基于文檔一體化的文書檔案信息化管理策略研究

（長春市城市建設檔案館，吉林 長春 130000）

引言

隨著信息浪潮的不斷沖擊下，對文檔工作賦予了新的使命。對此，本文就從以下幾個方面緊緊圍繞著基于文檔一體化的文書檔案信息化管理策略展開論述，供相關人士參考與借鑒。

一、文檔一體化管理的重要性

文檔管理和檔案管理之間存在著息息相關的聯系，且屬于同一個系統工程。針對文件管理來說，其是檔案管理工作的根本條件，而檔案管理工作則屬于文件管理工作的終極目標，文件管理工作水平的優劣會對檔案管理工作產生直接的影響。所以這就要求檔案管理人員要和文件管理人員保持友好往來，并在此基礎上由檔案管理人員指揮歸檔工作，以此來促進文件管理工作水平以及檔案管理水平的全面提升。從客觀的角度出發來講，文檔一體化檔案實際上是在充分結合相關理論的基礎上，對計算機等新型技術手段進行充分利用，統一規劃文件與檔案的管理工作，增強管理工作的科學性，以此來促進管理工作水平的全面提升。

二、文檔一體化文書檔案信息化管理策略

（一）強化管理人員的責任意識

眾所周知，管理人員針對文檔重視程度的高低會對檔案管理工作水平產生直接的影響。但從當前的發展趨勢來看，很多管理人員并沒有將目光放在檔案管理工作的上面，也沒有熟練掌握新型時代的主要特點。還有一些專家人員對文檔一體化發表的想法也是不盡相同的，基于這種背景之下極易阻礙到文檔一體化發展的腳步。不僅如此，領導是否重視也會對文檔一體化的發展產生較大的影響。之所以這樣說是因為文件和檔案管理工作通常是辦公室全權負責的，然而從業務角度出發來講，這兩者之間存在著較大的差異性。文秘屬于辦公室的工作，而檔案管理則是交由上級檔案部門指導工作的，在某種狀態之下很容易產生問題，缺乏一體化的意識。所以這就要求在開展文檔一體化管理工作的前期階段，要采取有效措施強化管理人員的合作精神。首先，要提高兩者之間業務來往的頻率。無論是文件工作人員還是檔案工作人員均要以對方的需求為主，只有熟練掌握對方的工作，才能充分確保文檔一體化的順利進行。其次，要將管理人員的綜合素養加以提升。應當在指定的時間內對員工做好系統性的培訓工作，并在此基礎上將兩個部門工作人員的職責范圍加以拓寬，使他們深刻意識到此項工作的重要性，繼而為文檔一體化的順利開展創造有利條件。最后，由部門領導組織討論。站在客觀的立場出發來講，在開展此項工作的前期階段，不單單要提前詢問相關專家的意見，還要在全面了解具體狀況的基礎上深入探討是否能夠開展文檔一體化管理工作，繼而潛移默化的強化員工的工作理念。

（二）組織建設及質量管理

組織建設實際上就是要加大設計和管理的力度，通過全面、細致的管理與規劃，以此來加快文檔一體化發展的腳步。從客觀的角度出發來講，兩個理論主要是從以下幾個方面提出來的：一是整體性；二是連續性，充分驗證了文檔一體化是科學的，組織建設是實現這兩個方面的根本條件。不管是針對相關管理者還是員工來說，都要擰成一股繩，對文檔管理工作的全局進行科學控制，為文檔一體化管理可以有條不紊的進行下去提供應有的保障。不僅如此，還要匯集技術優點，建設以下機構：一是數字檔案館；二是電子文件管理中心。針對電子文件管理中心來說，其在文檔一體化中扮演著重要的角色；而就數字檔案館而言，其在很大程度上為電子文件中心提供了強而有力的技術支撐。該中心不單單能夠強化文件的有效性，還能實現對文檔一體化的科學管理。在文件運作期間，需要充分確保文件的可靠性，只有這樣才能從根本上促進檔案管理水平的全面提升。

（三）制定切實可行的標準與功能設計

如果想要確保文檔一體化在具體工作期間是規范的，那么就要制定出切實可行的法律規定。結合相關資料可以發現，我國早已實施了《中華人民共和國檔案法》，同時法律條文也趨于成熟化。為了確保文檔一體化管理工作可以有條不紊的進行下去，構建科學合理的制度就顯得尤為主要。與此同時，還應當制定出與之相匹配的法律規定，將具體的職責與義務落實到個人頭上。從技術方面來講，需要對系統應當具有的工作內容加以明確。將時間和精力投入到對具有兼容性系統的開發與研究中，這樣做的目的是為了不斷拓寬文件的使用范圍，而系統功能的設計則是制定相關標準的關鍵因素。在對技術標準進行制定的過程中，不單單需要迎合文檔一體化設計的實際要求，還要充分保障系統的智能性與可靠性。

（四）適用范圍與系統的變更

從當前的發展形勢來看，文檔管理系統的使用頻率與日俱增，其文件管理和制作效率要比傳統管理工作高出很多。盡管是基于“雙套制”管理工作內，電子文件也要比紙質文件略勝一籌。然而系統存在著一個比較突出的問題就是兼容性問題，這一問題不單單說的是各個文件格式之間的兼容性，還指不同子系統之間存在的兼容性。不管是在對文件進行處理期間，還是管理檔案期間，系統都需要擁有如下功能：一是傳輸功能；二是存儲功能；三是檢索功能。如果不兼容，那么不但會阻礙到文檔一體化發展的腳步，而且還會增加功能重復情況出現的概率。為確保公文傳送和檔案存儲的順利進行，相關人員需要使用并聯或者是串聯等多種手段，將文檔管理系統的適用范圍加以拓寬。

結語

文檔一體化不單單妥善處理了以往管理工作存在的缺陷，還在很大程度上強化了文檔管理工作的有效性，繼而促進檔案管理工作水平的全面提升。所以這就要求相關人員要對文檔一體化進行深層次的分析，并在此基礎上大力推廣文檔一體化管理系統的充分利用，為電子檔案可以始終處于安全可靠的狀態提供應有的保障。