高職院校圖書檔案信息服務融合發展實踐探索

陳 穎/浙江育英職業技術學院圖書檔案館

長期以來，高職院校圖書館、檔案館分開設置、各自發展，實踐過程中暴露出許多問題。一是兩館難以充分發揮服務功能。高職院校分設的圖書館和檔案館日常服務是為學校師生提供圖書借閱、檔案查閱利用服務，由于兩館獨立運行，其服務功能非常單一，服務理念停留在“你求我應”上。隨著信息技術飛速發展，圖書館和檔案館服務已從簡單的文獻借閱逐步向參考咨詢等深層次信息服務轉變，圖書和檔案管理應從傳統的紙質圖書借閱、檔案查閱，轉變為圖書、檔案、情報信息服務。分設的圖書、檔案信息服務功能已無法適應新時代高職教育發展需求。此外機構分設、獨立運行需要配備更多的人員、占用更多的空間。比如高職院校每年的新生開學季節，圖書館進行新生教育，需要臨時增派人員協助開展工作；每年畢業生離校辦理檔案轉接，則是檔案館最忙碌的時候，常需要加班加點。圖書、檔案兩館融合后，雙方的人員可以統籌協調，互相調劑，提高管理服務效能。二是設施人員配備不到位。信息化服務需要配置相應的設備設施，目前大多數高職院校圖書館和檔案館的網絡硬件設施難以滿足工作要求，而環境、技術人員等“軟件”也比較差。具體而言，電子閱覽室沒有實現館藏實物與電子信息一致化，電子檔案也未與紙質檔案信息統一化，圖書館和檔案館信息資源沒有融合共享，更沒有電子出版物、數據庫、多媒體等現代化文獻資源，使讀者閱讀、查找資料受限；信息技術專業人員缺乏，網絡硬件設施運行難以保證，師生日益增長的信息需求無法得到滿足，無法享受高質量的對信息檢索、館藏查詢、電子閱讀等服務。

當前，高職院校圖書檔案服務融合發展是大勢所趨。2017年，筆者所在的浙江育英職業技術學院整合檔案館和圖書館職能，成立了圖書檔案館。圖書檔案館充分發揮圖書、檔案信息融合優勢，主動服務高職院校人才培養、科學研究、校園文化傳承與創新、國際交流合作等各項工作，提高了管理服務效能，獲得良好社會效益。

1 組建圖書檔案館并完善工作機制

首先是成立圖書檔案館，建立信息綜合協調機構。加快圖書、檔案信息資源數字化建設進度，實現二者融合，首先要在原有圖書館、檔案館的基礎上成立圖書檔案信息綜合機構，整合原先圖書館和檔案館各自職責功能，統一管理校園圖書檔案管理事務，統一調配圖書館、檔案館信息資源，逐步建立形成統一、開放、完整的信息資源體系，逐步形成館藏豐富、管理人性、查詢快捷、讀者（利用者）至上的現代信息服務體系，最終形成圖書、檔案信息資源深度融合的科學、系統局面，充分發揮信息資源在“互聯網+”環境中的最大應用價值。

其次是建立健全適應信息融合服務的“管事”制度。圖書館和檔案館分設時制定了各項管理制度，如圖書檔案館工作職責、圖書借閱制度、圖書閱覽室管理制度、音像資料使用規則、檔案立卷歸檔制度、檔案保管、保密制度、檔案統計制度、檔案鑒定、銷毀制度、檔案借閱利用制度、檔案庫房管理制度、電子檔案管理制度等。隨著圖書檔案融合共享發展，必須制訂和完善新的圖書檔案管理、服務系列制度，比如圖書檔案網上查詢制度、電子圖書檔案利用制度等。還要建立健全適應信息融合服務的“管人”制度。人是制度制訂、執行和落實的決定因素。高職院校要適應形勢發展，建立切合實際的圖書檔案管理人員的用人機制、育人機制、競爭機制、流動機制、決策機制。要修訂和完善新時代圖書、檔案管理人員工作職責，建立和完善相關管理制度，建立獎懲制度，對考勤、考核、獎懲、監督等各項工作要按照程序辦理，盡顯公平公正。

2 加強館藏資源建設

沒有充足豐富的館藏資源，就不能充分發揮圖書館的知識服務功能是不現實的，因此館藏資源建設是高職院校圖書檔案館的一項最基礎性的業務工作，也是每一個圖書檔案館面向師生和社會公眾提供知識服務的前提條件和首要物質基礎。高職院校要特別重視人才培養、科學研究、社會服務等特色館藏資源的收集整理。比如反映學校建設發展的原始記錄性文獻，配合校慶編纂校史、校志、回憶錄、同學錄等，學校教師每年獲得科研成果獎勵、教師重要科研課題項目、專利項目、公開發表的代表論文、個人專著作等，每年學生參與重大賽事活動獲獎檔案、每年評選的各專業優秀畢業生論文等史料，這些都是見證學校發展歷程的紀實性珍貴文獻，都是高職院校珍貴的圖書檔案館藏資源。

3 建設圖書、檔案信息資源融合網

當前，網絡和信息技術迅猛發展，密切了圖書館和檔案館間的聯系，為圖書檔案信息融合奠定了堅實基礎、提供了技術支撐，給兩者文獻信息資源的整合利用帶來很大方便。隨著網絡及信息資源的廣泛利用，人們通過網絡訪問圖書館、檔案館查詢信息已成為日常行為。網絡和信息技術發展同時為師生方便快捷地檢索和查閱圖書檔案信息提供了現實可能。圖書、檔案信息資源深度融合的終極目標就是建成圖書、檔案信息資源融合網。新時代，信息技術高速發展。要通過上述信息綜合協調機構的積極調配，運用“互聯網+”成熟網絡科學技術和先進的通訊技術，積極謀劃籌建圖書、檔案信息資源融合網，把零星分布的圖書和檔案信息通過內部關聯編織成一個融合信息網絡系統，該融合信息網絡系統由原始信息收集、信息數據庫創建、讀者大型服務器及讀者終端等多項內容構成，在融合信息網運行過程中，每一模塊都必須由技術嫻熟專門工作人員負責具體管理，在使用時，讀者直接登錄該融合信息網絡系統，瀏覽目錄，查找用戶急需相關信息，既方便快捷，又全面準確。在新的圖書檔案信息資源開發與建設過程中，對于圖書和檔案各類資源建設應有所側重：圖書電子信息資源應以初加工一次和二次文獻為主，檔案電子信息資源應以零次文獻為主，特別是原始紙質信息資源加工應完全保持其歷史原貌。

4 重視管理人員隊伍建設

一是引進高層次復合型人才。大數據時代，高職院校圖書館的發展需要跨學科的復合型專業人才和具有廣闊視野的高端管理人才。高職院校要重視引才引智，不僅要引進高學歷專家教授，提高教育科研水平，還要引進信息化和圖書檔案館管理的交叉學科專業人才，利用高層次專業人才推動高職院校圖書檔案館各項工作提質增效，提升圖書檔案信息服務師生、服務教育教學的水平。

二是重視繼續教育，積極培育高素質的專業化人才隊伍。隨著科學技術快速發展，師生對知識服務的需求和標準在不斷提高，圖書檔案事業的繁榮和發展，必將使廣大圖書檔案人員正視現實，與時俱進。因此高職院校圖書檔案館必須建設一支與之相適應的高素質館員團隊。要重視加強人才隊伍建設，制定培養信息服務人才和信息管理人才的培訓計劃，對工作人員進行崗位技能培訓，加強人才的繼續教育，包括基礎文化知識、圖書館專業知識、學科專業知識、外語、計算機技術，以及職業道德教育和自主學習能力培養等，特別是適應信息技術發展，加強圖書檔案管理人員的信息技術培訓，提升自身信息技術服務能力水平，充分發揮圖書檔案館員的最大潛能，努力使圖書檔案館內的人才配置得到優化，逐步培育形成一支有質有量的圖書檔案館專業人才隊伍，全面提高圖書檔案管理人員服務師生的綜合能力和水平。