做好城建檔案業務指導的若干舉措

蔡文克/溫州市城市建設檔案館

城建檔案業務指導是依據城建檔案工作法律法規、國家標準和技術規范，從專業角度對從事城市建設單位的檔案管理進行示范、引導、檢查、監督。這一工作直接影響檔案歸檔質量的好壞，更影響城建檔案在城鄉規劃、建設及管理過程中作用的發揮。從城建檔案工作的全局來看，業務指導是將檔案管理的重心前移。為確保檔案質量，城建檔案部門必須提供精準、及時、到位的業務指導。

1 進行政策性指導和技術性指導

2019年最新修訂的《浙江省城市建設檔案管理辦法》規定，住房和城鄉建設主管部門核發建設工程施工許可證時，應當書面告知建設單位按照規定履行移交城市建設檔案的義務。筆者所在的溫州市城市建設檔案館對工程各方主體主要開展兩方面指導，即政策性指導及技術性指導。

政策性指導側重業務交底，即政策宣傳。在市規劃主管部門的通力配合下，市城建檔案館在工程項目處于規劃許可審批階段時就介入進來，做好工程檔案驗收、移交事項書面告知工作，并對《建設工程質量條例》《建設工程文件歸檔整理規范》等法律規章進行宣傳，使各方事先了解工程檔案歸檔要求和內容；要求各方將工程文件形成和積累納入工程建設管理的各個環節和有關人員的職責范圍，把責任與義務落實到位；明確告知若工程竣工后建設單位不提供符合要求的檔案，將根據相關條款責令整改并進行處罰；主動告知通過浙江政務服務網、市城建檔案館網站等多個渠道為建設單位提供工程檔案辦事事項的持續性咨詢服務，提高建設單位歸檔的積極性和主動性。市城建檔案館還申請市規劃主管部門打通“數據壁壘”，將工程項目基本信息數據與館進行共享。

技術性指導側重業務提升，即提升參建單位工作人員的業務能力。市城建檔案館每年不定期舉辦城建檔案管理培訓班，將建設、施工、監理單位人員“請進來”，培訓城建檔案工作的基本知識、業務標準和技術規范，并在培訓班上特別強調各單位要做好勘測、設計、施工、監理工作中所形成的建設工程文件材料收集、匯總工作，工作要嚴格按照《建設工程文件歸檔規范》、《建設電子文件與電子檔案管理規范》、省市有關規范性文件的要求開展。實踐證明，這一舉措是行之有效的。

2 強化工程施工過程中的業務指導

《建設工程文件歸檔規范》要求，城建檔案管理機構應對工程文件的立卷歸檔工作進行監督、檢查、指導。目前，很多城市城建檔案館面臨人員少、任務重的問題。溫州市城建檔案館采取了“數據跑+人工跑”的方式，強化工程施工過程中的業務指導。

“數據跑”指在線解決建設、施工、監理單位在工程檔案管理當中的問題，側重解決存在的“共性問題”。根據全市城建檔案工作現狀，市城建檔案館嚴格按照省住房和城鄉建設廳頒布的工程文件進館相關要求進行業務指導，尤其注重對參建單位建設工程前期文件資料形成、積累等方面進行前端性控制，確保城建檔案進館質量。目前，市城建檔案館建立了微信工作群，將所有已簽訂告知書的項目檔案負責人納入進來；在微信群里宣傳新的政策法規，并明確告知各單位工程竣工后檔案移交責任。省里發布了浙江政務服務網投資項目在線審批監管平臺3.0之后，市城建檔案館及時進行推廣，利用該平臺將建設工程從立項審批到竣工備案全部過程的相關操作匯集起來，強化對工程準備階段材料的前端控制，實現工程各階段文件可查可追溯、遺失紙質文件電子補正等，幫助各單位順利完成驗收歸檔工作。

“人工跑”指開展線下指導，側重解決建設、施工、監理單位在工程檔案管理中的“個性問題”，特別是對于省、市重點工程項目，安排專人進行“上門服務”，及時了解項目參建單位在工程檔案管理中的需求，迅速糾正發現的問題，快速解決遇到難題，確保檔案的真實性、完整與安全性。為加強指導的針對性，不僅將業務指導送至公司內部，很多時候直接送至施工一線。這樣一來，除講授工程檔案收集要求外，還能現場解答施工、監理單位在實際工作中遇到的問題，實現規范化管理。溫州市域鐵路S1線一期工程檔案的順利歸檔就是一個典型工作案例。該工程是一項重點工程，開通之后將有效改善溫州市民的出行需求，全面打造中心城區1小時交通圈；將帶動沿線開發建設，推動城市各組團互動融合發展；將助力溫州拉開城市框架，推動城市向東發展，加速溫州大都市區由“甌江時代”向“東海時代”邁進。這一項目涉及專業領域繁多，檔案管理量大面廣、歸檔工作難度大。市城建檔案館工作人員將辦公室“搬”進市鐵投集團，多次參加集團的工作對接會議，對集團提出的移交檔案規范標準、移交方式和時間、竣工驗收標準、相關資料填寫方式等問題進行現場解答；同時面向建設單位及工程各標段施工單位資料員舉辦專業講座，重點解讀與檔案管理相關的法律法規，特別講解了城市軌道交通工程檔案歸檔范圍、歸檔流程、組卷方法、質量要求、注意事項等。市城建檔案館“人工跑”的服務舉措提升了集團城市軌道交通工程檔案規范化管理水平，獲得了集團的高度評價。

3 做好工程竣工初驗的審核把關

《建設工程文件歸檔規范》要求，在工程竣工驗收前，應對工程檔案進行預驗收，驗收合格后，必須出具工程檔案認可文件。新修改的《浙江省城市建設檔案管理辦法》提出，列入城市建設檔案機構接收檔案范圍的工程，由城市建設檔案機構按照建設工程竣工聯合驗收的規定對工程檔案進行驗收。實行建設工程聯合驗收制度，要求檔案業務指導人員在工程舉辦聯合竣工驗收前對建設工程檔案進行業務指導。應按照聯合驗收規定時限完成工程檔案驗收工作，在規定時限內辦結的項目，可通過告知承諾的方式完成工程檔案驗收，即建設單位在提交“工程檔案限期移交承諾書”后，城建檔案管理機構出具“建設工程檔案驗收意見”，驗收后三個月內建設單位完成工程檔案整體移交工作。

目前存在兩個突出問題：一是不同的資料員在編制工程資料過程中，會因為認識、操作方式等的不同，使得不同工程生成的最終資料或多或少存在問題，如需要補件或更改；二是建設單位所需提交的檔案資料部分是各機關單位的審批文件，這些審批文件往往涉及部門多、辦結時間長，建設單位在獲取后未進行妥善保存，造成前期文件丟失。針對這兩類情況，在檔案聯合驗收工作中，市城建檔案館采取了有針對性的做法：對建設單位，特別強調各項審批手續和工程準備階段文件要齊全完整；對施工單位，要求工程文件應為原件，內容要真實、準確，并與工程實際相符合，竣工圖的設計變更要標注到位，竣工圖均要加蓋竣工章，同時要求采用耐久性強的書寫材料進行書寫，保證簽字蓋章清晰完備；對監理單位，著重檢查檔案是否齊全完整度，以及抽查資料的形成是否與工程進度同步。工作中，市城建檔案業務指導人員嚴格遵照相關規定要求進行工程檔案聯合驗收，對不符合規范的工程檔案提出整改意見并要求相關單位整改到位；對檔案材料報送不完整的單位要督促其補充完整，在規定時間內向市城建檔案館報送一套完整、準確、系統的工程竣工檔案。