電子檔案整理保護存在的問題及解決策略探究

（肇慶市自然資源局，廣東 肇慶 526060）

現在的社會是一個快速發展的社會，在這樣一個快速發展的社會下人們對于任何事物的接受和學習能力也逐漸提升，為了方便儲存各種材料和資料，儲存方式由紙質檔案開始向電子檔案方向轉變，因為紙質檔案的儲存方式跟不上多元化社會的發展以及社會的需求。現在，我國企業內部業逐漸開始使用電子檔案，并具備完善的電子檔案管理和保護系統，電子檔案管理工作人員的綜合素養和專業水平也得到了顯著的提升[1]?？墒?，現在的社會是一個多元化的社會，是一個要求速度、效率的時代，所以，電子檔案管理工作需要對工作內容進行改變，管理工作人員也需要改變管理模式，從根本上提升檔案管理的工作效率，希望可以提升資源的利用。

一、電子檔案管理與保護存在的問題

我國從工業化時代進入信息化時代方向轉變，信息技術的大力發展下，我們不用出家門就可以知道我國和國外實時發生的事情，通過信息技術將我們的生活方式和思維方式進行了轉變，在社會的快速發展下開始使用電子檔案，電子檔案對檔案管理工作人員的影響也非常顯著。檔案管理對我們的生活和工作非常重要，可是，企業領導層對檔案管理工作的重視度不足，比如，企業對檔案管理設備投入的資金比較小，儲存空間有限，電子檔案管理機制并沒有得到補充與完善，上述這些問題都會嚴重阻礙檔案管理工作今后的發展[2]。有的單位對檔案管理工作的要求就是科學化，可是因為檔案管理的數量較多，很多單位在檔案管理工作中還一直使用紙質儲存方式，這就使得查找和儲存中需要浪費大量的時間，導致檔案運用的不嚴謹性。因此，為了讓檔案的整合運用更加便捷，需要創建相同的格式，方便檔案的整理，也可以方便今后檔案的查詢。按照現在我國檔案管理的實際情況來說，很多企業內部并沒有一套完善的檔案管理規范標準，因此，檔案管理方式高低交錯，管理內容不完善，硬件設施存在漏洞，資金投入力度微小。有的企業還一直延續手工登記的方式，就算是運用計算機進行檔案的整理，也還是打印目錄或者是表格查詢的方式進行檔案的整理，如果企業想要進行電子檔案的智能化管理就應當進行改變，并提升電子檔案管理人員的綜合素質。

二、電子檔案整理與保護工作的解決策略

隨著科學技術的不斷發展，我國信息技術的發展也非常迅速，在企業中運用電子檔案管理是必然的。企業在電子檔案管理的過程中還應該運用信息技術對電子檔案進行保護和管理，只有這樣才可以提升企業電子檔案信息資源的準確性、完整性、秘密性。文章從以下兩個方面闡述電子檔案管理與保護工作。

（一）提升企業電子檔案的整理工作

企業中運用電子檔案來整理和儲存資料，但是電子檔案也十分位很多種，一種是計算機儲存、光盤儲存、移動硬盤儲存等。因此，企業進行檔案整理的過程中需要提升電子檔案整理和保護工作，然后創建檔案管理相關制度，然后對資料儲存格式、資料分類、保管年限以及電子檔案的拷貝情況進行備注，如果檔案中有需要保密的應當設置保密級別。第一，我們需要提前認識電子檔案保密級別，了解電子檔案保管方式和保管期限。現在我國發展十分迅速，社會經濟逐漸向多元化的方向發展，市場競爭力較強，不同行業對電子檔案的管理工作也應當創新和完善，企業內的管理人員和管理部門應當了解電子檔案管理的重要性，為了提升電子檔案管理工作的有效性，需要投入大量的財力、物力、人力。比如，企業內的管理類文件和辦公系統需要數據共享，如果文件或者系統內沒有原始數據檔案，那么就可以進行掃描，將其轉化為電子檔案，比如會計檔案和行政檔案等。現在，企業對電子數據的要求也逐漸提升，比如工作流水需要明確，審核人員、日期、注意事項和項目負責人需要明確，因此，電子檔案的數量也會慢慢提升，應當從不同角度提升電子檔案的管理和服務水平。

（二）提升電子檔案保護工作的重視度

在信息化社會下，企業電子檔案管理工作人員需要了解檔案管理中信息技術的重要性，然后了解任何事物都可以為人們帶來便捷，還可以為企業帶來危害。比如，電子檔案保護工作中會出現基礎設備問題和病毒問題，因此，作為檔案管理工作人員應當提升電子檔案保護工作。作為電子檔案管理工作人員需要提升專業水平，通過運用信息化技術來保護電子檔案，在電子檔案中設置防火墻或者使用加密的形式保護電子檔案，保證電子檔案信息的安全。在電子檔案管理的時候還需要防止病毒的入侵，提升互聯網設備的管理和儲存，所以，需要為電子檔案提供完善的儲存環境，熟記加密文件的密碼。

三、結束語

總之，在多元化社會發展下，企業就需要運用科技的發展來彌補電子檔案管理工作中的不足。按照我國當前電子檔案管理工作來說還有很多需要解決的問題。電子檔案管理工作人員自身需要具備專業知識和綜合素養，不斷地學習檔案管理方面的內容，改變檔案管理方式，幫助企業在多元化社會的發展下保證工作的有效進行。不僅如此，檔案部門還需要根據電子檔案的實際情況創建檔案保護工作制度，從根本上提升企業電子檔案管理的整體水平。