試論用信息技術改造傳統的檔案管理工作

（唐山市豐潤區互聯網信息研究中心，河北 唐山 064000）

近年來隨著我國網絡技術的發展與普及，我國已進入信息化辦公時代。信息化辦公的最大優勢在于省時省力，簡潔高效。以檔案管理為例，傳統的檔案管理需要人為收集并填寫內容，然后裝訂成冊，保管時需要防塵、防潮、防火、防蛀。查閱檔案時也有較多不便之處。因此，傳統的檔案管理工作已經不能滿足當下社會發展的需求，需要將信息技術應用在檔案管理工作當中。對于事業單位來講，由于檔案信息內容較多且需要定期的更新，另外單位人員調出調入情況進有發生，因此給傳統的檔案管理帶來了較大的挑戰。隨著辦公信息化的大力推廣，各事業單位可以運用信息技術手段管理檔案，不僅省去了很多紙質檔案保管、修改、裝訂的麻煩，而且也可以做到動態存儲，及時調閱，方便修改等。這在很大程度上可以提高檔案管理工作的效率并保證服務質量。

一、傳統檔案管理工作中存在的問題

檔案管理工作在我國社會可持續發展中起到至關重要的作用。以事業單位檔案管理為例，它既為機關事業單位的各項發展提供直接依據，也有利于單位后備人才的培養與選拔。除此之外還有利于機關事業單位的改革。因此，各單位應加大對檔案管理工作的力度，高度重視檔案管理的重要意義。但是，客觀上來講，目前我國檔案管理工作，主要存在以下幾點問題：

首先，在我國傳統的檔案管理工作當中，檔案都是紙質材料為主，在保存管理過程中容易出現紙張丟失、檔案材料紙張破損、檔案材料不完整的情況，隨著時間積累紙質檔案材料非常不利于保存管理。

其次，在我國傳統檔案管理工作當中，都是以人工來進行檔案保存記錄管理的，難免會出現工作效率低下以及專業知識技能缺乏的情況，缺乏一套專業的系統化檔案管理工作體系，使得檔案管理工作發展較為落后，信息化管理技術低下。

再次，傳統檔案管理工作過程中，相關工作人員專業素質能力較弱，且工作能力效率較低，不能有效滿足當下科技社會發展的步伐，需要進一步加強相關檔案管理工作人員的工作能力與專業素質的培訓。另外在具體的工作過程中還沒有建立健全責任工作制度，使得工作人員不能權責分明，缺乏相應的檔案管理工作管理制度與考評制度。

最后，傳統檔案管理工作當中沒有專業的工作配套設施，導致檔案管理工作效率質量低下，因此應在信息技術快速發展背景下，對現有的檔案管理工作設施進行配套升級，提高設施工作的效率，提高檔案管理工作的質量與水平。

二、信息技術改造傳統檔案管理工作措施

（一）配齊檔案管理工作硬件、軟件設施

在信息技術快速發展與普及應用的背景下，應按照檔案管理工作要求對相關工作硬件與軟件設施進行配齊，硬件設施主要包括電腦、掃描儀、打印機等軟件包括電腦中的檔案排序軟件和檔案質檢軟件，將以上軟件硬件設施配備齊全，加大對檔案管理工作軟件的研發使用力度，使得通過信息技術上傳到電腦中的檔案信息，可以通過關鍵詞查詢可以方便且快速的查詢到想要搜索的檔案信息。另外還要加大對傳統檔案管理工作資金的投入力度，徹底對傳統檔案管理工作，在信息技術的滲透下做到工作方式革新，工作效率的提升。利用信息技術將不易保存管理的紙質檔案信息材料通過掃描儀的傳輸，排序軟件的整理，將知識材料萬無一失的上傳至電腦當中保存，不易丟失且檔案信息還原度較高，不用擔心時間過長紙質檔案信息風化的情況產生。如果出現想要取出檔案材料的情況，可以將計算機中所保存的檔案信息資料拷貝在U盤或是磁盤中，方便用戶使用與攜帶，非常方便合理保存。

（二）信息化背景下提高檔案管理工作人員工作素質與能力

在傳統的檔案管理工作當中，可能相關的工作人員，工作態度消極工作行為散漫，導致傳統檔案管理工作效率與質量低下，因此隨著信息技術快速發展與普及應用，應加強對檔案管理工作人員的信息技術能力培訓，讓工作人員掌握信息技術在檔案管理工作中的使用技巧，提高個人綜合工作素質與工作能力。比如相關部門應邀請專業的檔案管理工作人員對檔案員進行培訓，教授其掌握信息化檔案管理工作的技巧與能力，比如怎樣高效率的使用掃描儀將紙質檔案信息傳輸到計算機當中，以及怎樣高質量地將傳輸到計算機當中的檔案信息通過編頁、掃描、排序、質檢以及最后的裝訂環節，將紙質檔案材料信息完整無誤的保存在計算機當中，加強對檔案管理工作信息化硬件與軟件的使用技巧培訓，從而更好地提高檔案管理工作效率與質量，確保信息技術下的檔案管理工作能夠順利展開。

結束語

綜上所述，在信息技術快速發展與普及應用的今天，將傳統檔案管理工作與信息技術相融合，是傳統檔案管理工作發展的必然趨勢，也是傳統檔案管理工作想要提高工作質量與效率的最有效的方法，所以重視信息技術在檔案管理工作中的應用是非常重要的，配齊檔案管理工作中的軟件與硬件設施，加大對工作人員的信息技術檔案管理工作培訓力度，對傳統檔案管理工作發展來說至關重要。