做好學生資助檔案歸檔管理工作的若干思考

王麗紅

黑龍江省依安縣教育資助中心,黑龍江依安161500

建立學生資助檔案能全面掌握與了解各學生學習、生活的基本情況，能確切滿足不同學生的實際需求，使教師能夠客觀的分析學生的各種問題，從而落實“因人施助”教育管理理念，使貧困學生能上的起學，接受更好的教育。近年來，隨著教育管理的不斷改革與發展，學生資助檔案歸檔管理工作受到了重視。檔案對學生今后工作、發展具有現實意義，學校有必要提高檔案管理工作效率，創新管理方法，全面落實與做好學生資助管理工作，更好的解決學生的實際需求。另外，在信息技術高速發展的時代下，學校檔案管理工作日漸數字信息化，管理者要結合信息技術拓展管理新思路，構建科學、完善的學生檔案，更好的完成學生資助檔案歸檔工作。

1 學生資助檔案管理特征

學生資助檔案歸類管理的關聯性較強，很多的資助檔案涉及到了每個資助人的個人利益，事關資金發放的公平公正性，以及學生是否能受到資助。所以在申請過程中會有一套嚴格、嚴謹的申請流程與審批、發放程序，使得資助檔案環環相連，因此具有強烈的關聯性。再者，學生資助檔案的廣泛性較強。學生資助申請及檔案管理會設計到班級教師、學校財務、學生管理部門以及資助管理單位等，所以學生的資助檔案十分分散、廣泛。在信息時代背景下，學生資助檔案逐漸電子化，國家在該方面也投入了大量的活動經費，建立“全國學生資助管理中心網”和“全國中等職業學校學生信息管理系統”，實現了信息技術與檔案管理的有機融合，大大提升了檔案歸檔管理工作的效率，隨之產生了大量的電子文件。所以，利用信息技術建立電子檔案管理系統，實時查閱與更改學生信息，建立高效、安全的檔案管理系統成為相關人員的工作重點，實現了現代化教育管理的發展。

2 學生資助檔案歸檔管理工作策略

2.1 加強學生資助檔案制度管理

隨著資助檔案的增多，檔案歸檔管理工作產生了全新的挑戰，加強檔案歸檔管理工作成為眾多管理人員的工作重心。以往的檔案管理較為分散、繁雜，在審核是常常無跡可尋，導致檔案管理工作出現了漏洞。所以，為能提高檔案歸檔工作效率與可靠性，在學生資助檔案歸檔管理工作中，相關人員要制定嚴謹、統一的管理制度，并整合各種資源運用到管理工作中。如將學生資助檔案整合到區域資助管理中心，形成統一的管理與歸檔。或者設定完善的、科學的檔案管理標準與制度，讓學生資助檔案歸檔工作有章可循。學生在申報資助時，要制定嚴格的申報流程，并由專門的領導簽字，以確保資料的可靠性與完整性。在建立電子檔案時，對于紙質檔案要加蓋公章存檔，做到管理有序、蹤跡可尋，從而全面提升資助檔案歸檔管理工作效率。

2.2 確定學生資助檔案材料的真實性

在學生資助檔案歸檔管理工作中，要嚴格審查資料的真實性，以減少認定難度。在審核材料的認定中需要相關民政部門的配合，如對學生家庭收入進行核實，以確保學生申報材料的真實可靠性。相關工作人員還可以通過電話、走訪等形式進行核實，對于存在虛假現象的應駁回申請。如果資助材料不真實會影響資助計劃的公平性與公正性，使真正需要得到幫助的學生失去了資助的機會，也會為管理工作帶來不好的影響。另外，相關管理工作人員還要及時的整理與分析學生資助檔案，并進行類別劃分，從而提高管理工作效率。

2.3 確定檔案歸檔范圍與時間

在學生資助檔案管理中，要確定檔案歸檔的范圍，如行政檔案、資助檔案等。行政檔案包括上級機構的文件材料，以及學校部門需要貫徹與落實的資助文件、具體管理制度、資助計劃、資助總結等。資助業務包括學生申請資助的申請表、申請材料、學生資助花名冊、專項資助撥款文件、資金發放憑證、預算計劃以及落實情況等。學校檔案管理部門要定期進行檔案整理、搜集等工作，做好長期資助計劃，全面提升學生資助效率及資助檔案歸檔管理工作。

2.4 融合信息技術，提高檔案管理能效

在信息技術高速發展的背景下，檔案歸檔管理工作要向電子信息化方向轉變，實現電子化檔案管理目標。學生資助檔案信息量較大，內容繁雜，而且流動性較強，所以完全建立電子管理檔案可行性不高。所以，相關人員可以將學生的基本信息、學習變動等數據錄入數據庫，以方便后期查閱。相關管理工作人員建立電子歸檔系統，可將紙質檔案管理資料上升到電子化設備，以擴大學生資助信息容量，也方便管理人員查閱。在信息技術的優勢下，管理人員可以將學生資助檔案歸檔進行編號與劃分，并錄入到數據庫中，從而有效提升檔案歸檔管理工作效率。

2.5 規范資助檔案整理方法，提高工作實效性

隨著社會經濟不斷發展，在國家利民政策的開展下，每年學校受到資助學生的人數眾多，為了能方便相關工作人員的檔案歸檔管理工作，減少整理與歸檔的繁重工作量，學校部門與管理人員可以將學生的資助管理檔案按照年級進行分冊整理，如按照年級學生審請時間、類別以及工作的流程進行劃分、電子打包，并明確規定劃分的標準，從而提高檔案管理效率與查閱的便捷性。除了建立電子檔案外，管理人員還可以建立檔案盒，以預防電子檔案的丟失無跡可尋，為檔案建立雙向保險。如管理人員可以自行訂閱檔案管理盒，并加強管理保護措施，最大程度延伸紙質檔案壽命。

2.6 加強業務培訓，提高檔案歸檔管理效率

在學生資助檔案歸檔管理工作中，學校部分要加強相關管理人員的培訓工作，提高檔案管理技能，提升管理人員整體素質。如加強學生資助檔案管理理論方面的學習，深入專研管理業務，并定期組織人員參加培訓工作，不斷的學習先進的檔案管理方式，拓展自己的知識范圍，提高檔案管理水平，進而提升檔案歸檔管理能力與工作效率。在日常的管理工作中，相關人員要對學生的資助檔案做好系統規范化管理，為后續工作提供有力依據。另外，還要制定管理人員監督制度，讓管理人員能夠嚴格按照相關規定完成歸檔工作。

3 結語

總而言之，隨著國家利民政策的實施，教學資助項目得到了社會各界的廣泛關注，學生資助檔案歸檔管理工作同樣受到了關注與重視。為能切實提升資助檔案歸檔管理工作，提升學生資助效率，相關人員要合理的利用與分配可用資源，積極創新管理手段，全面突破檔案管理難點，全面提升檔案歸檔管理實效。工作人員應利用現代信息技術優勢，將檔案管理工作電子化，建立學生數據庫，并按照相關規定進行嚴格劃分，在提高管理實效性的同時也要保障學生的隱私安全。總之，在如今的教育形式下，做好學生資助檔案歸檔管理工作能適應教育與時代的發展，滿足學生及各界的需求，實現社會的穩定發展。