信息時代綜合檔案室數字化管理問題及對策

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引言：檔案管理工作需要大量數據，傳統的紙質檔案管理成本高、不便于儲存。綜合檔案室信息化、數字化為檔案管理工作提供了新的發展方向，針對數字化過程中出現的很多問題，需要各方一起努力，共同促進檔案管理的發展。

一、綜合檔案室數字化管理中存在的問題

（一）設備老舊，資金投入不夠

數字化檔案室的前提是專業設備的配置到位，還要有與之配套的軟件系統進行支持。現在大多數企業門戶網站都是與OA 系統并行以建立檔案系統，OA 系統即辦公自動化系統，是一種應用于辦公領域的新型無紙化辦公系統。這種檔案運行系統一般都是委托第三方公司進行開發，前期的設備和關聯系統投入需要大量資金。一些企業在這方面的投入不足，設備沒有及時更新，導致無法建設綜合數字化檔案室。

（二）檔案管理人員專業素質差

數字化檔案管理離不開人的操作，由于管理系統的升級換代，對于人才的要求也在逐步提高。在傳統紙質檔案管理中，工作人員只需要記錄數據與整理，重復性強，操作簡單。在電子化管理系統下，工作人員首先需要學習操作系統的使用，對其專業技能的要求比較高。管理人員還要對一些基本的信息知識有所了解，參加專業培訓學習操作方法，這對于當今專業素質普遍低下的管理人員提出很大的挑戰[1]。

同時以前的檔案管理人員在職業道德上的要求也不高，經常錯記漏記，導致后續的核查使用時出現問題。數字化改革后更需要工作人員的耐心和細心，一個數據和信息的錯輸都會導致整個系統后續操作的誤差，對企業造成更大危害。同時，一些工作人員缺乏信息篩查的能力，對于信息只是一股腦記錄，抓不住重點信息，也沒有檔案備份的意識，在遭遇緊急情況后造成檔案數據無法恢復。

（三）技術落后，安全性缺乏保障

數字化檔案給檔案管理帶來了很大的便捷，但這依賴于技術的進步。現在許多企業雖然已經建立起數字化系統，但系統還比較原始粗糙，技術更新還不到位，導致安全隱患也十分嚴重。管理人員缺乏安全意識，系統對于權限管理的設計也不嚴謹，致使信息泄露的風險極高。綜合檔案室中一般存儲著企業人員、經營、資產交易等許多信息，如果信息泄露對企業會造成極大損失。

目前的數字化檔案的覆蓋也不全面，對于一些設備儀器的記錄不全，由于其他系統也在并行使用，信息十分繁雜混亂。其他系統中的信息，如人力資源信息、OA 系統的信息沒有及時上傳到檔案中，造成檔案信息不全，一些老舊的紙質信息也沒有及時掃描上傳到電子檔案中。

二、推進信息時代綜合檔案室數字化管理的方法

（一）加大資金投入，更新基礎設備

資金保障是數字化檔案室建設的基礎，企業應該撥出專項管理費用進行數字化檔案室建設，及時購買合適的設備和配套的專業系統，做好基礎設施的搭建，確保資金使用到位。實際工作中要選擇適合自身的數據庫系統，可以建立專門的檔案管理機房，使用專業的計算機硬件，保證設備的硬件能滿足管理工作的需要，軟件搭載也要以能高效穩定運行為標準。

（二）培養復合人才，完善人才儲備

復合型人才是數字化檔案發展的核心，數字化管理對于工作人員的專業技能、職業素養和職業道德等都提出了更高的要求，需要既了解檔案管理又懂計算機知識和操作的復合人才，以往那些單一技能人員已經不適用現今的管理工作。

企業可以進行人才引進，將優秀的管理人才引進到自己的企業中。對已有的檔案管理隊伍積極進行培訓，使其及時學習到數字信息知識，鍛煉出數字化操作技能，對于表現、進步快的員工要給予獎勵鼓勵，樹立典型。還可以通過社會招聘、邀請老師交流經驗的方式全面提高管理人員的素質[2]。

（三）發展技術，做好保障系統

技術的發展使得安全問題已經成為了數字化檔案管理的關鍵問題。數據泄露不僅會影響公司自身利益，更會對行業造成極大危害。因此企業需要努力提升系統的技術水平，建立安全防護機制，比如設立防護墻、二次驗證、加密保存等。在海量數據的條件下，及時建立大數據平臺，使用云數據技術進行檔案信息的備份儲存，大數據平臺的建立也有助于對數據進行系統分析，為企業提供行業的發展趨勢。

針對于一些管理人員安全意識薄弱的問題，企業應該對其進行專門培訓，使其了解一些諸如IP 地址劫持、軟件漏洞、病毒攻擊的問題，并學習相應的防范措施。強化管理人員的檔案備份意識和加密意識，對于機密檔案的使用嚴格遵守安全規定。

（四）有序管理，加強規范建設

一個系統的建立，離不開有序管理的引領。對于當前檔案管理工作中出現的不規范現象，應該優化管理技術，明確規章制度。很多數據泄露案件的發生和管理工作不到位有很大關系，工作人員的疏忽沒有被后續核查人員發現，對于工作敷衍了事，規章制度形同虛設，造成檔案管理中的諸多問題。很多工作人員沒有信息安全意識，對于電子檔案使用的習慣也不好，沒有備份的習慣，這些問題都可以通過管理工作的推進進行避免。

在電子化檔案存儲中要設立嚴格的標準，比如對于不同類型的檔案使用什么樣的掃描方式、存儲格式、顏色標準等都應該有所規定。對紙質檔案電子化的過程進行規定，比如哪些檔案和電子檔案要共存，哪些要進行合并，哪些需要長期保管，對于廢棄的紙質檔案也要及時做好銷毀，避免信息泄露。

結束語：綜合檔案室數字化將會為檔案管理工作帶來很多便利，但不能否認的是當今管理工作中還存在很多問題。面對這些問題，企業和工作人員應該協同努力，通過資金、人才、技術、管理等方面的改進，推進數字化檔案室建設進程的不斷前行。