企業管理流程與OA 協同辦公系統的融合應用

（山東泰山鋼鐵集團有限公司，山東 濟南 250000）

一、辦公自動化系統

辦公自動化也就是我們俗稱的OA。其是在通信技術與計算機技術的推動下衍生出的一種新型的辦公方式.結合了包括計算機、通信與互聯網等現代化技術在內多種功能。因此，互聯網時代的OA 系統需立足信息安全，為多組織、多終端以及多維度的信息共享提供支持.使集團內各企業、各部門和人員之間能夠及時交流與共享相關數據，其特點主要有以下：

（一）支持集團協同。OA 系統需同時具備兩種功能。即集團統一管理功能和集團分權管理功能，集團型企業單位可借助同一套OA 系統達到協同辦公的目的。利用集團統一管理功能。集團層面可實現包括跨組織機構的業務流程協同、集團管控以及信息共享等在內的多項內容：而集團總部與下屬單位在集團分權管理功能之下，則可實現其內部的流程管理與共享內部信息。

（二）支持多移動終端。快速發展的互聯網移動應用。促使現代企事業單位急需借助各種移動化手段來服務于其戰略發展或價值實現。其中居于首位的便是OA 系統。因而，OA 系統需在移動終端中施以規范化、流程化以及高效化的管理，企事業單位的各層人員可利用移動終端在不同的地點通過碎片時間審批業務流程.進而促進組織整體的業務流程執行與管理效率的提高。

二、企業管理流程優化設計

（一）內部控制基本原則 1)全面性原則：企業管理內部控制應當貫穿決 策、執行和監督全過程，覆蓋企業及其所屬單位的 各種業務和事項。2)重要性原則：企業管理內部控制應當在全面 控制的基礎上，關注重要業務事項和高風險領域。3)制衡性原則：企業管理內部控制應當在治理 結構、機構設置及權責分配、業務流程等方面形成 相互制約、相互監督，同時兼顧運營效率。4)適應性原則：企業管理內部控制應當與企業 經營規模、業務范圍、競爭狀況和風險水平等相適 應，并隨著情況的變化及時加以調整。5)成本效益原則：企業管理內部控制管理應當權衡實施成本與預期效益，以適當的成本實現有效控制。

（二）內部控制要素。企業建立與實施有效的內部控制要素：1)內部環境：內部環境是企業實施內部控制的基礎，一般包括治理結構、機構設置及權責分配、內部審計、人力資源政策、企業文化等。2)風險評估：風險評估是企業及時識別、系統分析經營活動中與實現內部控制目標相關的風險，合理確定風險應對策略。3)控制活動：控制活動是企業根據風險評估結果，采用相應的控制措施，將風險控制在可承受度之內。4)信息與溝通：信息與溝通是企業及時、準確地收集、傳遞與內部控制相關的信息，確保信息在企業內部、企業與外部之間進行有效溝通。5)內部監督：內部監督是企業對內部控制建立與實施情況進行監督檢查，評價內部控制的有效性，發現內部控制缺陷，應當及時加以改進。

三、利用 OA 協同辦公系統進行流程信息化

（一）利用 OA 協同辦公系統進行流程信息化轉化的優勢。某企業開始使用OA 系統，目前采用EKP 組件，結業務需求和管理模式定制開發的協同辦公平臺。協同辦公平臺的核心定位是 “辦公系統+知識管理+業務活動管理+管理支持”，可同時滿足日常辦公、知識管理、業務活動管理和管理支持方面的需求。利用 OA 協同辦公系統進行流程信息化轉化的好處如下： 1)OA 協同辦公系統以“工作流”為基礎，支持復雜流程定制創建，支持流程節點條件判斷；支持流程處理過程中有權限的人員可以發起設定流程外的并行或串行流程；具有流程跟蹤、動態流程配置或子流程功能、流程間銜接功能、流程與業務銜接功能，滿足此次內部管理控制流程信息化轉化的需求；2)OA協同辦公系統在酒鋼應用廣泛、操作簡單、無需操作培訓；3)OA 協同辦公系統支持移動辦公,PC 及移動端均可進行待辦事項處理；4)OA 協同辦公系統對系統用戶權限進行分層管理，不同權限用戶對應不同操作模塊,避免了數據的非法訪問。5)OA 系統可以對工作流中的相關文件和數據進行跟蹤和檢查，對關鍵崗位關鍵操作可記錄、可審計、可追溯；關鍵文檔刪除操作可在設定時間內恢復；用戶登錄信息可保留、可追溯等。

（二）OA 協同辦公系統進行流程信息化轉化的基本原則。1)流程所描述的業務屬于日常業務，要求及時響應、及時反饋，實際工作中無審批環節的流程不進行轉化。（例如：生產數據的填報、數據分析、人員評價等業務）2)流程所描述的業務已經在除OA 系統以外的 其他專業信息系統（例如：ERP系統（SAP）、電子采購平臺、倉儲物流系統等）中實現的流程不進行轉化。3) 流程所描述的業務需要向上級行政部門提交紙質資料，紙質資料需要簽章、備案待查的流程不進行轉化。

（三）OA 協同辦公系統轉化。企業內部控制流程的應用效果企業內部管理流程優化經過了業務調研、體系建設、OA 協同辦公系統進行流程信息化轉化階段，最后股份公司流程信息系統中實現電子審批、OA 協同辦公系統中新增流程、業務流程無法實現轉化，80%的業務流程實現了流程信息化。

基于公司現有業務流程、管理體系，對照內部控制要素進行梳理，建立滿足公司戰略發展需要的內部控制管理體系，以 “表單+流程”的方式來固化審批流，成功實現了內部行政類、事務類、財務類等各種審批事項的流轉自動化。規范了公司的辦公流程，監督了辦公程序，明確了工作責任，方便追溯問題，提高工作質量；移動應用的使用，更是讓審批人能夠打破時間地點的局限，隨時隨地進行審批。這不僅提高了股份公司各職能處室管理的規范性和可控性，更有效提高企業執行力，為股份公司在新的經濟環境下提高綜合實力、實現經濟效益穩步增長創造有利的條件，促進企業健全發展。