文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析

（吉林省長春市雙陽區社區民生工作服務中心，吉林 長春 130000）

前言

在檔案管理館中文書檔案的內容具有諸多特點，比如有干群類檔案文書、行政類型以及業務類等，具有非常強的工作關聯性，而且管理流程相對復雜。所以檔案管理館工作人員需要在新時期下做好文書檔案管理工作，明確各個管理環節的分工，對文書檔案進行分門別類，并且順應時代發展的潮流，結合信息化手段提高文書檔案管理的信息化和智能化，從而解決文書檔案管理工作存在的問題。

一、文書檔案管理工作中存在的問題

（一）文書檔案管理方法不合理

當前在檔案管理館中對文書檔案管理的方法存在較大的問題，檢索的效率較低。造成這種現狀和問題的主要原因是信息管理水平不足，很多的文書檔案管理依然采用較為落后的管理方式，雖然配備有計算機等信息設備，但是在實際的管理工作中應用程度有待加強，甚至出現形式化的情況，人工管理仍然是主要的管理方法。同時文書檔案一般為傳統的紙質材料，在管理過程中沒有進行相應的電子版備份，對光盤等載體中文書檔案沒有整理備份，就出現了文書檔案管理和保存缺乏完整性和統一性，在檢索文書檔案時效率較低的手工檢索依然是主要方式，造成了管理效率極低，管理效果不明顯[1]。

（二）文書檔案管理力度不足

由于文書檔案是一種文件資源，其主要的作用是為各項活動或者業務提供依據和參考，并不能帶來實際的效益，但是不可否認的是文書檔案具有非常大的應用價值，很多管理人員缺乏對文書檔案重要性的認識，管理工作具有復雜性特點的形勢下無法進行有力的管理工作，從而就出現了管理措施落實不到位，對文書檔案的收集、整理、歸檔以及保存缺乏專業性。同時由于管理人員缺失規范性管理意識，也會造成文書檔案管理工作不科學，對文書檔案分類不合理等問題。影響了文書檔案的保存管理效果，不能發揮其真正的實用價值[2]。

（三）文書檔案管理工作缺乏協調性

文書檔案管理工作具有一定的系統性特點，需要很多部門以及環節的相互配合，同時在實際的管理工作中還存在文書工作與檔案管理工作混淆的現象，沒有形成二者之間的有效銜接和協調管理，就造成了文書檔案管理混亂的局面。并且文書檔案管理工作中需要與其他各個部門保持聯系和溝通，但其間存在配合度不足的問題，致使文書檔案管理工作的開展十分困難，對檔案資料收集不全、應用廣度和深度不足等，不能夠保障文書檔案的實用價值，造成檔案資源浪費等情況。

二、文書檔案管理工作中的對策

（一）應用現代化信息管理技術方法

在信息化時代下，利用計算機系統管理方法能夠有效的加強檔案信息化建設，進一步完善文書檔案數據資源庫。所以檔案管理館的管理人員要及時轉變傳統的管理思想，樹立先進的、現代化的檔案管理新理念，充分利用計算機等硬件設施以及信息化管理系統等軟件對文書檔案進行現代化管理，從而能夠有效的解決手工方式所帶來的麻煩和困擾。比如利用計算機收集文書檔案信息，從而可以保障檔案資源的完整性，通過掃描技術可以實現電子備份，保障文書檔案的保存安全性。同時利用計算機網絡進行文書檔案管理能夠最大限度的提高檢索效率，減少檢索時間，為合理應用提供有效的保障。

（二）建立健全文書檔案管理制度

針對文書檔案管理力度不足的問題，即是要通過完善制度保障，加強制度和規范落實，建立有效的管理工作程序以及流程，促使管理工作分工明確、責任明確，從而形成嚴密的文書檔案管理體系。所以首先要對文書檔案管理工作建立有效的監督機制，保障每一個管理環節能夠充分落實和執行。其次是對管理程序進行嚴格的規范，保障文書檔案從收集到整理歸檔、再到保存、應用，都具有較好的完整性和工作效率，避免工作失誤造成文書檔案的損壞和丟失。同時可以制定合理的獎懲制度，規范管理人員的管理行為。

（三）加強各部門的協調配合

首先文書檔案管理人員要加強宣傳，引導各部門重視文書檔案管理工作，形成良好的管理氛圍。然后建立協調配合機制和文書檔案交接管理制度，保障文書工作和檔案管理工作的有效銜接。保障文書檔案的收集、整理、應用的高效化，真正發揮文書檔案的實際作用和價值。

結束語

綜上所述，在檔案管理館的文書檔案管理工作中，要充分考慮其特點，結合現代化的信息技術及設備構建完善的信息管理系統，并要采取合理的管理方法和檢索工具，提高管理效率。還要建立完善的管理和監督制度，保障各項管理工作的有效落實，最后要強化各部門的檔案銜接工作，確保文書檔案的完整性，保障應用價值，以實現檔案事業的可持續發展。