檔案信息化建設

范繼華

本文從確保檔案安全性、明確管理主體和建立信息化服務機制這三個方面，簡要分析檔案信息化建設與管理的重要性，然后闡述當前的檔案管理工作現狀，提出了存在的一些問題。最后結合實際情況，提出了檔案信息化建設與檔案管理的具體措施，并指出要如何針對退役軍人的檔案管理實施信息化建設。

現階段，我國已經建立了退役軍人事務部，助力于加強退役軍人的管理服務建設工作，真正實現了退役軍人管理模式的創新。在此之中，退役軍人檔案管理便是綜合服務的主要內容之一，必須要加大力度帶動檔案管理朝著信息化方向發展，如此有利于整合檔案信息資源，提升管理效率，讓退役軍人中的人才得到更高效的開發與挖掘。

一、檔案信息化建設與檔案管理的重要性分析

（一）可以確保檔案的安全性

進行檔案信息化建設與管理，可以顯著提升檔案信息的安全性，避免其外泄與滅失的風險。尤其是退役軍人的檔案管理，當軍人退出現役之后，就會出現工作單位變更的情況，但可能其沒有主動和檔案管理部門取得聯系，如此便使得檔案資料產生了斷層的問題。另外，有少數檔案管理人員不具備較高的綜合素養，在實踐工作中發生了一些低級錯誤，致使檔案在交接的過程中被泄露甚至滅失。由此便可以看出，傳統的紙質檔案信息很難長期保存下去，并且要實現規范化管理也存在著較大困難，容易出現檔案管理斷層乃至于檔案丟失的現象。所以，必須要集中力量開展檔案信息化建設工作，對退役軍人的檔案信息實施備份和修復處理，減少其泄漏與丟失的可能性。

（二）有助于明確管理主體

就檔案管理工作而言，必須要樹立清晰明確的管理主體，如此才能達到統一化管理的目標。此前我國尚未成立專門的退役軍人服務管理機構，所以在當時，退役軍人的檔案管理工作經常需要面對多頭管理的難題。有許多部門和單位，如民政部門、組織人事部門，還有機關企事業單位等，都會牽涉到退役軍人檔案接收與處理的過程當中。如此一來，退役軍人在辦理手續的時候，就很難快速、準確地獲得有關檔案信息，使得業務開展遭受嚴重阻礙。而實現檔案信息化建設和管理，有利于明確查詢權限，給退役軍人檔案信息的提取及調閱提供了很大的方便，如此也能顯著提高檔案管理的針對性，使其綜合效率大幅度上升。

（三）有利于信息化服務機制的建立

客觀來看，檔案信息化建設與管理有助于挖掘出更為豐富的軍人人才信息，在此基礎上建立數字信息資源庫，把退役軍人的工作變更和實際生活情況都詳細記載下來。此后，檔案管理工作人員就可以從信息資源庫中提取并篩選出有用的信息，構建相應的數據模型，并逐步對數據分析模型進行優化和完善，從而給職業分析與培訓活動提供重要的數據支撐。另外，在信息化時代下，可以進行跨區域的信息溝通，如此也方便開展對退役軍人的異地管理，在提高退役軍人檔案管理水平的同時，還能為其提供更為精確與個性化的服務。

二、現狀分析

首先，對于檔案信息化管理的重視程度不足。有的檔案管理人員并不是科班出生，沒有專門參與過相關業務培訓活動，所以也并未掌握檔案信息化管理的專業知識與技術。還有的檔案人員責任心相對較弱，沒有切實地認知到檔案信息化管理的重要作用，在實踐工作中粗心大意而致使檔案管理出現漏洞，乃至于使重要檔案資料丟失或遭受損害。另外，也有一些單位認為檔案信息化建設需要花費較多成本，為了達到節約成本的目的，而不愿意積極開展檔案信息化建設工作，這樣的認知也導致檔案信息化發展受阻。

其次，檔案信息化建設受到傳統管理工作的影響。檔案管理涉及到巨大的信息量，且其中涵蓋的內容也十分復雜。因此在對退役軍人檔案實施信息化管理時，就會牽涉到對以往信息的錄入，由此便帶來了很大的工作壓力。加上部分檔案管理工作人員信息化水平不足，對于相關管理設備的使用還不夠熟練，于是便影響了檔案信息化建設的發展進程。

最后，管理知識與技能沒有跟上信息化時代的步伐。在信息化背景下，有的單位雖然開展了檔案信息化建設，但卻并未完善升級再造與系統維護工作，同時也沒有掌握先進的知識與技能，存在信息化水平偏低的問題，這樣也難以滿足新時代發展的需要。

三、檔案信息化建設與檔案管理的具體措施

（一）優化數字資源庫建設工作

在信息化背景下進行檔案建設與管理，尤其是退役軍人的檔案管理，一定要優化數字資源庫建設工作，對檔案信息進行嚴密的篩查。首先，檔案管理人員和相關領導一定要對退役軍人的檔案管理工作引起高度重視，明確其檔案管理的意義所在。要廣泛學習相關知識與條例，比如我國的《檔案法》《退役義務兵安置條例》等，讓自身的法律素養水平得到進一步提升。同時要把退役軍人的人才庫數據信息納入到主要的辦事議程當中，實現數據庫的有效建設，并積極構建內部與外部溝通聯系的機制，將退役軍人檔案接收、傳遞和查閱的相關規定明確到位，把責任落實到人頭上。此外還要重視檔案管理細節的處理，必須確保相應工作按照既定的規范來進行，避免檔案信息丟失的情況出現。其次，要對退役軍人的檔案信息進行嚴格篩查，構建并完善檔案信息分析的程序。只有確保檔案信息正確、完整，才能夠充分體現出檔案應有的價值和作用。總體來看，退役軍人的檔案信息具備了多重維度的特點，其內容涵蓋了軍種、職級、專業向和求職傾向等等。只有對這些數據信息進行細分化的處理，才能夠確保其可通過關鍵詞的檢索被搜查出來，增加信息的曝光率。如此方能為退役軍人的政策性安置、求職和創業提供良好條件，并為其帶來精準化的服務。

（二）增強信息化技能培訓力度

對于負責退役軍人檔案管理的相關人員，應當要加強信息化技能的培訓力度，不斷提升其綜合素養與業務水平。首先，退役軍人的檔案內容是比較復雜的，檔案管理工作人員，一定要先全面而深入地了解與之有關的信息資料，主要包含軍人在服役期間的生活情況，掌握的技術能力等等，同時將其中涉及到的關鍵事項記載下來。檔案管理工作人員一定要嚴格遵守保密原則，不可將退役軍人的檔案信息泄露出去。與此同時，還應當不斷完善操作規范流程，嚴禁私自下載和復制檔案信息，確保工作人員的行為符合標準。其次，要逐步提升檔案信息的錄入與檢索能力，構建完善的工作機制。在信息化背景下，檔案管理人員應當對退役軍人檔案的檢索關鍵詞進行拓展與豐富，要做到隨時更新。例如增加服役時間、工齡、文化水平、傷殘情況、補助等一系列信息，讓退役軍人的檔案信息檢索變得更加確切和完整，強化檔案數據信息的使用價值。

（三）積極開展檔案信息化基礎設施建設

進行退役軍人的檔案管理，必須要重視信息安全。對此就需要積極開展檔案信息化的基礎設施建設，從根本上確保檔案信息的安全性。總體來看，檔案信息化基礎設施建設是確保檔案信息資源被合理利用的基礎所在，各級部門都應當對此重視，加大對信息化基礎設施建設的投入。面對當前的信息化背景，退役軍人檔案管理工作也需要處理好一些新的問題，在不斷加強基礎設施建設的同時，切實保障信息安全。首先，要加強對機房的管理。包括監測與評估門禁系統、溫濕度控制模塊以及環境監測模塊的運作情況，盡量提升軟硬件配置水平。其次，要結合目前退役軍人檔案管理的現實狀況，針對已有的檔案管理系統實施改造和升級，讓其功能得到進一步增強。可以在接收、管理、保存和調用這幾個環節當中，全面構建起精細化的電子文檔處理機制，以此實現高效的智能庫房管理，對虛擬數字檔案管理方式實施進一步完善和優化。

進行退役軍人的檔案信息化建設與管理，需要優化數字資源庫建設工作，增強信息化技能培訓力度，同時積極開展檔案信息化基礎設施建設。在保障檔案信息安全性的同時，切實達到統一化、規范化管理的目標。

（作者供職于河南省新蔡縣孫召鎮社會治安綜合治理中心）