論數字化技術在檔案管理的應用價值

（山東省日照市莒縣嶠山鎮人民政府，山東 莒縣 276523）

一、數字化技術在檔案管理的應用價值解析

（一）提高檔案信息的可靠性

眾所周知，各個單位檔案包含著涉及到諸多方面信息內容，一旦信息檔案出現偏差，將會影響著事業單位各項工作的統籌兼顧，同時將會嚴重阻礙各項工作的開展。之所以出現當前這些現象，主要在于檔案管理不到位，工作方法不恰當所致。因此，為了避免類似問題出現，數字化技術在檔案管理中的應用，有助于實現檔案的數字化管理，進而保證檔案信息的可靠性。基于整體的角度來分析，在檔案管理中引進數字化技術，有效的解決了傳統檔案管理存在的問題，彌補了其缺陷和不足，其最大的應用價值在于保證了信息的可靠性。

（二）提高檔案信息的全面性

根據相關數據調查顯示，諸多檔案單位所搜集的數據信息往往存在一定的局限性，不能夠涵蓋其發展所需的信息。當前這一問題的出現，其歸根到底在于：各單位在進行檔案管理時，并沒有給予數字化技術足夠的重視，仍然保持著以往的管理觀念。尤其現階段，隨著各個單位不斷的發展進步，其原有管理方式已經無法滿足方案管理的需要，知識對于檔案信息的處理對效率和準確性要求很高。在許多情況下，我們的檔案管理限于一個非常先進的階段，并沒有能夠有效地收集檔案信息，因此我們的檔案信息自然很難實現，而當前這種情況下，在很大程度上對各個單位的發展。在檔案管理過程中，如若仍然采用傳統檔案管理模式，則難以對檔案進行及時補充，并且將會大大降低檔案的全面性。而數字化技術在檔案管理中的應用，有助于實現檔案管理的數字化，提高了檔案信息的全面性。

二、發揮數字化技術在檔案管理的應用價值的策略

（一）構建數字化檔案信息管理系統

根據相關數據調查顯示，數字化技術在檔案管理中發揮著重要的作用，為我國檔案事業的發展具有重要的現實意義。在檔案管理過程中，各個單位要轉變管理理念，注重創新檔案管理模式，注重發揮數字化技術的優勢，通過該技術建立數字化檔案管理系統，同時要將檔案信息搜集、甄別、更新等內容納入到數字化管理系統中，提高檔案管理的整體水平，這也是數字化檔案管理的主要內容。其中當前這項工作能否得到保障，直接影響著數字化檔案管理目標的實現。基于此情況下，必須不斷完善數字化管理系統，提高檔案管理效率，保證檔案的準確性。

（二）培養專業型檔案數字化管理人才

檔案數字化管理作為復雜而繁瑣的工作，有著較大的工作量。此外，檔案數字化管理同時有著較高的工作難度。能否保證數字化管理工作的順利開展，在很大程度上取決于管理人員素質的高低。基于此，各個單位應當注重培養專業型檔案數字化管理人才。根據自身的實際情況，為相關檔案管理人員提供學習深造的機會，提高檔案管理人員整體素質。此外，各個單位該可以根據實際需要，定期對管理人員進行專業培訓，通過開展培訓教育工作，有助于強化管理人員的專業知識，增強其管理意識，最主要的是促進管理人員整體業務能力的提升，保證了檔案管理人員掌握數字化管理的技能，為檔案管理工作的開展提供了重要的保障。與此同時，還應當不斷完善專業考核制度，定期對檔案管理人員進行專業考核，對于考核成績較為突出者，給予相應的獎勵，以此來鼓勵此部分人員再接再厲，而對于部分考核成績較低、或者沒有通過考核的人員，還需要繼續進行深造，強化他們的專業能力，打造一支高水平、高素質的專業化檔案數字化管理團隊。

（三）加大檔案數字化管理資金支持

檔案數字化管理工作較為復雜，要想保證此項工作順利開展，則需要不斷強化基礎設施建設，努力開發數字化系統。而當前這些工作的開展，需要大量的資金為其提供保障。各個單位要想運用數字化技術提升檔案數字化管理，則應當結合當前具體實際情況，逐漸加大該方面資金投入，加強系統升級換代，提高數字化管理系統運行的效率，進而提高檔案管理的整體效率和質量，促進檔案管理工作順利開展。

結語：綜上所述，隨著科學技術的迅速發展，數字化成為時代發展的主要趨勢，同時也是檔案管理的主要發展趨勢。由于傳統檔案管理方法存在諸多方面的問題，難以滿足新時期企業檔案管理的需要，為了保證檔案管理工作的迅速發展，企業要注重發揮數字化技術的優勢，并注重將數字化技術應用到檔案管理中，建立完善的檔案信息管理系統，將檔案信息搜集、更新、存儲等內容納入到管理系統當中，提高檔案管理的整體水平。同時，還需要注重加強對檔案管理人員專業培訓，提高檔案管理人員管理水平，增強他們的檔案管理意識，提高檔案管理人員的整體素養。除此之外，企業還應當注重增加資金方面的投入，為數字化系統的建設提供中的資金保障，為檔案管理工作的順利實施提供良好的促進作用，進而保證企業檔案水平的全面提升。