檔案部門在疫情防控工作中的角色與職能

謝玉雪 聶書源 郭若涵/中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院

新冠肺炎疫情對我國人民群眾的生命財產(chǎn)安全造成了重大損害，開展好疫情防控工作是對各地區(qū)、各部門管理水平和突發(fā)事件應(yīng)急處理能力的一次嚴(yán)峻考驗。包括各級檔案館、各類企事業(yè)單位檔案室在內(nèi)的檔案部門，在積極做好館室疫情防控的同時，還應(yīng)明確自身在應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件過程中的角色定位，發(fā)揮自身專業(yè)優(yōu)勢，更好地服務(wù)疫情防控工作。

1 檔案部門在疫情防控工作中的角色定位

1.1 疫情防控檔案管理者

疫情防控檔案指“防控突發(fā)重大疫情過程中直接形成的，且具有保存價值的文字、圖像、聲像、影像等不同載體和形態(tài)的原始記錄”[1]，代表性檔案如2003年“非典”防控檔案、2009年“甲型H1N1流感”防控檔案等。面對此次疫情，檔案部門應(yīng)履行好疫情防控檔案管理者的職責(zé)，與業(yè)務(wù)部門協(xié)同保障疫情防控全過程記錄的真實性、完整性。其所承擔(dān)的具體工作包括：各單位檔案室應(yīng)在檔案局的指導(dǎo)建議下，明確疫情防控檔案收集范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)；各級檔案館應(yīng)建立疫情防控專題檔案、主動做好疫情防控檔案的征集和接收工作。如2003年“非典”防控期間，北京市檔案局、市衛(wèi)生局、北京防治“非典”聯(lián)合工作小組協(xié)調(diào)配合，就關(guān)于加強(qiáng)“非典”防控檔案管理制發(fā)了一系列文件，明確工作要求。截至2003年7月，北京防治“非典”聯(lián)合工作小組向北京市檔案館移交文書檔案3949件（卷）、音像檔案44件、光盤7張、照片檔案246張、資料17冊[2]，為日后調(diào)用“非典”防控檔案、實現(xiàn)檔案價值奠定了基礎(chǔ)。

1.2 疫情防控知識提供者

作為疫情防控知識提供中心，檔案部門應(yīng)充分利用各種方式和平臺，為政府防疫部門和社會公眾主動提供與疫情相關(guān)的檔案信息。一是向政府機(jī)關(guān)和防疫部門提供突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案，為制定疫情防控措施、調(diào)配防控力量、預(yù)測未來疫情等提供重要參考。如新冠肺炎疫情暴發(fā)后，中建三局等四家建設(shè)公司趕赴武漢建造火神山醫(yī)院，就沿用了2003年“非典”期間北京“小湯山”醫(yī)院建筑設(shè)計圖，為戰(zhàn)勝疫情節(jié)省了寶貴時間[3]。二是向普通公眾提供疫情防控編研產(chǎn)品，提供專業(yè)權(quán)威的防疫信息、增進(jìn)公眾對疫情發(fā)展的認(rèn)知，達(dá)到穩(wěn)定民心、振奮民志的目的。

1.3 城市記憶構(gòu)建者

疫情暴發(fā)以來，政府部門的組織調(diào)度、醫(yī)務(wù)人員的無私奉獻(xiàn)、民間組織的捐贈支持、普通公眾的積極參與等，從多個方面反映了社會各界全力以赴、眾志成城、共克時艱的決心和勇氣，在這過程中形成了大量的文字、圖片、音像等檔案資料。這些檔案資料作為反映中國人民抗擊疫情的原始記錄，具有極強(qiáng)的記憶功能和憑證價值，是構(gòu)建城市記憶的寶貴素材。疫情防控期間的公眾記憶往往具有聚集性、共情性、文化性，對于勾畫防疫圖景的復(fù)雜性、多元性具有重要意義，對其開發(fā)利用將有助于提高疫情防控期間各領(lǐng)域行動的透明度、鮮活性。然而，不同于政府機(jī)構(gòu)形成的檔案，承載公眾記憶的檔案相對分散、數(shù)量巨大且可能涉及個人隱私，這也給檔案部門的收集工作帶來了挑戰(zhàn)。因此，對于疫情防控期間公眾記憶的收集整理是難點和重點。

2 檔案部門在疫情防控工作中的職能發(fā)揮

2.1 加大疫情防控檔案收集，豐富館藏檔案信息資源

2.1.1 指導(dǎo)疫情防控文件材料的收集歸檔

為保障疫情防控檔案真實、系統(tǒng)、全面，疫情防控檔案的收集需要在第一時間進(jìn)行。在疫情防控期間，大量的社會資源和人員精力都被投入到醫(yī)療防控以及后續(xù)生產(chǎn)恢復(fù)當(dāng)中，往往對疫情防控檔案收集歸檔缺少重視，容易造成疫情防控檔案數(shù)量不足、質(zhì)量較差。因此，相關(guān)部門應(yīng)在檔案局、檔案館的指導(dǎo)下盡可能地進(jìn)行全面收集歸檔，避免重要內(nèi)容的遺漏。

2.1.2 加強(qiáng)疫情防控檔案的主動收集

目前疫情防控檔案收集工作面臨兩大挑戰(zhàn)：一是檔案形成主體眾多，形成主體不再局限于政府部門，普通民眾和非政府組織也扮演了重要角色；二是檔案形成渠道分散，微博、微信等社交媒體也成為承載公眾記憶的重要平臺。因此，檔案部門在進(jìn)行疫情防控檔案收集過程中要主動堅持多主體、多渠道、多手段原則。多主體原則指檔案部門應(yīng)在接收政府部門疫情防控檔案的同時，注重收集普通民眾、相關(guān)組織、企業(yè)等形成的檔案。多渠道原則指檔案部門在收集檔案時不能僅依靠傳統(tǒng)手段，應(yīng)與時俱進(jìn)，利用數(shù)據(jù)獲取、數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，對網(wǎng)絡(luò)信息中有保存價值的內(nèi)容進(jìn)行捕獲、收集，以拓展疫情防控檔案的來源渠道。多手段原則指檔案部門不能被動接收相關(guān)部門移交的檔案材料同時，要主動收集并且加大征集力度，創(chuàng)新收集、征集手段。具體可以通過建立、派遣防疫專題小組來擴(kuò)大收集范圍；通過網(wǎng)站、微信公眾號等線上平臺征集公眾投稿；采取“眾包模式”，即由普通民眾、相關(guān)組織、企業(yè)主動提供與防疫工作相關(guān)的重要材料，由檔案部門篩選和整理。

2.2 強(qiáng)化疫情防控檔案開發(fā)，提供疫情防控知識服務(wù)

2.2.1 提供史料參考

歷史疫情防控檔案蘊(yùn)含著寶貴的歷史經(jīng)驗，檔案部門可同防疫部門合作對其進(jìn)行內(nèi)容編纂，為當(dāng)前疫情防控工作提供參考依據(jù)。以2003年浙江省抗擊“非典”疫情為例[4]，省疾病預(yù)防控制中心參考?xì)v史疫情防控檔案，在短時間內(nèi)制定了工作方案；此外，利用分離麻疹、流感病毒檔案資料，為后期研究治療方法提供重要依據(jù)。

2.2.2 服務(wù)社會公眾

疫情防控檔案在服務(wù)普通民眾方面也可發(fā)揮重要作用：如往次疫情防治成功案例可以增強(qiáng)民眾抗擊疫情信心；疫情發(fā)展規(guī)律的記錄可以減少民眾的不必要恐慌；已經(jīng)檢驗的有效防疫手段可以為民眾提供醫(yī)療知識；抗擊疫情當(dāng)中的英雄人物可以增強(qiáng)民眾必勝信心等。在疫情暴發(fā)的非常時期，受限于檔案使用條件不夠便利、檔案使用效果不夠直觀等客觀原因，疫情防控檔案的信息價值沒有得到充分發(fā)揮。因此，檔案部門可對疫情防控檔案進(jìn)行專題化深度開發(fā)，以線上展覽等形式向普通民眾開放。

2.3 構(gòu)建疫情防控檔案數(shù)據(jù)庫，傳承民眾防疫集體記憶

2.3.1 進(jìn)行檔案數(shù)字化

在疫情防控工作中，大量一手材料以實體形式生成。這些檔案不僅不利于各部門之間的信息交流和共享，而且隨時間推移將面臨被損壞甚至遺失的風(fēng)險。因此，檔案部門應(yīng)對疫情防控檔案及時進(jìn)行數(shù)字化，將實體形式的檔案通過著錄、掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化成果，為疫情防控時期信息流通共享提供條件。

2.3.2 建立專題數(shù)據(jù)庫

作為重大突發(fā)歷史事件，疫情防控工作是城市記憶不可或缺的一部分。各級檔案部門應(yīng)在加大資料收集力度的基礎(chǔ)上建立疫情防控檔案專題數(shù)據(jù)庫，并將其納入城市記憶工程，依托城市記憶展示平臺面向社會公眾開放，使疫情防控檔案妥善得以保存并真正為民所用，使民眾防疫集體記憶作為城市記憶的重要組成部分得以保留和傳承。