淺談檔案管理中定崗定編的作用

莊浩

(淄博市人才服務中心，山東 淄博 255000)

定崗定編是檔案管理中的一項基礎性工作，它涉及檔案管理中工作目標的落實、人力資源的有效配置。科學合理的定崗定編既可以提高檔案管理中效率，又可以有效降低檔案管理中的管理成本。然而，定崗定編工作卻是眾多檔案管理中在人才管理工作中所面臨的一大難題。定崗定編并沒有一個固定的模式，只是各檔案管理中根據自己的情況在不同的時期運用不同的方法。

一、定崗的原則

定崗的過程就是崗位設計的過程，需要遵循如下基本原則：

1.因事設崗原則。從“理清該做的事”開始，“以事定崗、以崗定人”，不要因人設崗。

2.崗位監控原則。在檔案管理中中，有些職責必須多個崗位分別承擔，以實現崗位之間的互相監控，確保檔案管理中資產或運營安全。

3.最少崗位原則。崗位劃分過細，導致了某些崗位工作量不飽滿，增加了內部交易成本，效率降低。

4.整分合原則。檔案管理中合理的專業化分工可以有效提高運行效率。

5.客戶導向原則。應該滿足特定的內部和外部顧客的需求。

6.一般性原則。應基于正常情況的考慮，不能基于例外情況。

二、定編的原則

定編就是采取一定的程序和科學的方法，對確定的崗位進行人員的數量配備。在編制確定的過程中要遵循如下基本原則：

1.以檔案管理中經營目標為中心，科學、合理地進行定編。做到“精簡有效”。

2.檔案管理中各類人員的比例關系要協調。

3.以專家為主，走專業化道路的原則。

三、崗位研究的方法

1.組織分析法。首先從整個組織的遠景和使命出發，設計一個基本的組織模型，然后根據具體的工作流程需要，設計不同的崗位。

2.關鍵使命法。崗位設計僅僅集中于對組織的成功起關鍵作用的崗位。

3.標桿對照法。參照本行業典型檔案管理中現時的崗位設置進行設計。

4.流程優化法。根據新的信息系統或新的流程對崗位進行優化。

四、定編分析方法

1.勞動效率定編法。實際上就是根據工作量和勞動定額來計算員工數量的方法。因此，凡是實際勞動定額的人員，特別是以手工操作為主的崗位，都適合用這種方法。

2.經驗判斷法。即根據檔案管理中的生產經計劃及勞動定額或每個人的生產能力、銷售能力、管理能力等進行預測。檔案管理中采用這種方法時要注意經驗的積累，從而減少預測的偏差。

3.本行業比例法。本行業比例法是指按照檔案管理中職工總數或某一類人員總數的比例來確定崗位人數的方法。該方法比較適合各種輔助和保障性崗位。

4.專家訪談法（德爾菲法）。德爾菲法是二十世紀60年代初美國蘭德公司的專家們為避免集體討論存在的屈從于權威或盲目服從多數的缺陷提出的一種定性預測方法。為消除成員間相互影響，參加的專家可以互不了解，它運用匿名方式反復多次征詢意見和進行背靠背的交流，以充分發揮專家們的智慧、知識和經驗，最后匯總得出一個能比較反映群體意志的預測結果。

5.預算控制法。預算控制法是西方檔案管理中流行的定編方法，它通過人工成本預算控制在崗人數，而不是對某一部門內的某一崗位的具體人數做硬性的規定。

6.工作流程分析法。首先，根據崗位工作量，確定各個崗位單個員工單位時間工作量。如單位時間新產品、單位時間處理工作等。其次，根據工作流程銜接，結合上一步驟的分析結果，確定各崗位編制人員比例。最后，根據檔案管理中總的工作目標，確定單位時間流程的總工作量，從而確定各崗位人員編制。

五、定崗定編的誤區

盡管每個管理者對定崗定編并不陌生，但在實踐中仍有很多檔案管理中走入誤區，甚至忘了進行定崗定編的初衷而陷入本末倒置或呆板僵化的泥潭。要想做好定崗定編，必須理清下面這些關鍵的認識誤區：

1.將定崗定編視為裁員節支。其實，真正的定崗定編絕非簡單的裁員，它既是對編制臃腫部門的縮編，也有對缺編部門的擴編。最終實現“事得其人、人盡其材、人事相宜”。

2.在定崗定編中搞“一刀切”。這樣的后果是組織臃腫、效率低下的部門可能仍然存在大量的壓縮空間，而原本可能還缺編的部門則雪上加霜，最終因工作嚴重超負荷，而導致組織效率降低。

3.定崗定編盲目對標。應根據檔案管理中的內部管理流程、設備狀況、人員素質、檔案管理中文化等對標桿數據做出修正后再行使用，否則反會造成東施效顰的“笑果”。

4.定崗定編重現狀，輕長遠。定崗定編因為其影響因素復雜、多變，在實際執行過程中往往沒有固定模式，需要根據檔案管理中的實際情況和發展階段來確定不同的實施方法，這也就要求檔案管理中的人才管理人員必須密切結合檔案管理中的實際來開展這項工作。

其實檔案管理中需要的是能進行自我約束，自我控制的機制，而不僅僅是硬性的定崗定編的規定。檔案管理中的定崗定編工作做得到位，能最大程度地減少使用成本，發揮人員的最大作用，創造最大的經濟效益。