解析高校檔案管理基礎建設的科學規劃與創新路徑

（內蒙古師范大學，內蒙古 呼和浩特 010020）

一、引言

檔案管理工作在高校的日常工作當中擁有重要的地位和作用，高校的檔案管理工作涵蓋了校園師生信息、日常行政管理工作、高效與外界實現有效溝通、校園活動、校園文化等諸多內容。信息時代大背景下全社會的生產工作活動都在向著信息技術漸漸靠攏，就我國高校的檔案管理工作而言正在向數字化、網絡化、信息化的方向靠攏，由此傳統的紙質文檔正在被電子文檔所取代，隨著紙質文檔逐漸被電子文檔取代，文件檔案管理室也在逐漸被電子網絡數據信息庫所取代，進而傳統的人工檔案歸納、查找逐漸被網頁搜索、數字化操作所取代。信息時代的到來為高校檔案管理工作帶來了便捷，而高校在運用信息技術進行檔案管理工作的過程中需要進行基礎建設科學規劃與路徑創新。

二、高校檔案管理工作基礎建設的主要內容

對于管理工作而言，要想確保工作效率首先要以基礎建設為物質條件與執行保障，因而需要從頂層設計出發對檔案管理工作進行科學規劃。高校檔案管理工作的基礎建設工作主要涵蓋了：以數字化的手段處理館藏檔案、完善電子檔案管理的收集與儲存體系、建立數字化檔案管理數據信息資源庫。對于高校的檔案管理信息化而言，其具有相對廣泛的覆蓋范圍，所以在運用信息技術手段收集整理新檔案的同時也要注重整理校內早期收集的檔案信息[1]。在整理校內早期收藏的檔案工作中，建議所使用文件掃描的方法來錄入早期檔案內容，因為早期檔案均為紙質檔案，并且數量相對龐大，所以采用掃描的方式可以提高工作準確率、工作速度，最終提升原有文檔整理的工作效率，并且經過掃描以后，原有文檔的信息將直接被錄入到校園的信息資源庫當中，便于統一管理。信息技術下的校園檔案管理工作實現了校園檔案管理的自動化、信息化、便捷化，由此傳統手寫紙質檔案的使用面越來越少，失誤率也越來越低，取而代之的是電子檔案與信息化網絡傳輸，通過信息技術手段對電子文檔進行收集，在檔案存儲體系的作用下實現了將高校日常工作中產生的一系列文檔直接上傳輸入到校園的檔案資源管理庫，進而實現了對檔案的直接數字化處理。

實質上校園的檔案資源管理庫是一個集成化的平臺，而它的集成基礎正是數據化以后高校日常辦公檔案的存儲，通過這種集成式的檔案管理可以實現對高校檔案的匯總管理。而在選用這些文檔的過程中可以通過系統當中的目錄、搜索引擎實現高校檔案信息的共享與溝通，由此從本質上實現高校檔案信息化管理的服務職能。

三、對高校檔案管理基礎建設進行科學規劃

相比傳統的高校檔案管理工作，信息化的高校檔案管理工作是一個更加完善而縝密的體系，所以在建設過程中需要進行逐步、全面的建設，因此建設的步驟要分清主次，從而保證科學的規劃和制定。

（一）樹立正確的檔案信息管理理念

無論任何手段的檔案管理工作都是整體化、協調化的，并不是破碎的、割裂的，但是許多高校在進行檔案管理工作的過程中并沒有意識到這一點，而僅是將檔案管理工作分割成不同的單元，進而嚴重缺乏整體性[2]。

為了實現高校檔案管理工作的整體化管理，首先工作人員需要樹立正確的、完善的檔案信息管理理念，由此需要學校方面對檔案管理人員進行職業技術培訓，同時將檔案管理的正確理念推廣至其他各部門，目的是為了實現各部門之間檔案的共享與合作，最終實現全員化、高效率檔案管理。

（二）對檔案管理工作進行多維度支持

信息技術手段的檔案管理工作相比傳統的檔案管理工作需要更加全面、專業化團隊與部門進行操作，同時還要積極吸收優秀的、專業的信息技術人才，同時制定專門的人才管理辦法與獎懲制度[3]。

除了人才管理與技術管理的工作之外，學校方面還需要予以充足的支持，包括物質上、資金上等多維度的支持，尤其是校方需要向檔案管理部門提供充足的設備支持，保障檔案管理工作部門工作的順利進行，而對于這些設備的維護、檢修等后勤工作更是需要充分的補給。

（三）完善檔案管理工作規范體系

高校在正常運作過程中會由于工作性質多種多樣因而會產生不同種格式的檔案，而作為檔案管理系統需要能夠兼顧，為了滿足這項要求，校園方面需要在全校范圍內對檔案管理系統制定規范，進而確保可以從檔案的格式、平臺的參數、網絡的鏈接等多個維度實現檔案管理系統的融合[4]。

為了確保高校檔案管理系統的使用是順利的，學校方面需要與教育部門做好充分的溝通，從而構成全社會通用的檔案信息管理系統，從而實現教育信息的權社會化。

結論

信息化時代背景下，卻社會范圍內為了提升生產效率都靠向信息技術。因此高校為了實現高效率的檔案管理，需要對進行的檔案管理系統進行基礎建設，在進行基礎建設之前需要進行科學的規劃與管理路徑創新。所以各高校在建設檔案管理系統的過程中需要結合學校的實際情況進行建設，而各高校在建設檔案管理系統的過程中需要全方位完善檔案管理觀念，結合人力資源與管理體系，拓寬高校檔案管理路徑，配合優質的人才保障與充分的后勤補給，同時需要與教育部門做好溝通，最終實現高校檔案管理系統建設的效率得到本質性提升。