優化和提升。

2.5 提升信息化檔案管理應用水平

在學校內設立檔案管理網點，為教師查看檔案提供便利，以往教師進行檔案查詢時，不僅要在眾多檔案中翻找，而且很容易造成檔案遺失的情況。利用網絡科技來將學生的檔案信息在網上備案，教師可以進行網上檔案查詢，這樣不僅方便快捷，而且有效的保障了同學們的檔案能夠安全的保存。學校也要對工作人員處理檔案信息的水平進行提高，提升學校檔案管理信息化水平是非常有必要的，在學生的信息錄入和修改完善等方面，都能夠更加準確地利用計算機進行識別，從而進行進一步的轉化。

總之，在當今的社會，初中學校對待檔案管理工作一定要認真負責，追隨時代的腳步，不停的摸索檔案管理新思路，在社會的嚴峻考驗下，不斷提升學校檔案管理信息化水平，提升學校工作人員的自身素質，建立更加高效便捷的檔案管理工作模式。