事業單位檔案管理工作的優化路徑探究

孟祥宏

（五大連池風景區自然保護區旅游發展委員會——游客信息服務中心，黑龍江 黑河 164155）

引言：在當前，我國經濟的快速增長，綜合國力的不斷增強，社會的快速進步，在這些因素的綜合作用下，社會的各個領域和各個行業內部都產生了新的動力和需求，這些動力和需求要求著各行各業突破固有，不斷創新，而檔案管理行業就是其中之一。事業單位檔案管理是檔案管理的一個重要應用方面。在我國的事業單位的發展壯大以及檔案管理行業的飛速發展的背景下，事業單位檔案管理工作方面取得了一定的成就，相關的管理體制也在進一步地完善，但是其目前的發展現狀中還是有一定的問題存在。因此，對其進行研究，并提出相關的改進措施予以改善解決，是十分重要的。

一、檔案管理的概述

檔案管理，顧名思義，就是在實際的單位生產實踐活動中，對所需要的檔案信息進行相關的處理和整理的工作。檔案管理的信息種類可能是多種多樣的，包括圖表信息、文字信息、圖片信息等各種相關的信息類型。檔案管理工作在當今社會已經是一種廣泛存在的工作崗位了，因為在當今這個信息化的社會，市場競爭日益激烈，信息差所導致的各種公司虧損甚至破產的例子不勝枚舉，相關的企業檔案管理人員甚至是政府和事業單位的工作管理人員也都紛紛意識到了檔案管理工作的重要性作用和意義。

二、事業單位檔案管理工作現狀分析

（一）對檔案管理信息化建設的重要性意義缺乏認識事業單位檔案管理的相關管理工作人員，缺乏對事業單位檔案管理信息化建設重要性的認知。檔案管理信息化建設工作不僅有利于檔案管理人員減輕相關的工作任務和工作力度，進行更為科學而有效的檔案管理工作，因此，是十分有利的一項建設工作。但是，目前，我國的檔案管理人員還是保持著傳統的檔案管理思想，沒有與時俱進，思維更新，對檔案管理信息化建設的重要性的意義還沒有相關的了解和認識，這是十分不利的。

（二）行政管理色彩偏重

在目前大數據環境下，事業單位檔案管理的發展現狀中，不少事業單位中的檔案管理部門雖然大力進行號召要與時俱進，跟上時代潮流，但是號召總歸是號召，只是流于表面，并沒有進行進一步地采取措施進行改革。不少事業單位的檔案管理部門的行政管理色彩還是比較嚴重，并沒有進行公開化的改革，常常還是會出現職員受賄的問題。

（三）規劃不清晰。

眾所周知，良好的規劃是事件成功的一半，無論什么工作或者任務，都應該有一個良好的具體的科學的規劃，這樣才有利于其后續的發展，在事業單位的檔案管理中也應該是如此。但是，目前，許多事業單位檔案管理的信息化建設過程中并沒有一個具體的、清晰的規劃，往往是進行到一半之后才進行下一步的規劃，屬于“走一步看一步”的類型，這樣會使得在其具體的事業單位檔案信息化建設過程中出現一定的混亂局面，從而浪費一定的人力、物力、財力，往往最后落得事倍功半的結果，這是十分不利的。

（四）檔案管理系統有待完善

目前，社會上的許多事業單位對于檔案管理這一塊已經有了一定的了解，并且也已經意識到了其作用和重要性意義。但是，對于檔案管理的系統這方面卻沒有相關的進一步的了解，許多事業單位的檔案管理系統自從買來后就沒有及時地進行系統的維護和定期的更新過，對于市場上現今流行的檔案管理系統的性能和型號也是不甚了解，檔案管理系統的設施設備條件情況有待進一步改善。

三、優化事業單位檔案管理的工作路徑

（一）加強工作人員的檔案管理意識

加強工作人員的檔案管理意識對于事業單位檔案管理的優化工作來說，是一項必須采取的措施。檔案管理工作即使采取了數據化的模式，使用了電子化信息技術，但是還是一項主要由人來完成的工作，因此，對于加強相關的檔案管理人員的意識是十分重要的。檔案管理人員的意識提高了，自主能動性和積極性增強了，無疑會使檔案管理工作達到事半功倍的成效。相關的企業和部門，可以多多召開相關的專題講座，播放一些職員喜聞樂見的影視或者資料，多多宣傳檔案管理對于企業的重要性意義，培養員工的責任意識。

（二）健全檔案管理工作制度

健全檔案管理工作制度，建立權責明晰、獎罰分明的工作管理制度，使每個人確定好各自的工作職責，培養工作人員的責任感。對非正式職員也要進行培訓，通過每日的打卡記錄確定其出勤的情況，并讓每個工作人員記錄當天的工作日志，明確責任和工作進程。除此之外，還要建立相對應的檢查制度，讓每一個檔案管理工作都有人員進行監督和審查，防止工作人員故意損害檔案或者銷毀記錄和篡改記錄，防止信息出現錯誤，保證信息的真實性和檔案管理工作的嚴密性和合理性。

（三）完善檔案管理應用系統

完善檔案管理應用系統，強化軟件維護和管理，對于提高檔案管理的工作質量是十分有效的。針對當今的事業單位中檔案管理工作所存在的問題，公司應該予以相關的重視，加大對其資金、人力、物力的投入，在檔案管理應用系統的設施維護工作之后，還要加強軟件維護和管理的工作，這樣才能實現事半功倍的效果。

四、結語

加強事業單位檔案管理的優化力度對于檔案管理行業和社會以及國家來說，都是十分有利的。因此，對于其相關現狀中要有一定的關注，對于其發展中存在的問題，要采取相對應的措施，好好解決，從而推動我國檔案管理行業的發展。