從現代人力資源管理看人事檔案管理工作

（黑龍江省綏化市北林區最低生活保障服務中心，黑龍江 綏化 152000）

一、人事檔案管理工作的基本內涵以及發展現狀

人事檔案管理不僅僅是事業單位管理工作中的重要一環，同時也是人力資源管理的一種方式與手段，為了滿足單位人力資源管理創新的要求，人事檔案管理工作也需要進行相應的創新，改變目前事業單位人事檔案管理工作中的不足，從而獲得相應的發展。目前在我國傳統的事業單位人事檔案管理工作中普遍還存在著不足，以收集的人事檔案材料為例，往往這些材料上都會存在著信息質量問題，我國對于人事檔案材料的甄別與收集體系不夠完善，這就使得人事檔案在一定程度上存在著信息失真、信息缺失、信息較少等相應的問題，這些材料會直接影響單位對于員工的調用情況以及人力資源管理工作，會最大程度上影響目前單位人事檔案管理工作的質量。

二、現代人力資源管理視角下的人事檔案管理策略

（一）建立高效的人事檔案分類管理系統

在傳統的人事檔案管理制度中，檔案管理的主要內容分為五大類，現階段在人力資源管理的視角下，應進一步充實完善人事檔案管理的內容，更加全面地反映員工的綜合情況。為此建議，在人事檔案管理中，資料搜集工作應本著縱橫結合、動靜結合的原則，將個人評價的定量指標和定性描述相結合。動靜結合指的是更加重視人員的成長性，對于檔案內容及時進行更新，另一方面，及時檢查已經過時的沒有保存價值的資料，進行刪除。橫縱結合指的是，人事檔案不僅僅是一個人過去的總結，更應該能夠反映這個人現在的狀態。在橫向上，能夠體現出該職工思想政治水平、學歷、工作能力、興趣愛好和性格評估等各類信息。定性與定量的結合需在傳統人事檔案管理的基礎上增加更多的可以量化的指標，便于人員之間的比對，提升人事檔案的可用性。進行人事檔案分類管理，能夠提升檔案管理在人力資源管理中的信息價值。

（二）加快人事檔案管理的現代化進程

隨著我國社會經濟的不斷發展，我國事業單位也逐漸增多，人員的結構正在向多樣化的方向發展。這樣的形勢下，傳統的人事檔案管理已然明顯不適應時代發展的要求，且其管理過程中的出錯率也在增高。因此，人事檔案管理者必須要積極加快人事檔案管理的現代化進程，以提高其管理工作的整體效率。在開展人事檔案管理工作的過程中，相關工作人員要能夠使用各種各樣的方法，借助計算機技術將一些現代化的手段充分運用到工作當中，如建立人事檔案管理數據庫等，以實現個人信息的微機檢索以及互聯網查詢。這樣現代化的人事檔案管理方式，可極大的提高檔案管理工作的準確率。

（三）構建并創新完善的人事檔案管理制度

想要從根本上促進人事檔案管理工作，就需要從制度上進行完善與創新，促進人事檔案管理體系的細化與改革，實現檔案管理、檔案服務與檔案開發三者之間的有機結合，最大程度上進行資源的合理規劃與合理配置，提升對人事檔案的調控能力與掌握能力，從而實現認識檔案管理工作效果的最大化。首先要提升人事檔案管理工作的地位，促進人事檔案管理資質的流程化、規范化以及權威化，所以需要與相關部門以及地方政府對于目前人事檔案管理的資質進行權威性認定，提升人事檔案管理的門檻，同時也要推行相應的定期審核制度，不能夠滿足目前的基本標準與要求的都不予以認定；其次是責任管理范圍需要劃分清楚，不能夠違反法律政策，同時既要保證社會資源的合理看管，與社會公眾的個人合法權益，又要提升單位自身的基本效益，實現資源管理建設。

（四）加強同有關部門的合作

在市場經濟快速發展并逐漸完善的時代，任何一個部門都不是獨立存在的，任何一項任務都與其他項目有這樣和那樣的聯系。同樣的，在人力資源優化管理的大背景下，人事檔案記錄著單位內部多數員工的成長和經歷，是多年來單位共同進步的印證。在強化人力資源管理的氛圍下，人事檔案管理部門和人力資源部門的聯系是一種天然的關系，通過對人事檔案的深入研究和分析，能夠總結出單位整體或者某一特定部門內的人員構成和層次，不僅能夠在人員提拔中提供第一手資料，而且能在未來的招聘中提出該部門所需要的人才應具備的能力和素質。人事檔案管理部門應重點加強與人力資源管理部門之間的交流和信息互通，協調好單位內人才的流動。

結束語

人事檔案作為我國人才的重要信息來源，是整個社會公共信息的重要組成部分。人事檔案為人力資源管理提供可靠的人才資源和信息，成為選拔人才和重用人才的依據，為人力資源管理的發展帶來動力。人事檔案管理工作應適應現代化管理的需要，把檔案工作延伸到企業發展的最前沿，積極拓展服務職能，為人力資源開發提供強有力的保障，進而推動我國事業單位人力資源發展。