做好檔案管理工作的意義

高麗

（克山縣農(nóng)村公路事業(yè)發(fā)展中心，黑龍江 齊齊哈爾 161600）

一、檔案的作用

承載知識(shí)、信息的檔案資料,可以滿(mǎn)足人們察往知來(lái)的需要,滿(mǎn)足國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人對(duì)檔案的利用,這種客體對(duì)主體需要的滿(mǎn)足,表現(xiàn)出檔案的價(jià)值屬性。檔案價(jià)值的實(shí)質(zhì),是檔案對(duì)人們認(rèn)識(shí)世界、改造世界中具有重要的意義。

（一）檔案是機(jī)關(guān)工作的查考依據(jù)

檔案是機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的記錄,它可以為黨、政、軍等各種機(jī)關(guān)開(kāi)展工作、進(jìn)行決策提供依據(jù)和.咨詢(xún)材料。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)工作人員在熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)制訂計(jì)劃、研究案件、解決糾紛、處理問(wèn)題時(shí)常需要從檔案中查考以前的記載。因此，充分發(fā)揮檔案的作用為黨政領(lǐng)導(dǎo)和各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作服務(wù),有助于計(jì)劃和決策的科學(xué)化,有利于提高機(jī)關(guān)工作效率。

（二）檔案是科學(xué)研究的可靠資料

檔案可以從兩方面為科學(xué)研究提供豐富的原始情況：一方面,檔案記錄著過(guò)去人們進(jìn)行科學(xué)研究的原始情況,可供現(xiàn)實(shí)研究工作直接借鑒;另一方面,從記錄的廣泛事實(shí)和經(jīng)驗(yàn)中,可為各項(xiàng)研究活動(dòng)提供大量的實(shí)驗(yàn)、觀察和理論概括的基礎(chǔ)材料。

（三）檔案是編史修志的第一手材料

自古到今，編史修志是離不開(kāi)檔案的,漢太史令司馬遷之所以能寫(xiě)成博大精深的《史記》,其中重要的條件之一就是他掌管了檔案,有利用檔案之便,查閱了他，掌管的大量的檔案材料。使《史記》成為“史家之絕唱無(wú)韻之離騷”,就包括現(xiàn)在初、高中的歷史課本都是依靠檔案編寫(xiě)而成。

（四）檔案是宣傳教育的生動(dòng)素材

檔案之所以能成為宣傳教育的生動(dòng)素材,因?yàn)樗詺v史性、直觀性和原始性而見(jiàn)長(zhǎng),它客觀地記載了歷史發(fā)生的事情。電視臺(tái)的宣傳片《歷史的豐碑》,許多素材都是從檔案中獲得的,沒(méi)有這些檔案，這部教育片就不會(huì)有那么生動(dòng)感人;現(xiàn)在全國(guó)都在要求把“愛(ài)國(guó)主義教育基地”建在各地的檔案館,就是因?yàn)榭粗辛藱n案中有許多宣傳教育的生動(dòng)素材,他能給人第一真實(shí)的感覺(jué)。

二、做好檔案管理工作的意義

（一）發(fā)揮檔案的憑證價(jià)值

首先，根據(jù)檔案的形成過(guò)程及結(jié)果分析，檔案的形成過(guò)程一般與事件的發(fā)生過(guò)程具有直接聯(lián)系，即事件的發(fā)生過(guò)程中，檔案信息是對(duì)客觀事件信息的記錄，這種過(guò)程避免了后期的臆測(cè)、構(gòu)想以及編制。因此，檔案信息資料的形成具有客觀的歷史性，具有客觀的信服性，需要檔案工作人員客觀真實(shí)的記錄，進(jìn)而提高檔案工作的質(zhì)量，使檔案信息的價(jià)值得以保障。其次，檔案記錄過(guò)程中，檔案文件上一般保留著不可更改的歷史標(biāo)記。如一些檔案中，相關(guān)文件、材料等全部為當(dāng)事人的親筆手稿；一些文件上還落有相關(guān)事件經(jīng)歷者的簽名；另有一些文件上還蓋有企業(yè)及個(gè)人的印信；檔案信息中還可能包括一些照片、原生錄音等。這表明，檔案信息材料能夠真實(shí)的反應(yīng)歷史信息，具有歷史信息的印證，可以作為一些事件信息的真實(shí)性考證證據(jù)。因此，作為檔案管理人員，應(yīng)確保檔案信息的安全管理，以使檔案信息的憑證價(jià)值充分發(fā)揮。

（二）體現(xiàn)檔案的情報(bào)價(jià)值

檔案信息不僅記錄了歷史性的活動(dòng)信息，同時(shí)也記錄了人們活動(dòng)中的思想觀念、發(fā)展成果等，這便能夠?yàn)橐恍┥鐣?huì)中的發(fā)展提供必要的情報(bào)信息參考。這種情報(bào)信息一般體現(xiàn)在不同領(lǐng)域、不同層次中的檔案材料體系中。

（三）檔案建設(shè)過(guò)程中的“三化”

規(guī)范化：檔案管理過(guò)程中，檔案的規(guī)范化管理是提高管理效率的有效手段，同時(shí)也是提高檔案利用價(jià)值的有效措施。具體而言，檔案在實(shí)行集中化管理后，需要進(jìn)行統(tǒng)一印制檔案信息載具，統(tǒng)一整理，統(tǒng)一驗(yàn)收，進(jìn)而確保檔案管理的質(zhì)量。對(duì)于檔案的借閱、復(fù)印、轉(zhuǎn)載等環(huán)節(jié)的管理，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的記錄，并合理管控，進(jìn)而確保檔案管理階段的規(guī)范化，為后續(xù)的檔案管理工作提供參照。

信息化：時(shí)代的飛速發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理模式中，信息化管理模式具有管理效率高、管理方便快捷的特點(diǎn)。因此，在建設(shè)檔案的過(guò)程中，若實(shí)行信息化檔案錄入、存儲(chǔ)等，勢(shì)必也能夠加快檔案建立節(jié)奏，使檔案的建設(shè)效率提升。基于此，檔案管理人員，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)檔案的優(yōu)勢(shì)，并在一些檔案工作中積極采用信息化檔案管理模式，使檔案工作更為方便，且具有效率。針對(duì)一些檔案部門(mén)的重要紙質(zhì)檔案管理，應(yīng)根據(jù)信息化檔案管理模式的優(yōu)點(diǎn)，建立紙質(zhì)檔案管理與信息化檔案管理的雙系統(tǒng)，使信息化檔案管理模式能夠充分發(fā)揮作用。另外，采用信息化管理模式，建立科學(xué)的檢索系統(tǒng)，進(jìn)而切實(shí)強(qiáng)化管理效果。

安全化：檔案實(shí)行集中管理后,硬件條件要比原來(lái)基層管理要好得多，檔案管理的安全系數(shù)很高。更重要的是通過(guò)建立檔案查閱監(jiān)督機(jī)制,嚴(yán)把了檔案查閱關(guān)。在檔案查閱這個(gè)環(huán)節(jié)上，允許任何個(gè)人和本局與檔案業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的人員查閱檔案內(nèi)容,要在檔案員的監(jiān)督下進(jìn)行。由于管理機(jī)制的進(jìn)一步科學(xué)化和規(guī)范化,檔案的安全性、完整性和保密性得到了有效保證。做好提供利用的準(zhǔn)備和信息的輸出工作，滿(mǎn)足各項(xiàng)工作的需要，從而達(dá)到最大限度地提高檔案的利用效益。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案是記錄事件、個(gè)人信息的重要載體，具有重要的參考價(jià)值，如企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中看，可以借鑒檔案信息制定一些發(fā)展策略；在聘用人才的過(guò)程中，也可以參考相關(guān)人員的個(gè)人檔案信息，提升聘用工作質(zhì)量。這表明，做好檔案管理工作，不僅能夠確保檔案的價(jià)值，同時(shí)也能夠推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步。因此，作為檔案管理人員，應(yīng)認(rèn)識(shí)到自身兼具的責(zé)任使命，記錄好檔案、管理好檔案，使檔案工作切實(shí)發(fā)揮出參考評(píng)價(jià)作用。